論用友U8基礎檔案的建立

黃輝+鄭毅

摘要：文章介紹了用友U8中總賬工具的使用步驟及注意事項，以幫助使用者提高基礎檔案的輸入效率。

關鍵詞：U8 總賬工具

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）11-0096-02

在使用用友U8的各項功能之前，首先需要建立賬套（含一個默認的賬套庫），這是一項必不可少的操作。該項操作由系統管理員（Admin）使用“系統管理”功能可以很快地完成。然而，這個剛建好的賬套，實際上只是一個空容器，在計算機中是以數據庫文件的形式存在，它主要用來存放業務處理所需要的初始數據以及將來發生的各項經濟業務數據。此后，需要由具備“公用目錄設置”權限的操作員將事先整理好的基礎檔案輸入到賬套中，作為后續業務處理的起點。通常，基礎檔案包括部門檔案、職員檔案、會計科目、存貨檔案、往來單位檔案等，涉及的內容較多。基礎檔案的輸入是一項繁雜的工作，輸入的工作量很大。為了減輕該項工作的工作量，U8提供了一些基礎檔案設置的工具，如果能夠很好地利用這些工具，則可以大大減少該部分輸入的工作量，從而極大提高工作效率。

一、參照已有賬套建賬方式

系統提供建立全新空白賬套和參照已有賬套建賬兩種方式，滿足新用戶全新使用和老用戶擴展使用的要求。如果由于擴展分支機構等其他原因，需要建立一個與已有賬套相似的賬套，包含相同的基礎檔案和某些期初數據，可以選擇“參照已有賬套”方式建賬。從而在建立賬套的同時順便完成基礎檔案的輸入。

具體操作如下：

1.選擇某個賬套作為本次建賬的來源賬套。系統將現有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來，只能選擇不能輸入或修改。

2.選擇所選來源賬套的所有會計年度，表示要參照這個賬套該年度的檔案和產品信息進行建賬。

3.結轉檔案必選，不可取消，表示參照建賬時來源賬套的基礎檔案自動復制到新建賬套中。

4.如果需要把來源賬套中某些模塊的期初數據結轉到新賬套，勾選此項，后續還將選擇具體產品結轉；如果不勾選，新賬套中可以手工錄入各種業務期初數據。

5.在選擇結轉內容時分別選擇需要結轉的業務產品，包括各子產品的產品檔案和期初數據，系統將在建賬后按照勾選從來源賬套結轉相應產品數據。

6.根據前面選擇的內容進行建賬檢查，分別檢查來源賬套的數據是否滿足各項結轉要求，并列出詳細檢查結果。如果有產品不滿足結轉要求，則不允許繼續建賬。

參照已有賬套建賬方式如圖1。

二、利用總賬工具

利用總賬工具可以實現兩個賬套之間基礎檔案的快速復制，如果兩個賬套的會計年度一致，還可以實現賬套中記賬憑證的復制。

基本操作方法如下：

1.首先要準備好一個提供基礎檔案數據的賬套，稱為數據源；還要新建一個賬套，稱為目的數據，以接收數據源提供的基礎檔案，要求新建賬套的相關檔案編碼方案與提供數據的賬套檔案編碼方案一致，并且新建的賬套中準備接受的檔案內容是空的。比如提供數據的賬套會計科目的編碼方案是4-2-2，則要求接收數據的賬套中會計科目的編碼方案也應該是4-2-2，并且接收數據的賬套中會計科目庫應該是空的。

2.啟動總賬工具，首先在數據源選項中注冊提供數據的賬套，可以有兩種數據源供選擇，一種是文本文件或者Access文件，另外一種是SQL Server數據庫文件，具體要看提供數據的賬套是用哪一種數據文件，用友U821以上的版本都是選擇SQL Server數據庫。如圖2所示。

3.注冊數據源時需要輸入SQL Server服務器名稱（默認為本地計算機名），SQL Server服務器超級用戶名稱（默認為sa），SQL Server服務器超級用戶密碼，提供數據的賬套號及會計年度。如圖3所示。

4.完成數據源注冊以后還需要注冊目的數據，與登錄系統的其他模塊一樣，輸入正確的賬套號、會計年度、操作日期等信息。如圖4所示。

5.數據源以及目的數據注冊成功以后，就可以開始基礎檔案的復制了。在需要復制的基礎檔案圖標上雙擊即可完成。值得注意的是，基礎檔案的復制是有一定操作順序的，應先從最基本信息開始，否則將無法正確完成。比如個人目錄復制應在部門目錄復制完成以后才能開始，憑證的復制應該在會計科目、憑證類別、外幣幣種等內容復制完成以后才能開始。如圖5所示。

6.各部分檔案復制成功以后系統會有相應的提示信息，例如會計科目復制成功以后的提示信息。如圖6所示。

參考文獻：

黃輝.會計信息系統理論與實踐[M].大連：東北財經大學出版社，2017.

作者簡介：

黃輝，男，華東交通大學經管學院教師；研究方向：會計信息化。