樂整檔案

倪玉強

前幾天我們?nèi)タh直單位整理檔案。這次整的是二十多位職工的個人人事檔案。

我們整理檔案，總是秉持著一個理念，高標準、嚴要求，一定整好。因為我們是職能部門的專業(yè)人士。所以，我們總是按照有關(guān)規(guī)定、程序、要求一項一項進行，環(huán)環(huán)相扣，卯榫嚴合，直至結(jié)束。若簡化程序，省略動作，就會給差錯、紕漏的發(fā)生留有機會。

這些檔案不知在什么地方存放，也不知多長時間沒人動過，袋子上積滿灰塵。這些資料，最早是上世紀五十年代的，紙張泛黃變質(zhì)，彌散著濃濃的霉變味道，很是嗆人。翻動紙張時，也是塵土飛揚。所以，我們大都全副武裝，御敵于國門之外，頭戴回民那樣的白帽子，臉捂大口罩，身穿胸前不開襟、包裹嚴實的大褂子，手戴薄薄的橡膠手套。

整理個人人事檔案，第一道工序是把檔案袋中混裝的資料按著個人資料分為十大類別的規(guī)定分撿出來，是哪類的就歸到哪一類別去。完成這道工序，需要特別的耐心和細心。盡管國家對資料分類規(guī)定明確，但在實際工作中，有些資料確實不好確定類別，我們就相互討論商量，力求分類準確。此外，還會遇到其他各種各樣的問題。比如，某次調(diào)資完畢后，每人都有調(diào)資表，歸檔時把張三的表誤裝到李四的袋中；有時人們也怕資料遺失，就把半張紙的如調(diào)動介紹信、證明等資料夾入到入黨志愿書、合同文件中，我們必須把入黨志愿書逐頁翻開檢查；有時有不屬存檔范圍的資料，如一式幾份或原件、復印件一齊存檔；有人寫入黨志愿書參考別人的，就把別人的志愿書裝入自己袋中；有時竟然見到當時個別領(lǐng)導為照顧某人而寫的說情批條。以上等等情況，都要及時發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)晚了就要打亂前邊工作返工重來。

第二道工序是把分開類別的資料，按照產(chǎn)生的時間，前后排序。做這項工作也得仔細認真。有的資料，有簽名、有幾枚鮮紅的印章，竟然沒有一處標明時間，只能估摸著排序；有的文件，最后發(fā)生時間是一枚印章，模糊不清，需仔細辨認；有的書寫潦草，需據(jù)筆跡辨析。在此，我們又增加一項工作，就是糊裱修繕文件資料。有的紙張年代久遠，輕薄酥脆，有的揉的皺皺巴巴，滿是折痕，有的扯裂幾綻，缺邊少沿，我們就把這樣的紙張輕輕的放在A4紙上，小心翼翼的撫平捋展，粘貼起來，有的是條狀紙張，或是半頁紙，有的是證書或?qū)W習手冊，這樣的文件難以裝訂，我們都一張張一份份粘貼在A4紙上。

第三道工序是把某一人的全部文件資料按照分類的規(guī)定，第一類、第二類依次排列放置。第一類文件，先放隔頁紙，再把此類文件按照時間前后排序放置，然后標明每一份文件的序號和頁數(shù)。如果缺類（沒有該類文件），也要放上隔頁紙，以備以后產(chǎn)生。之后是二類、三類。十類文件全部如此整理放置。

第四道工序是檢查挑錯。即你整理張三檔案，我整理李四檔案，兩人互換，相互檢查挑錯，包括文件分類、排序、標注序號等進行全面檢查，堅決排查錯誤，也把差錯消滅在萌芽狀態(tài)。

第五道工序是打印目錄。按照隔頁紙隔開的類別逐類打印。這里的目錄，和出版的書籍目錄一樣，不能出錯，包括標題、序號、頁數(shù)、時間。每打印完一類文件目錄，預留出足夠的空格，以備以后產(chǎn)生此類文件續(xù)添在后。待打印完一位同志全部文件的目錄后，進行校對檢查。

第六道工序是裝訂成卷。每人檔案，裝訂一卷。裝訂時，厚厚一摞文件須分沓或幾張幾張的先行蹾齊，然后整體蹾齊，因為紙張軟硬、大小不一，不易蹾齊。有的文件是裝訂或粘貼在一起的，若不齊整，需拆開或修剪加工。裝訂線須里外適中，靠里就訂住字跡了，靠外容易扯脫。裝訂完畢后需再行檢查，如有沒訂住或沒訂牢的文件，要重新裝訂或粘貼加工。

第七道工序是裝盒移交。就是把裝訂完好的每人一卷的檔案資料裝入檔案盒或袋中。一人一盒，并給每一盒都編上序號。再打印一個總目錄，即此次總共整理多少人檔案、姓名、序號、整理時間、整理人姓名等。最后是向檔案所屬單位有關(guān)人員交代如何查閱、保管檔案，移交檔案，并指導他們把檔案存放在檔案室中。

每人一袋、二十余袋檔案，我們?nèi)苏砹巳臁?/p>

這就是我們檔案工作者的日常工作。工作環(huán)境霉氣逼人，灰塵飛舞。具體工作瑣碎，枯燥，勞累，淹沒在嘩嘩的紙張翻動聲中。我們工作又需強烈的責任心，平和的心態(tài)，專注的精神，認真的態(tài)度，稍有不慎，差錯百出。我們不爭名利，不計得失，更不理會世俗的鄙視，默默地、執(zhí)著地工作著。每每看到寶貴的檔案資料蟲蛀鼠啃、毀損遺失，就痛心疾首，而經(jīng)我們整理后，規(guī)范整齊，成冊成卷存放于檔案室中，頓時看到了自己工作的價值，心中涌動的成就感、幸福感他人無法體味。

檔案工作，苦在其中，樂在其中。

（作者單位：沽源縣檔案史志局）