淺談加強中職學校學生檔案管理的新舉措

李明啟

【摘要】隨著社會經濟的快速發展，學校教育教學也受到社會的廣泛關注，其中學生的檔案管理也被重視起來，由于學校舉辦的各項活動都以學生參與為主，因而形成的文件材料都是與學生有關，而且也具有一定的保存價值。這對于中職院校的學生而言，加強其檔案管理是非常重要的，因此，中職院校要與時俱進，做好學生的檔案管理工作，從而有效解決學生檔案管理中存在的問題。

【關鍵詞】學生檔案 管理分類 措施

【中圖分類號】G645 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）18-0248-01

目前，隨著我國教育教學的不斷發展，各個高校實施了擴招策略，這對中職院校而言，存在招生、培養人才的競爭壓力，其生存也具有比較嚴峻的考驗。中職院校是我國培育技能型人才的主要場所之一，但如果中職院校要在教育快速發展的情況下具有良好的教學環境，不但要有自己的辦學特色，而且還要有與社會需求相對口的培養人才的方法和理念，同時也要做好學生的檔案管理工作，為用人單位選取優秀人才提供方便，最終促使中職院校學生具有較高的就業率。

一、目前中職學生檔案管理的現狀

1.學校從領導人到檔案管理人員對學生檔案管理的重視程度不夠

中職院校是我國教育教學的重要組成部分，但由于人們受傳統觀念的影響，進而對中職院校在認識上有一定的偏頗性。而許多中職院校的領導人員也對學生的檔案管理工作沒有足夠的重視，在上行下效環境的影響下，一些檔案管理人員也對自己的工作不夠重視。再加上目前各個高校加強了擴招力度，使得中職院校的學生人數發展受到制約，也嚴重影響了中職院校學生的就業率，進而使得從事學生檔案管理工作的人員認為對學生的檔案實施管理也沒有較大的意義，因而也缺乏認真工作的信心，最終導致中職院校學生的檔案管理存在很大的不足之處。此外，還有一部分檔案管理工作人員的自身素質和業務水平比較差，對學生檔案管理在認識方面存在很大的不足，部分中職院校的學生檔案管理沒有形成規范化的管理措施。

2.中職院校的檔案管理設備不足，學生的檔案信息也不齊全

學生檔案管理工作涉及的方面也比較多，就檔案管理所需的硬件設備而言，需要有正規齊全的設備，不僅要加強檔案保管的防潮、通風、防盜、防霉、防火等措施，而且還要具有專門的檔案柜，放置學生的檔案材料。但在實際的操作中，部分中職院校的學生檔案管理中沒有專門的檔案室，而且學生的檔案資料也是隨意的亂放，在這種檔案管理不嚴格的情況下，使得中職院校的檔案管理達不到合格的效果[1]。此外，由于部分中職院校的領導人也不重視學生檔案管理，因而學校對學生的相關資料沒有完整的保存，使得學生的信息也不齊全，學生在學校的表現無法讓用人單位全面的了解，一方面也影響學生的就業，另一方面也不利于學校的發展。

二、加強中職學生檔案管理的措施

1.要轉變檔案管理人員的觀念，提高其檔案管理水平

對于中職院校學生的檔案管理，首先，要求中職院校的領導人轉變理念，明確中職學生檔案管理的重要性，帶動從事檔案管理的教師重視自己的工作，抓好學生檔案管理工作[2]。其次，中職院校要加強檔案管理人員的業務水平，學校為從事檔案管理的教師提供學習的平臺，參加校外的培訓活動，提高檔案管理教師對檔案管理重要性的全面認識，加強其責任心，進而從整體上提高中職院校學生的檔案管理水平，促進學生就業。

2.搞好檔案管理硬件設備建設

由于健全的檔案管理硬件設備是提高檔案管理的基礎，中職院校的負責人要加強檔案管理硬件設備的配備，建立學生檔案資料專柜和學生檔案室，同時還要學習先進的學生檔案管理方法，在信息化技術的運用發展中，檔案管理中也要全面引進信息化技術，并將學生的檔案信息按照學生的基本信息檔案、學籍檔案、成績檔案、以及時間文體活動檔案等進行分類管理，以便在學生就業期間能夠為用人單位提供充足的參考依據[3]。此外，在檔案管理室要配備防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠等設施，確保學生檔案的完好性，提高學生檔案管理的規范性。

3.要健全學生檔案的信息內容

在中職院校學生檔案管理中，中職院校要與學生檔案管理工作人員建立健全的學生檔案管理制度，將學生檔案管理的每一個環節的責任都落實到人，并要求學校的各個職能部門都積極配合學生檔案管理工作，即認真仔細的收集學生的各方面的資料信息，同時還要提高學生資料信息的書寫要求，嚴格制定學生檔案移交手續，促使其規范化實施。從整體上做好學生檔案的收集、整理、檢查工作，并提高其編寫、轉交的規范性，進而提高中職院校學生檔案信息內容的全面性。

三、結語

目前，中職院校的學生檔案管理工作中依然存在許多的問題和不足，需要中職院校的領導層轉變理念，重視學生的檔案管理工作。此外，還要提高學生檔案管理人員的業務水平，改進學生檔案管理環境，健全檔案管理硬件設備，在確保學生檔案信息內容齊全的情況下促進學校快速發展。

參考文獻：

[1]姜珊.淺談中職學校學生檔案的管理和利用[J].商業經濟，2008，16：120+127.

[2]馮杰.淺談中職學校學生檔案的信息化管理[J/OL].電子制作，2015.02.246.

[3]李建華.淺談中職學校的學生檔案管理[J].辦公室業務，2014，05：187.