檔案管理信息化實現策略

李普霖

[摘 要]檔案管理工作與時俱進，現已發展到較為成熟的階段，但仍不乏部分人對此有誤解，認為檔案管理就是把資料輸入計算機中進行處理?；谒枷胗^念和認知水平有限，一些人對檔案管理工作還沒有正確的認知，部分從業人員對現興的新技術產生抵觸情緒，再加上資金、人才等問題尚未解決，以至于在實現檔案管理信息化過程中會面臨各種阻礙。本文分析檔案管理在各個領域中應用的重要性，實現檔案管理信息化面臨的問題，以及進一步實現檔案管理信息化的具體策略。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.095

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

檔案管理信息化，即利用現代的信息技術把傳統文本形式的檔案轉變成電子檔案，對于非紙質檔案，如音像、多媒體等資源，也在這一過程中進行數據化處理，最后將整合完成的檔案資源進行傳輸、操作、分享、利用。然而想要高效實現這一過程，除了系統化操作，還需要選擇合理的策略，同時安全問題也是不容忽視的。

1 檔案信息化管理的必要性

1.1 順應時代發展的需要

信息化社會在潛移默化中影響著人們的生活，各種APP的出現讓人們的生活更加便捷。隨著信息技術的發展，檔案管理也需要信息技術的支持，加強檔案管理信息化建設是時代發展的趨勢，也是必然產物。

1.2 提高管理水平，創設良好建設氛圍

利用信息技術，將所有信息進行數據化處理，既能快速查閱也方便資源的共享，特別是在人事管理方面，簡化了工作流程，方便對員工信息的查詢、調動，提高了工作效率。在規章制度方面，信息的及時發布，能夠充分調動員工的工作積極性，提高公司活力。但要注意，操作人員應不斷提高自身的工作技能，端正態度，保障檔案管理信息化建設順利進行。

2 檔案信息化管理的重要性

檔案管理信息化是檔案管理適應現階段社會發展所作出的必然選擇，其應用領域正逐漸擴展。從大大小小的企業到醫院、學校以及各級政府機關單位等，都需要對人事管理工作進行信息化處理。檔案管理信息化所具有的優勢可以從以下幾個方面得到體現。

2.1 提高檔案利用率

相對于以前使用紙質檔案，在調用以及保存等方面，信息化管理具有明顯的優勢。且隨著環保意識的增強，無紙化辦公室已成為一種新的發展趨勢，通過檔案管理信息化，可充分解決傳統與現在兩種形式之間的不協調問題，在使用中也提供了更多的便利。

2.2 提升檢索速度以及準確率

將檔案管理進行信息化處理后，通過計算機的自動智能處理，即使在檢索一些較為繁瑣或者不起眼的信息時也能快速做出反應，相比以前的人工操作，信息化處理大大提高了工作人員的效率和工作質量。

2.3 有利于信息共享和遠程使用

通過信息化管理，大量數據的傳輸將更加高效，如，可以進行郵件發送、傳輸傳真，實現信息共享。即使在距離較遠的情況下只要設備適合也將毫無障礙，從這方面來看，信息化管理徹底打敗了傳統的檔案管理方式。

3 檔案信息化管理的實現策略

3.1 消除安全問題

（1）如今，市面上有很多的殺毒軟件可以定期給電腦或者手機進行“體檢”，在檔案信息化的使用過程中也需要對漏洞進行掃描，合理使用漏洞掃描技術，對檔案信息進行查缺補漏。這既能深入掌握、了解現行系統運行狀況，也能實時掌握在職人員現狀，能在第一時間發現安全漏洞，迅速做出反應進行補救；定期的漏洞檢查還可以對系統進行安全風險等級評估，抵御黑客的攻擊，維護系統安全，保障整體順利運作。

（2）想要使檔案信息更加安全，加密工作也是必不可少的。通過對信息進行加密可以最大限度保障信息資源的安全，有利于日常工作的管理。首先，要在源頭抓起，防止文件被惡意篡改，因此，需要對檔案管理者進行身份驗證，驗證成功方可進入該系統進行操作；除此之外，即使能夠進入該系統，也要進行權利限制，即對訪問者設置訪問權限，對一些特定的信息檔案需要指定人員才可以進行訪問、搜索、打印、復制等操作。

