淺談新時期高職院校檔案信息工作的機遇與挑戰

馬艷慧

[摘 要]當今職業教育飛速發展，如何建立融知識、技能、文化一體的適合中國國情的職業教育，成為了職教發展的重彩。記錄職教發展痕跡、建立職教文化、提升職教管理水平是高職教育人才培養模式轉變的重要依據和航標。高職院校的檔案管理工作是為職教記錄成長，傳承文化和積累經驗的基礎工作，也是高職院校向著健康、穩定發展的重要基石。高職院校辦學規模的擴大、辦學模式的多樣性促使高校檔案工作的創新和發展。本文首先分析現階段我國職業教育檔案管理工作的問題；其次在網絡化和信息技術飛速發展的今天，對職業院校檔案管理工作創新提出新的要求；最后應抓住機遇，讓高職院校的檔案工作充滿活力，成為職教發展史的見證者。

[關鍵詞]高職院校；檔案；機遇；挑戰

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.100

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

近年來，隨著“中國制造”再次將中國職業教育推到風口浪尖。中國高等職業教育在新時期得到迅猛發展，但是在職業院校的教育規模、體系、質量和文化上均不夠完善，還處于摸索階段。同時，高職院校在很多省份如雨后春筍成立了不同行業領域的教育機構，一些中職院校的整合和高等專業職業院校的擴招等使職業教育紅遍中國大地。如何正確引導中國職業院校的發展，總結適合中國國情的職業教育經驗和文化，良好的檔案管理是解決這一問題必經路徑。高職院校的檔案管理是滿足社會檔案信息和高職院校常態健康發展的必然要求。職教高架橋的搭建和信息技術的發展為高職院校檔案管理帶來了機遇和挑戰。

1 新時期高職院校檔案管理的瓶頸

1.1 學校對檔案工作的重視度不夠，導致不能可持續發展

部分高職院校的檔案管理工作仍停留在原始的“歸檔”工作中，檔案管理人員將工作職責固守于庫管員的層面，這是院校領導的重視程度不夠所導致。院校領導對檔案管理不重視主要來源于兩個方面，一是近年來國家高度重視職業院校的人才培養素質，而對其相應的文化基礎建設和其它配套建設監測甚少，尤其對高職院校檔案管理方面幾乎沒有涉獵到。在高職院校人才培養評估和國家監測指標中均沒有涉及到學校檔案管理相應內容，這是導致學校領導對其重視度偏低的重要原因。二是檔案管理思路狹窄技術落后也是導致學校對檔案工作重視程度不夠的重要原因。現有的高職院校檔案管理工作中，管理仍停滯在立卷、歸檔和保管的層面。而對檔案資源的開發和利用幾乎為零，處于被動的提供服務階段，更沒有主動地提供學校發展和個性化的檔案服務，這是導致領導對其關注度不高的根本原因。

1.2 檔案信息化建設緩慢，導致檔案信息挖掘處于停滯狀態

大數據時代的到來，促進了檔案數字化的進程。大多數高等職業院校引入了現代化信息技術進行檔案管理，但確停留在檔案的收集、整理和保管，對于進一步的信息技術改造卻鮮有人為。如老舊檔案的數字化、檔案的電子借閱、檔案數據信息的挖掘、檔案網站建設等等，這些對于高職院校的檔案信息化建設始終沒有推進和發展，這也是導致檔案信息挖掘處于停滯狀態的重要原因。再有就是檔案管理人員業務素質不高，是制約檔案信息化建設緩慢的直接因素。

1.3 管理人員能力有待提升，導致檔案開發利用過于被動

檔案管理人員工作能力不高，是制約高職院校檔案開發利用的直接原因。高職院校對檔案工作的人員配備較為隨意，有些管理人員缺乏系統的知識素養，甚至未經過任何培訓直接上崗。經本省調查，現有高職高專類學校23所，其中沒有一所學校獨立設置檔案館，檔案管理崗位配備專業人員的學校只有兩所，僅占8.9%。省級教育機構近十年沒有進行高校檔案人員的專項培訓，可想而知對于正在蓬勃發展中的高等職業院校檔案人員素質和檔案的進一步開發利用是如何被動。

