關(guān)于如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用分析

韓寧

摘要：在各類檔案當(dāng)中，科技檔案是其中較為重要的檔案之一，科技檔案能夠?qū)⑷藗冊(cè)谏a(chǎn)實(shí)踐中所獲得的成果進(jìn)行真實(shí)反映。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下，檔案管理的量和質(zhì)都有了新的要求，對(duì)于管理部門來(lái)說(shuō)，需要提高科技檔案管理的整體質(zhì)量和利用效率，以此來(lái)保證科研過(guò)程中科技檔案能夠發(fā)揮出更為有效的作用。文章結(jié)合科技檔案管理中的各個(gè)方面，對(duì)如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用進(jìn)行深入的分析。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；質(zhì)量；利用

對(duì)于科技檔案來(lái)說(shuō)，一般情況下保存的形式有圖表、文字材料、影像材料和計(jì)算材料等，這些材料主要是由專業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行管理，而在管理過(guò)程中，檔案管理的質(zhì)量和利用是其中的關(guān)鍵內(nèi)容，這不僅需要有完善的檔案管理體系，同時(shí)也需要檔案管理人員具有較為專業(yè)的管理知識(shí)，這樣才能提升科技檔案的整體質(zhì)量，提高其利用效果。

一、科技檔案的主要特征

科技檔案與普通檔案具有一定程度的差異，這種差異的存在決定了科技檔案管理的差異，只有充分了解科技檔案的特征，才能做好科技檔案管理工作。科技檔案的主要特征體現(xiàn)在如下幾方面，首先，是專業(yè)性。專業(yè)性是科技檔案最突出的特性之一，科技檔案不同于別的檔案，其專業(yè)性較強(qiáng)，代表的是某一專業(yè)所取得的一種突出成績(jī)或研究成果的一種總結(jié)，在對(duì)其進(jìn)行管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要建立在科技檔案的專業(yè)性上，這些環(huán)節(jié)主要包括科技檔案工作管理制度的確立、科技檔案的整理和分類等；其次，科技檔案具有成套性。在進(jìn)行科研活動(dòng)過(guò)程中，比如對(duì)一個(gè)課題進(jìn)行研究、對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)行施工或者是對(duì)某一地形進(jìn)行勘探，這些都是一個(gè)獨(dú)立的科技項(xiàng)目，這就要求科技檔案必須完整，并且能夠全面系統(tǒng)地反映出科研活動(dòng)的整個(gè)操作環(huán)節(jié)，這樣才能保證科技檔案的歸檔工作順利進(jìn)行；最后，科技檔案種類的多樣性。科技檔案的種類是根據(jù)科研活動(dòng)的種類確定的，在目前科技發(fā)展過(guò)程中，人們生產(chǎn)水平得到了較大的提升，相應(yīng)的科研活動(dòng)也會(huì)增多，在這種情況下，科技檔案的種類就具有多樣化的特點(diǎn)，一般情況下，科技檔案包括農(nóng)業(yè)、氣象、天文、地質(zhì)、水文和測(cè)繪等方面，這些科研活動(dòng)不僅具有較強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)操作方式較為復(fù)雜，這就對(duì)科技檔案的管理提出了更高的要求，比如科技檔案資料的收集、分類保管、統(tǒng)計(jì)分析和鑒定利用等，在這些環(huán)節(jié)中，也必須根據(jù)這種特性來(lái)保證科技檔案的利用程度。

二、提高檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員是科技檔案管理工作的主體，因此，從這一角度來(lái)講，他們的整體業(yè)務(wù)水平直接影響了科技檔案的管理質(zhì)量和利用效率。那么要提高檔案管理人員的整體水平，可以從以下兩方面入手。

首先，要提高檔案管理人員對(duì)科技檔案歸檔的認(rèn)識(shí)。就目前情況看，部分檔案管理人員對(duì)科技檔案歸檔認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為科技檔案歸檔工作只是對(duì)資料進(jìn)行收集和整理，保證檔案的信息內(nèi)容不受破壞，這種認(rèn)識(shí)較為淺薄，科技檔案管理在城市建設(shè)和科研工作當(dāng)中是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，科學(xué)合理的檔案管理能夠?yàn)榭萍忌a(chǎn)提供基本的技術(shù)支持，因此科技檔案管理也不同于常規(guī)的檔案管理，在對(duì)其進(jìn)行管理過(guò)程中，主要包含鑒定、分類、整理、立卷和保管等步驟，需要檔案人員和業(yè)務(wù)人員共同參與。首先，檔案管理人員提高對(duì)科技檔案歸檔的認(rèn)識(shí)，這樣才能做好基礎(chǔ)的資料管理工作；其次，需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，以此來(lái)提高檔案管理人員的整體水平，對(duì)不同專業(yè)的科技檔案從資料收集、整合、歸檔、分類以及保存等等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行教育，針對(duì)于不同行業(yè)做到相應(yīng)的合理操作，從而避免因?yàn)閷I(yè)把握不夠而出現(xiàn)檔案管理效率下降現(xiàn)象，這需要在提高檔案管理人員對(duì)科技檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，以此獲得更好的效果，培訓(xùn)主要內(nèi)容包括專業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，這樣才能提高科技檔案的整體管理質(zhì)量。

