網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理研究

吳振國(guó)

[摘 要]隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代到來，信息技術(shù)在社會(huì)生活中得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理工作也應(yīng)用了信息技術(shù)，當(dāng)然，檔案管理工作對(duì)信息技術(shù)的安全性有嚴(yán)格的要求，但我國(guó)的信息技術(shù)還在發(fā)展和不斷探索中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不是很完善，在這種背景下的檔案信息管理工作也存在著諸多不足之處。所以，建立健全檔案信息采集與安全管理的措施是一個(gè)值得探究的問題。本文對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集與安全管理的現(xiàn)狀與發(fā)展策略進(jìn)行分析，希望能為我國(guó)檔案信息采集與安全管理工作提供一些啟發(fā)。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；檔案信息；采集；安全管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.099

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02

隨著我國(guó)信息化的發(fā)展，檔案信息的管理工作對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性也逐漸增加，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性也威脅著檔案信息的安全性。但是，現(xiàn)在很多部門和組織對(duì)檔案信息采集與安全管理的認(rèn)識(shí)度不足，不能認(rèn)識(shí)到安全性對(duì)檔案信息的重要性，過于重視對(duì)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)，忽視了檔案管理的安全性，這導(dǎo)致許多網(wǎng)上違規(guī)行為的產(chǎn)生。檔案管理人員缺乏檔案的安全意識(shí)，也導(dǎo)致許多安全隱患的出現(xiàn)。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理現(xiàn)狀

1.1 部分部門檔案信息采集與安全管理的方式落后

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，使檔案信息采集工作網(wǎng)絡(luò)化越來越廣泛，同時(shí)也使檔案信息采集與安全管理的工作產(chǎn)生了較大的壓力。但是，當(dāng)前我國(guó)還沒有健全的檔案信息采集方法和系統(tǒng)，沒有有效、全面的管理措施，在限制自身發(fā)展的同時(shí)，影響了檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)程度和信息采集工作的順利進(jìn)行。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用沒有得到充分發(fā)揮

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在當(dāng)前社會(huì)得到了廣泛應(yīng)用，但是在檔案管理方面，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還不夠充分，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息采集與安全管理方面的作用，沒有得到充分發(fā)揮。隨著檔案信息采集與安全管理工作的增加，時(shí)常發(fā)生一些檔案信息采集的不準(zhǔn)確，對(duì)檔案信息采集的工作產(chǎn)生了消極影響。

1.3 進(jìn)行檔案信息采集的工作人員計(jì)算機(jī)技能不足

檔案信息采集工作的高效、有序進(jìn)行，需要檔案信息采集工作人員有較高的計(jì)算機(jī)技能，而當(dāng)前部分區(qū)域檔案信息采集工作人員所掌握的計(jì)算機(jī)技能較低，過于重視檔案信息的管理工作，忽視了檔案信息采集的重要性，忽視了對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作中的重要作用，因此，檔案信息采集工作的效率低且質(zhì)量低。檔案信息采集與安全管理工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，并沒有想象中那么容易，這項(xiàng)工作要求工作人員不僅要掌握專業(yè)知識(shí)，還要有熟練的計(jì)算機(jī)技能，且工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案信息采集與安全管理的工作。

1.4 檔案管理方面的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施與軟件開發(fā)程度不足

在我國(guó)，檔案信息采集與安全管理工作中使用的計(jì)算機(jī)多存在老化的現(xiàn)象。關(guān)于檔案管理的軟件開發(fā)力度不大，大多數(shù)軟件都是進(jìn)口而來，且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中漏洞頗多，很容易造成檔案信息的外泄和損壞。當(dāng)前檔案信息管理的安全防范等級(jí)不高，在操作過程中存在著安全隱患。

1.5 沒有完善的檔案信息采集與安全管理的規(guī)章制度

任何一項(xiàng)工作的順利、有序進(jìn)行都需要制度的約束。檔案管理這項(xiàng)工作并不單純，還夾雜著政治和經(jīng)濟(jì)性質(zhì)，檔案信息的采集與安全管理工作不僅需要工作人員自身進(jìn)行努力，還需要政府或者其他經(jīng)濟(jì)組織的支持。檔案信息的管理不僅需要規(guī)章制度的嚴(yán)格要求，檔案信息在采集和錄入的過程中也需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，以此來保障檔案管理工作的合理、有序。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理工作的重要性

