對檔案人員參與信息系統建設的幾點思考

張楠楠++王沫

【摘要】】檔案人員參與信息系統的建設，是實現電子檔案長期保存、文檔一體化管理和建立完整元數據體系的題中之義。而且，檔案人員參與信息系統的建設，對完善信息系統建設、打破信息孤島、深入挖掘檔案信息為業務工作服務具有重要的意義。

【關鍵詞】檔案人員；信息系統建設；長期保存

隨著信息化的發展，政府、企業開發了各種信息系統來滿足辦公和業務工作（本文不再區分辦公信息系統和業務信息系統）的需要，提高了工作效率，規范了工作流程，順應了時代的發展。政府和企業在建設各類信息系統的過程中，參與的主體基本上包括兩類人：一類是系統需求部門人員，負責提出系統需求。另一類是信息化人員，負責提供信息化技術支持。筆者認為，在各類信息系統的建設中，還應當包含檔案人員在內，而且，檔案人員應當從電子文件長期安全保存的高度參與到信息系統建設中。

一、檔案人員參與信息系統建設的必要性

（一）檔案人員參與信息系統建設是檔案長期安全保存的要求。在政府和企業信息系統建設過程中，目前的兩類參與主體的關注點是，系統能否滿足工作需求，提出的需求一般包括系統建設的目的、系統建設的模塊、系統建設的基本功能、工作流程建設以及一些附加功能，很少有人關注通過系統生成的電子文件在完結業務流程的若干年后，人們是否還能像現在一樣打開當年的一份文件，當年的文件效力是否還在。因為信息系統和系統存儲的電子介質都可能面臨技術過時的風險，存在未來無法恢復現有電子文件信息的情況。電子檔案長期保存問題一直是檔案界研究的課題，并且已經取得了很多的成果，檔案人員更加清楚電子文件長期保存的要求和實現方法，檔案人員參與信息系統建設，對確保信息系統中電子文件信息的長期真實有效，有積極的作用。

（二）檔案人員參與信息系統建設是文檔一體化管理的要求。電子文件管理與傳統紙質檔案管理不同，傳統紙質檔案單一的保存載體就可以保證其真實、有效，而且在傳統紙質檔案管理中，文件和檔案有著明確的分界線，歸檔前是文件，歸檔完成后，文件轉化為檔案。但是，在電子文件管理中，從電子文件到電子檔案的過程是統一的、連續的、不可分割的，根據電子文件的這一特點，必須建立一個文檔一體化的管理流程，檔案員要對電子文件從產生到保存或銷毀的整個過程進行管理。

（三）檔案人員參與信息系統建設是建立完整元數據體系的要求。在電子文件管理中，電子文件、元數據、背景信息三者共同組成了電子文件保存的基本信息。其中，元數據是實現對電子文件進行科學、有效、動態、集成管理的基礎，其重要程度被外國學者喻為是電子文件管理中的“血液”。元數據是預先制定的標準、方案、體系或規則，是對具體數據的抽象，是數據的數據，信息系統在開發時，依據預先制定好的元數據方案去記錄相應的數據。元數據體系，決定了電子文件信息數據的獲取程度，同時，也決定了電子文件背景信息的內容和數量。檔案領域的元數據標準已經逐步出臺，《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009），《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）等，檔案人員參與信息系統建設，有助于將相關標準的要求納入到信息系統建設的過程，實現完整元數據體系的建立。

二、檔案人員參與有助于工作的發展

（一）確保信息系統在建設之初，就能符合電子檔案長期保存的要求。檔案人員通過確認元數據設置是否合理、電子文件流轉流程設置是否合理、XML封裝結構是否完善、電子文件加解密手段是否合理、信息系統與檔案系統的接口是否暢通、信息系統升級改造對已有電子文件的影響等，確保信息系統在建設初期，就能夠符合電子檔案長期保存的要求，為將來電子文件的歸檔工作打好基礎。

（二）打破信息孤島，實現信息資源共享。信息系統是依據不同的需求建立的，系統內的信息資源存在結構分散、存儲形式不同等問題，而且，信息系統與信息系統之間相互獨立，沒有建立信息系統間的關聯。但是，隨著信息一體化的發展，打破信息孤島的需求日益強烈。檔案人員面對的是某一個全宗單位的全部檔案信息，掌握著不同檔案信息的連接點，檔案人員通過在不同信息系統間建立連接點，并且通過連接點的指引，打通各個信息系統的關聯，實現信息資源的共享。

（三）深入挖掘檔案信息資源，將檔案編研的成果直接滿足業務需求。傳統的檔案編研需要經歷“熟悉館藏—確定選題—選擇材料”的過程，電子文件時代的檔案編研則有很大的不同。在信息化環境下，檔案編研的選題、選材范圍都比較大，而且檔案信息資源隨著電子文件的產生同時產生，不需要進入檔案管理階段就可以開展檔案編研工作，這樣，編研成果為業務工作的助力作用更加明顯。檔案人員參與信息系統建設，可以在系統建設初期，將特定的編研要求設置在系統內部，直接或間接從信息系統提取要素，并將提取的要素作為單獨的模塊進行匯總、分析、發布，這樣，編研成果就可以直接滿足業務工作的需要。

三、結束語

檔案人員參與信息系統建設是檔案長期保存要求的題中之義，但是，這對檔案人員的信息化管理素質也提出了更高的要求，信息化時代的檔案人員不能只埋頭于“故紙堆”中，要積極學習新的技術、新的理念和新的要求，勇于打破“文檔分治”管理模式，促進檔案工作的發展，為企業發展助力，為社會發展助力。

【參考文獻】

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