淺談如何實現檔案管理的規范化

鐘俊

摘要：規范化，作為現代檔案信息化時代的一個管理概念，首先是一種意識、一種理念，是一種認真的態度，還是一種精益求精的文化。我們所要做的，就是怎樣把這種理念、意識貫穿到檔案管理實踐中去，使它成為我們工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理者的自然習慣。隨著改革開放的不斷深化，計算機網絡的不斷發展，規范化管理檔案工作顯得尤其重要。規范化管理檔案工作不但可以提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，還可以發揮檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

科學化規范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應改革開放的需要，開創檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。多年來，檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。

一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、提高案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、嚴格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：

一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

五、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設施一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

六、提高人員素質

檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。