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)數(shù)字化社會(huì)，隨著網(wǎng)絡(luò)化的日新月異，只有促進(jìn)當(dāng)前檔案信息采集與安全管理的信息化，才能使檔案信息的采集與管理工作更加跟緊時(shí)代的步伐。檔案管理的信息化能夠保障檔案信息資料的完整性，使檔案信息采集的收集、整理更加便捷，且準(zhǔn)確率較高。與時(shí)代發(fā)展不相符的都會(huì)被時(shí)代所拋棄。在當(dāng)今的數(shù)字化時(shí)代，計(jì)算機(jī)得到廣泛應(yīng)用，檔案信息的數(shù)字化文件也越來越多，學(xué)校中的學(xué)生檔案資料、醫(yī)院中的患者信息資料等都對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化提出了要求。檔案信息的數(shù)字化管理，可以減小檔案管理的難度，提高管理效率。檔案的收集和管理是檔案工作人員的主要工作內(nèi)容，做好檔案工作首先要做好這兩項(xiàng)內(nèi)容。但是當(dāng)前的檔案管理工作的普遍問題是，檔案管理工作人員對(duì)檔案的安全意識(shí)不高，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理的重要性得不到切實(shí)的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的保管沒有做到整齊分類和定期保養(yǎng)，在檔案發(fā)揮使用價(jià)值時(shí)，過多無價(jià)值的信息或者保存不完善的情況時(shí)有發(fā)生。

只有加大對(duì)檔案管理的工作強(qiáng)度和重視力度，才能使檔案在使用時(shí)能夠迅速發(fā)揮作用。檔案保存的目的不是束之高閣，而是對(duì)資料內(nèi)容的價(jià)值維護(hù)，因此，保證檔案資料的完整性和安全性關(guān)系到檔案資料的價(jià)值體現(xiàn)。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代加強(qiáng)檔案信息采集與安全管理的策略

3.1 促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的廣泛應(yīng)用

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息采集與安全管理方面的積極作用，建立健全檔案信息采集系統(tǒng)以及硬件平臺(tái)，落實(shí)檔案信息采集錄入的系統(tǒng)化管理，在檔案信息管理的實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理。

3.2 提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技能

檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化，要求檔案管理工作人員要掌握熟練的檔案管理專業(yè)知識(shí)、具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，因此，提高工作人員的素質(zhì)是非常重要的環(huán)節(jié)。定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，為工作人員提供信息化檔案信息采集與安全管理的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐能力，開展網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理方面的講座和討論會(huì)議，提高工作人員對(duì)檔案安全管理重要性的認(rèn)識(shí)，也提高工作人員的自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷升華自我。

3.3 完善檔案信息管理方面的硬件與軟件設(shè)施

對(duì)檔案信息管理的老化設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，后勤部門要做好相關(guān)的購置工作，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，先進(jìn)的設(shè)備對(duì)提高檔案信息采集的效率具有重要的作用。還要做好檔案信息管理的軟件開發(fā)工作、建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫，對(duì)各種硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行定期維修和保養(yǎng)，完善各種管理數(shù)據(jù)的錄入和管理，使檔案信息的管理工作更加高效、優(yōu)質(zhì)，保障檔案信息管理的安全性和完整性。

3.4 建立健全相關(guān)的檔案信息采集與安全管理制度

建立健全檔案信息采集與安全管理方面的規(guī)章制度，通過內(nèi)部努力與外部支持，認(rèn)真嚴(yán)格履行規(guī)章制度所規(guī)定的檔案信息采集與安全管理操作規(guī)則，工作人員要樹立良好的工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待檔案信息管理的工作，在工作過程中重視檔案信息的安全性，防止信息泄露。

3.5 提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息采集與安全管理的安全防范技術(shù)

加強(qiáng)對(duì)檔案信息電子檔案的管理，對(duì)重要文件進(jìn)行加密儲(chǔ)存和管理，加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入，提高檔案信息管理軟件的安全性，提高技術(shù)水平，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)評(píng)，及時(shí)彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，降低網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，提高防范能力。

4 結(jié) 語

檔案管理的信息化是一面“雙刃劍”，檔案管理的信息化是一個(gè)值得肯定的巨大進(jìn)步，不僅可以減輕人力負(fù)擔(dān)，還為檔案信息的儲(chǔ)存和采集提供了更加便捷的方式。但是，檔案管理的信息化也存在著一些負(fù)面影響，在這一過程中存在著許多安全隱患。因此，在檔案信息的采集存儲(chǔ)過程中，保障檔案信息的安全性、完整性，降低檔案信息資料的外泄風(fēng)險(xiǎn)，確保保密級(jí)別高的檔案信息的絕密保存，是當(dāng)前檔案管理信息化的重要內(nèi)容。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，相關(guān)人員要充分發(fā)揮檔案管理信息化帶來的積極作用，提高工作效率，克服困難，保障檔案管理信息化過程中的完整性和安全性。

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