2 新時期高職院校檔案信息工作面臨的挑戰

在職業院校的深化改革和發展的今天，檔案信息管理工作在服務學校發展中起著重要地位。同時也為檔案信息工作提出了嚴峻的考驗，檔案信息的收集、整理、開發和利用面臨著一系列的挑戰。首先，高職院校檔案信息如何服務于院校的改革和發展，變被動為主動，提升檔案工作的地位；其次，深化社會和師生服務深度和廣度。不能只停留在提供最為原始的檔案查詢服務，要進一步深化服務的維度。如名人檔案、成績翻譯等；最后，做好檔案的開發和編撰工作。除以往所沿襲的組織機構沿革、大事記外，應該擴大檔案開發外延，如：校史編寫、校史館建設、年鑒編寫、重要文件匯編、人物傳記等。在高職教育轉型和發展的今天，如何凸顯檔案工作的重要性，完全取決于檔案信息的服務深度和廣度。

3 高職院校檔案信息工作在新時期的創新舉措

3.1 加大檔案的宣傳和開放力度

提高高職院校師生的檔案意識，是做好檔案工作的基礎和必要條件。第一加大檔案知識宣傳。抓時機、抓重點、抓服務在不同角度宣傳檔案信息工作的重要性和每個人的密切關系。抓時機主要是借助國際檔案日、學生畢業教育、教職工聘任等重要時點，以會議、宣傳欄、校報、校園網等進行宣傳和教育。第二向社會開放一些具有歷史價值的檔案信息。配合學校的發展和建設，開展不同主題的檔案開放日活動，宣傳學校的發展歷史和文化。第三提高檔案管理人員的素質，由單一型人才向復合型人才轉變。提供專職檔案人員可持續提升的學習機會，提高專業和計算機技術應用能力，創造更多的檔案培訓和交流的機會，開拓檔案管理人員視野。對兼職檔案員要做好業務培訓和指導，實施崗前培訓和考核的管理機制。

3.2 創新高職院校的檔案信息管理體系

現有高職院校大部分是由中職院校合并升格而成，也有部分為新創建院校，院校的管理和機構的設置尚未完善。而于高職院校的檔案管理體系必然存在諸多問題，例如：在檔案管理部門的設置上，吉林省的高職高專院校幾乎沒有單獨設立專門的部門，絕大多數綜合檔案工作設在校長辦公室，學生檔案歸口到學生管理部門，教職工人事檔案歸口于人事管理部門，沒有一個統籌的管理機構和專職人員，這樣嚴重制約了檔案信息的發展。創新檔案管理體系最重要的一項任務就是實現檔案管理的可持續化發展，只有將檔案工作從其他部門分離出來，獨立成立檔案館（室），使之變成專門檔案管理的職能部門，實現管理模式的發展和創新；檔案管理體系的創建另一個基礎就是建立、健全檔案管理的各項規章制度。制度建設是做好檔案工作的基礎，是實現檔案分類科學、歸檔齊全、使用安全的必然條件。檔案信息的管理體系是一項全方位的工作，應該是人員素質的培養、制度體系的建設、工作標準的考核等方面進一步搭建。

3.3 推進檔案信息數字化建設

大數據和信息化時代的到來，檔案數字化和網絡共享平臺建設成為了檔案發展的必然之路。推進檔案信息化建設的根本目的在于實現檔案的安全保管和提升檔案管理效率，更好地實現檔案資源的開發利用。以往提到檔案信息化建設，首先考慮到的是計算機、復印機、掃描儀等硬件設置，這只是檔案信息化建設的基本保證條件。新時期下檔案信息化主要是文檔數字化檢索、檔案網絡平臺建設、檔案信息遠程共享平臺、檔案庫數字化管理等一系列現代化的管理手段。一方面，建立檔案信息網絡平臺。很多高職院校正處于信息化建設的基礎階段，構建校園的信息化網絡建設，逐步搭建辦公自動化系統、教務系統、人事管理系統、學籍管理系統和財務管理系統，有效的鏈接構建學校整理的信息化建設平臺。另一方面，選擇適合職業院校發展的檔案管理系統。新時期職業院校檔案的繁雜和信息化的滯后，使得很多職業院校檔案管理仍停留在人工進行收集、整理、歸檔、檢索和借閱層面，這種方法耗費人力、物力效率低下，嚴重阻礙了檔案信息的開發和利用。而一些高校根據自身的特點開發了適合高校的檔案管理體系和系統，針對高校育人和科研開發等特點的檔案信息管理平臺。高職院校不同于普通院校，他應該根據新時期的社會使命和任務搭建適合自身發展的檔案管理系統。最后，對檔案實現數字化信息檢索功能。通過微縮、掃描、翻拍和文檔數字化技術，建立檔案庫數字管理平臺。實現檔案信息的快速檢索、傳遞和統計等功能，并且對使用頻繁的檔案起到最大限度的保護作用。總之，檔案信息數字化建設是新時期高職院校檔案發展的必經之路，是轉變檔案管理模式實現檔案高效管理、深度開發和利用的必然要求。