探究現代行政機關辦公室文化建設的優化與完善

摘 要：現代行政機關辦公室文化是黨政機關文化建設的重要組成部分，它主要包括辦公室物質文化，如公務人員辦公室辦公用品、辦公桌的擺放、辦公室的裝飾等；包括辦公室制度文化，也就是辦公室有關規章制度、要求等，還包括辦公室的精神文化，如公務人員的價值觀、人生觀、教育觀等。一般公務人員65%以上的崗位時間是在辦公室度過的，加強行政機關辦公室文化建設，對于調動公務人員的積極性和創造性，提高公務人員隊伍的整體素質，聚力建設“強富美高”新徐州作用巨大。

關鍵詞：行政事務 現代辦公室文化 公務處理

現代行政機關辦公室文化就是一個行政機關公務人員輔助管理者和決策者做出重要決定建設的一個系統，它會有效處理行政機關內部的各項基本事務，是行政機關運作經營的中心系統，行政機關辦公室發揮的各種作用在行政機關發展中不可泯滅。行政機關辦公室以自身所具有綜合性、引導性、統一性、協助性、服務性等特點，使行政機關能夠順利地開展監察決策建設，并成為現代行政機關中綜合性管理與服務的重要機構。

一、行政機關辦公室文化建設在現代行政機關當中發揮的作用

行政機關辦公室責任就是保證行政機關內部各項管理建設的開展和相關事務、服務的順利進行。現在行政機關辦公室的管理不僅具有管理學的共性內容，也具有其自身的特性。具體在以下四個方面得以體現：

1、行政機關辦公室橋梁紐帶的作用

縱觀如今的行政機關，辦公室在行政機關結構上發揮著行政機關領導與基層公務人員之間，系統內各部門之間的紐帶作用。在職能上起到了上通下達的橋梁作用，扮演著行政機關內部信息與材料中轉的角色，是行政機關政策引導、資源管理的重要組成部分。

辦公室在行政機關結構上處于決策層和基層之間，對于兩者的信息通達和政策落實起到重要的媒介作用。辦公室可利用其良好的媒介作用，對基層的信息進行及時收集，通過自身的媒介作用將基層的信息反饋給決策層，將決策層的決策落實到基層，從而保證了行政機關內部信息和材料的通達，促進了行政機關機械性的運轉。

2、行政機關辦公室參謀助手的作用

現代行政機關的行政機關辦公室文化的參謀性功能一般可由以下四方面進行表現：首先，行政機關辦公室需要把各類信息即時并全面無誤地提供給行政機關的領導，并為他們的決策行為做出有效的參考；其次，行政機關辦公室為行政機關的目標性建設提供基礎，并向周圍開展組織研究調查建設，獲取調查結果中的有效依據來指導行政機關中心建設的進行；第三，行政機關辦公室需要以領導者的主要意圖為中心撰寫好行政機關的各個文件，并且協助領導者順利完成各項重大決定與重要建設的開展；第四，行政機關辦公室要針對行政機關發生的重要事件提出具有決策性的判斷。

3、行政機關辦公室綜合協調的作用

行政機關辦公室在行政機關的內部具有綜合協調的作用，它可以保證行政機關內各項活動井井有序的進行，它使各項建設相互匹配、相互磨合、相互適應，減少內在矛盾，找到建設之間的結合點，統籌全局，使建設內容得以順利完成。而各個部門需要有集體意識，把集體利益作為首要任務，全面整體的做出判斷，以行政機關的長遠健康的發展為目標來計劃、處理、安排、思考各項問題并完美解決。

4、行政機關辦公室窗口服務的作用

行政機關辦公室是行政機關的一個重要的窗口組織，他需要進行內外事務的連接，還要撰寫好行政機關的信件及印鑒，發揮窗口服務的，它需要具有很強的公關技能，協調內外關系，做好鏈接建設顯得尤其重要。而對于行政機關的長遠目標來說，越完善的行政機關，越重視行政機關的服務作用。