三、檔案管理人員需要參與到科研人員的工作當(dāng)中

科研檔案不同于普通檔案，其本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，要提高科研檔案管理工作的整體質(zhì)量，發(fā)揮出科研檔案的科研效果，就需要檔案管理人員參與到科研人員的工作當(dāng)中。檔案管理人員面對(duì)科研領(lǐng)域中的專業(yè)知識(shí)，不能夠理解，尤其是對(duì)于專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)把握不全面，導(dǎo)致在后期的保管歸檔措施上出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤現(xiàn)象，造成科技檔案的利用率低下，由此也就形成了對(duì)于科研工作的具體流程也不能具體把握，所以說(shuō)，檔案管理人員需要結(jié)合科研的實(shí)際情況，在其中各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)資料進(jìn)行收集，提高對(duì)科研工作的認(rèn)識(shí)，并且根據(jù)科研成果和相關(guān)檔案的特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行整理和保管；另外，檔案管理人員參與到科研工作當(dāng)中，也能夠通過(guò)對(duì)科研任務(wù)的了解，來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)，指導(dǎo)的主要內(nèi)容包括歸檔的規(guī)則、具體的組卷和排序裝訂問(wèn)題，這樣不僅能夠增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員的配合，同時(shí)經(jīng)過(guò)相應(yīng)的溝通和交流，有助于提升檔案人員的整體素質(zhì)，保證科技檔案歸檔工作的正常開展。

四、完善檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)執(zhí)行力度

對(duì)于每個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，都有其相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，各項(xiàng)內(nèi)容的開展都是依據(jù)自身實(shí)際來(lái)進(jìn)行的，對(duì)于科技檔案的歸檔管理工作來(lái)說(shuō)也不例外，要保證科技檔案的整體管理質(zhì)量和利用效果，首先需要國(guó)家根據(jù)目前的科技檔案管理現(xiàn)狀，來(lái)對(duì)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善和更新，對(duì)于不同行業(yè)的最新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要及時(shí)關(guān)注，并在這方面的檔案歸檔和保存上有相應(yīng)的制度調(diào)整和優(yōu)化，以確保和制度的相適應(yīng)，減少標(biāo)準(zhǔn)和管理政策的不一致，避免檔案的利用率下降。另外，相關(guān)科研企業(yè)需要根據(jù)自身科研活動(dòng)的實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于科技檔案來(lái)說(shuō)，具有專業(yè)性和種類多樣性等特點(diǎn)，不同類型的科技檔案具有不同的管理方式和流程，相關(guān)檔案管理部門就需要根據(jù)檔案種類的不同，結(jié)合實(shí)際情況，制定符合此項(xiàng)科研活動(dòng)實(shí)際情況的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其中的管理內(nèi)容和管理程序進(jìn)行統(tǒng)一，同時(shí)，在對(duì)行業(yè)制度進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定之后，也需要加強(qiáng)執(zhí)行力度，確保檔案管理人員都能夠按照所制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，來(lái)開展科研檔案歸檔工作，使整個(gè)企業(yè)或者單位的科技檔案格式統(tǒng)一有序，便于之后的檔案利用。

五、做好科技檔案的系統(tǒng)管理工作

科技檔案的系統(tǒng)管理，主要是對(duì)科技檔案中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，尤其是在對(duì)科技檔案進(jìn)行分類后，需要建立相應(yīng)的目錄尋找平臺(tái)，保證能夠通過(guò)科技檔案的關(guān)鍵詞，來(lái)找到所需的檔案資料，這也是提高科技檔案利用效果的關(guān)鍵之一。科技檔案的利用，主要指的是利用相應(yīng)的工作系統(tǒng)和工作平臺(tái)，利用檔案分類的實(shí)際信息情況，來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行尋找，在確定了科技檔案的基本屬性和類型后，可以對(duì)其保存和保管形成一個(gè)大致的構(gòu)架方案，之后在此基礎(chǔ)上來(lái)對(duì)后續(xù)科技工作的開展提供指導(dǎo)作用，以此來(lái)發(fā)揮檔案潛在的利用價(jià)值。科技檔案是對(duì)以往科研成果的總結(jié)和記錄，對(duì)于的保存和利用價(jià)值主要是以其利用方面為主的，通過(guò)科技檔案的整理和利用，可以促使后期科研工作更有計(jì)劃的開展，減少了研究中的不利現(xiàn)象發(fā)生，這也是科技檔案歸檔和保存的本質(zhì)所在，在對(duì)其利用過(guò)程中，需要結(jié)合不同檔案的類型和性質(zhì)，來(lái)建立相應(yīng)的利用機(jī)制，從而確保科技檔案利用的針對(duì)性和科學(xué)性，使其自身價(jià)值可以得到最大程度體現(xiàn)。

科技檔案本身具有專業(yè)性和成套性，針對(duì)這種特性，要提高科技檔案管理的整體質(zhì)量和利用，需要提高檔案管理人員對(duì)科技檔案管理的認(rèn)知程度和整體業(yè)務(wù)水平，也需要根據(jù)實(shí)際情況，制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則，加強(qiáng)執(zhí)行力度，從而使檔案發(fā)揮出最大的價(jià)值。

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（作者單位：鄒平縣人大機(jī)關(guān)老干部服務(wù)中心）