（3）安裝防御入侵系統，安全工作的落實需要多管齊下，除了自身技術過關外，還要準備好入侵對策。從目前形勢看，安裝防火墻是必備工序，防火墻是阻擋信息外漏的主要措施，也能抵御病毒入侵，減少文件被修改、盜取等惡性事件的發生。除了自身系統的防御工作需要完善，還需要在存儲檔案信息的局域網中設置相應的安全關卡，防止非法行為的發生。入侵防御系統作為防火墻的補充環節，能夠及時查看黑客入侵的記錄。畢竟從目前的情況看，還沒有一個安全網絡系統能夠完全做到不越權，通過安裝入侵防御系統便能第一時間發現漏洞、不良行為。只有通過和防火墻搭配使用，才能最大限度降低損失。

（4）加強對檔案管理信息化安全制度的建立。不論是事業單位還是企業機構都需要一套合理高效的制度來保障運行。通過一套可行性強的安全制度，可以保障檔案管理工作更加規范地進行；同時，對于相關工作人員來說，這能增強其責任意識、危機意識，并將安全意識真正融入到日常工作中，從而保障檔案的安全。

（5）加強硬件設施管理。俗話說“打鐵還需自身硬”，檔案信息工作的落實，除了要有先進的技術和防御系統保駕護航，還需要安全的硬件設備來鞏固。因此，需要及時提高計算機服務器的性能，不定期更換數據庫，保障資源傳輸時的穩定性與安全性。與此同時，還要不斷完善計算機的應用系統，對相關的安全程序進行必要的檢測維護與升級，最大限度從源頭上消除掉安全隱患。

3.2 硬件配置統一

歸檔管理信息管理是將文件信息轉化為可行的、有流動性的資源，將紙質文件信息轉化為數字類型的信息，但要滿足這一要求與虛擬網絡的形成是分不開的，其中最關鍵的基礎前提是硬件配備的統一。為了完成計算機管理系統全面覆蓋這一目的，使企業可以實現信息化管理以及全面存檔信息，電腦可以說是最可以依靠的應用工具，且計算機文件管理系統可以實現信息檔案自動編目和檢索、文件自動全文存儲檢索、歸檔和作業管理、計算機輔助自動索引和文件信息系統綜合管理。

3.3 利用高容量載體存儲檔案

隨著文件檔案單位數量的逐漸增加，管理檔案的人員部門面臨著較大的倉庫壓力、還要管理自然的老化檔案，同時還要面對不可避免的文件檔案的損壞問題，這就要求儲存文件檔案是應該使用大容量的載體。相關人員可以使用電腦的磁盤存儲系統和CD-ROM存儲系統，存儲大量的文件檔案，CD-ROM存儲系統是儲存文件檔案的有利手段，在計算機的光盤上存儲檔案也便于管理，可以有效解決文件檔案信息存儲的難題。另外，使用高容量載體存儲文件檔案信息，可以使相關工作部門的工作效率得到提高。

3.4 重視對軟件的開發利用

檔案信息化管理需要一支專業的建設隊伍，除了能夠進行專業的技術管理，還需要重視軟件的管理與開發。檔案信息主要依托于網絡軟件平臺，信息化平臺是管理的基礎。工作人員要具備一定的科研能力，為信息化管理工作創作良好的發展條件，還要不斷完善信息化系統，加強對自身系統的開發，做好數據庫建設工作，提高自身平臺的安全性與便捷性，不斷促進檔案管理工作高水平發展。

4 結 語

生活在一個信息爆炸的時代，信息技術已經逐漸滲透到生活的方方面面，并在各個領域中綻放它的魅力。檔案管理作為一項重要工作，也需要緊跟時代的步伐，努力解決現有問題；相關部門和工作人員要充分認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，始終堅持運用檔案管理信息化的思想，清除現有的種種障礙，采取有效措施，確保檔案資料的完整與安全，以及檔案管理信息化的進一步推進。

主要參考文獻

[1]陳廣群，林慰平.檔案管理信息化建設的思考[J].科技廣場，2010（4）.

[2]劉遠，肖金良.高校檔案信息化建設探析[J].蘭臺世界，2009（16）.

[3]楊海波.論高校檔案管理信息化建設[J].內蒙古科技與經濟，2008（18）.

[4]張瑋瓊.高校檔案信息化建設淺議[J].大慶社會科學，2008（4）.