二、優化與完善現代行政機關辦公室文化的有效方法

根據以上現代行政機關辦公室文化建設的作用和特點，并通過實踐發現，在長期的行政機關辦公室文化建設過程中，現代行政機關要逐步在實踐過程中完善自身的管理體系。主要由以下幾方面方法進行借鑒和參考。

1、建立健全完善的制度來規范行政機關辦公室文化

行政機關必須在內部構建出完善健全的規章制度，對待行政機關辦公室文化建設需要規范化、系統化。制定標準規范的基本功能，從而約束行政機關辦公室文化建設，使其效率快速提升，并且充分進行優化與完善。

2、加強行政機關辦公室文化的認識，創新管理建設

辦公室建設人員管理三個最重要的方面為責任意識、服務意識與危機意識。樹立責任意識，才能樹立起行政管理活動的基礎；樹立服務意識，才能充分挖掘行政機關競爭力；樹立危機意識，才能樹立行政機關全體公務人員的憂患意識，進而提高行政機關公務人員的積極性，提高行政機關的活力與生命力。同時，行政機關辦公室文化不是一成不變的，它根據行政機關的實際情況與外部大環境的改變而不管調整，創新管理的作用可見一斑。創新管理建設，就是行政機關對管理效率與管理水平提升的追求，是行政機關充分利用和管理人力與資源的不斷嘗試，是行政機關核心競爭力的重要組成部分，也是行政機關發展的動力和源泉。

3、通過以人為本的理念，提高行政機關凝聚力

辦公室的建設制度和機制是行政機關的基礎，但是最不能忽略的是組織內個體的重要作用。突出個體的重要性體現在注重人文關懷，注重以人為本，將個體文化充分融入進辦公室文化和行政機關文化之中，充分調動個體的主觀能動性。以人為本在細節方面還體現在想個體之所想，急個人之所急，無論建設中的小事大事都積極協助公務人員解決，促使公務人員主動將精力和熱情投放在建設之中，讓公務人員在行政機關中能夠更容易體會到自己的存在感，并通過調動公務人員在日常建設中的積極性與能動性，使得公務人員的凝聚力達到峰值，進而增強整個行政機關的凝聚力。

4、完善行政機關辦公室組織結構，提升文化建設效率

辦公室的人力資源分配和人才隊伍建設與辦公室組織結構密不可分，辦公室組織結構的建設與優化同時又有利于行政機關提高服務效率，進而推動行政機關的可持續發展。首先，從辦公室組織建設來說，其組織結構必須遵循結構精簡、服務一流、凝聚統一的原則。從辦公室組織優化來說，務必遵循科學調整、職能明確、編制規范的重要原則，一切從行政機關實際情況為根本，協調好結構內部的系統以及與外部結構的關系，進而保障辦公室信息和材料的有效傳遞，保證辦公室建設的順利開展和各方面資源的高效使用。辦公室組織結構建設與優化的重要意義在于，如何及時而準確地保障行政機關內部各個機構之間信息的傳遞，進而高效、精確地執行所傳遞的信息內容，這是辦公室組織建設的重點和難點，只有解決了所述內容，才能形象地將辦公室建設為信息與材料傳遞的中轉站，進而在保障辦公室高效無誤地運轉同時，促進行政機關整體的建設效率和高效發展。

三、結論

總的來說，加強對辦公室的管理，能夠推動我國行政機關的管理和發展。所以，為了加強行政機關各部門結構間的緊密維系和良好溝通，為了提升行政機關內部管理的水平和質量，為了行政機關整體走向規范和發展的坦途，我國行政機關務必側重于加強行政機關辦公室文化的建設，加強行政機關辦公室文化制度的落實，實行監管機制，通過多種渠道優化和完善行政機關辦公室文化建設內容，從而使得行政機關管理基礎扎實，充分促進行政機關的穩定與發展。

參考文獻

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作者簡介

張明奇，1963年3月27日生--，男，江蘇省徐州市人，徐州市人民政府辦公室 ，研究方向：行政事務管理。