用活Excel條件 特定數(shù)據(jù)輕松找

愚人

查找更簡單 直接使用預(yù)置規(guī)則

在商品盤點中，為了保證有效的庫存，公司規(guī)定庫存少于5個單位的商品都要單獨(dú)列出并標(biāo)識出來。對于這類特定數(shù)據(jù)的查找，現(xiàn)在可以直接在Excel中使用其內(nèi)置的條件格式規(guī)則進(jìn)行查找和標(biāo)注。

首先選中數(shù)量列，點擊“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→小于”，接著在打開的窗口中，小于以下數(shù)值中輸入“5”，設(shè)置為選擇“淺紅填充色深紅色文本”（即將符合條件的單元格填充為淺紅色），數(shù)據(jù)列選擇“數(shù)量”列（圖1）。

點擊“確定”后返回工作表，可以看到庫存數(shù)量小于5的商品都會被自動填充為淺紅色，這樣是不是很醒目（圖2）？

如果要將這些庫存的數(shù)據(jù)排列在一起，點擊“數(shù)據(jù)→排序”，在打開的窗口中，主要關(guān)鍵字選擇“列D”，排序依據(jù)選擇“單元格顏色”，次序選擇填充的淺紅色，這樣所有庫存數(shù)量小于“5”的商品都會自動排列在一起，按提示將其復(fù)制出來另存即可（圖3）。

同樣的我們還可以利用該規(guī)則下的其他選項進(jìn)行篩選，如對于學(xué)生成績統(tǒng)計，可以用“介于”設(shè)置一份分?jǐn)?shù)范圍。除了上述規(guī)則外，可以看到Excel的條件格式還預(yù)置了“項目選取規(guī)則”、“數(shù)據(jù)條”、“色階”和“圖標(biāo)集”等規(guī)則，大家可以根據(jù)自己的實際情況直接套用。比如“數(shù)據(jù)條”可以使用條狀數(shù)據(jù)表示數(shù)據(jù)，這樣在比較一些數(shù)量的時候，如銷售量，通過數(shù)據(jù)條就可以很直觀地進(jìn)行表示（圖4）。

查找更靈活 自定義規(guī)則查找

使用條件格式預(yù)置規(guī)則可以很方便地進(jìn)行條件查找，但是很多時候一些比較特殊的查找，我們可能無法直接利用內(nèi)置規(guī)則完成查找，此時就可以根據(jù)實際情況進(jìn)行自定義規(guī)則的查找。比如英語科目規(guī)定，成績超過120分為優(yōu)秀，超過90為一般，低于90為危險需要注意，對于這三類成績，現(xiàn)在就可以自定義一個圖標(biāo)規(guī)則來直觀表示。

點擊“開始→條件格式→圖標(biāo)集→其他規(guī)則”，在打開的窗口中，規(guī)則類型選擇“基于各自值設(shè)置所有單元格格式”，格式樣式選擇“圖表集”，選擇一個“X、！、√”圖標(biāo)組合作為分?jǐn)?shù)段分別對應(yīng)的圖標(biāo)，接著按照下圖的設(shè)置依次輸入各種圖標(biāo)對應(yīng)的數(shù)值（圖5）。

這樣返回工作表后，每個學(xué)生的成績前面就會自動添加上對應(yīng)的圖標(biāo)，誰是優(yōu)秀、誰需要注意一目了然。為了讓圖標(biāo)更加醒目，可以將B列的字號設(shè)置得大一些（圖6）。

對于不同的查詢，我們可以在原有規(guī)則的基礎(chǔ)上進(jìn)行自定義設(shè)置，讓條件查找更符合自己的實際需求。

查找更高效 函數(shù)+條件格式靈活查找

自定義查找是在原有規(guī)則的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，不過很多時候如果數(shù)據(jù)種類很多，單純依靠條件格式內(nèi)置規(guī)則還是無法完成高效查找。此時大家就可以結(jié)合Excel中的強(qiáng)大函數(shù)進(jìn)行查找。比如為了表彰銷售部員工的業(yè)績，現(xiàn)在需要將2月份、3月份銷量均超過90萬的員工挑選出來進(jìn)行表彰，此時就可以使用函數(shù)進(jìn)行篩選。

同上點擊“開始→條件格式→新建規(guī)則”，在打開的窗口中，規(guī)則類型選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，接著在“為符合此公式的值設(shè)置格式”處輸入公式“=（$B2>=90）*（$C2>=90）”，這里的“*”表示同時滿足兩個條件，點擊“格式”，將其單元格設(shè)置為填充紅色（圖7）。

這樣返回工作表后，符合2月份、3月份銷量均超過90萬的員工所在的單元格就會被標(biāo)注為醒目的紅色顯示了（圖8）。

當(dāng)然在實際使用中還可以結(jié)合更多的函數(shù)使用，比如需要在數(shù)據(jù)中查找特定關(guān)鍵字，則可以結(jié)合FIND函數(shù)。如公司中有“張三”同名的員工，現(xiàn)在需要將其查找出來并標(biāo)記為紅色，同上在公式欄輸入“=FIND（"張三"，$A1）”即可。

為了能夠達(dá)到更好的標(biāo)識效果，我們還可以在其他單元格結(jié)合其他函數(shù)進(jìn)行查詢。比如對于2月份、3月份銷量均超過90萬的員工，使用紅色標(biāo)識出來后，還要在其后加上“給予表彰”的字樣，在D2輸入公式“=IF（AND（B2>90，C2>90），"給予表彰"，"需要努力"）”，這里的AND函數(shù)也是表示同時滿足兩個條件，如果符合則顯示“給予表彰”（否則顯示為“需要努力”），這樣“給予表彰”和“需要努力”的員工表現(xiàn)就一目了然了（圖9）。