機關檔案工作中的問題與對策探究

摘 要：進入新時期，面對新局面，機關檔案工作面臨新的機遇和挑戰。改革開放以來，我國機關檔案管理工作取得了可喜的成就，有力地支持了黨和國家的建設事業，但是現階段仍存在不少問題制約著檔案管理工作的開展。

關鍵字：機關檔案；檔案管理；體制機制

1 前言

機關檔案管理工作是關系黨政機關事業發展的重要內容，提升檔案管理水平，并加以開發利用，能夠更好地服務現代化建設事業。

2 現階段機關檔案管理存在的問題

具體來看，機關檔案指的是在各種公務活動中，由國家黨政機關參與的，直接或者間接產生能夠反應其職能工作的真實記錄。機關檔案既是黨和國家收集總結的檔案史料的一部分，也能為本機關各項工作提供服務。結合近年來我國機關檔案工作管理特點，認為機關檔案主要有以下主要特點：機密性強，主要在機關內部保存并使用；具有較強的業務性；行政管理特色突出，機關檔案是機關在行政工作中產生并整理的。

2.1 基礎水平良莠不齊，發展不平衡

目前，大部分機關業務檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環節還沒有達到規范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較

單一。由于檔案管理缺失，導致一些有價值的檔案材料被遺失、損毀現象時有發生，嚴重影響著檔案的保存和利用效率。

2.2 機關檔案利用程度較低

目前我國機關檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現在部門領導和管理者對于機關檔案的價值認識不足，沒有正確定位機關檔案的使用價值。機關檔案是國家機關日常工作的記錄和總結，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術水平，優化辦公流程具有重要意義。目前我國機關單位檔案管理的數字化、信息化水平不高，利用先進管理系統和技術進行辦公檔案管理和開發的能力較弱。

2.3 檔案管理科學化水平低

隨著新技術的不斷發展，管理領域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統管理思想和技術手段的制約，部分單位在進行機關檔案的管理中仍舊使用傳統的管理方式，沒有重視信息技術和新方法的運用。

隨著信息技術的發展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現，使檔案管理方式發生了根本性變化。傳統檔案管理的工作模式和技術水平已不能滿足當今檔案事業快速發展的要求，應該通過更高的科技手段對檔案進行科學管理。但是有些基層機關事業單位由于受到資金、環境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規范化程度還遠遠落后于時代發展要求，因此迫切需要運用現代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。

2.4 機關檔案重視程度不夠

通過對我國部分地區機關檔案工作的實地調研和資料分析，認為雖然大部分行政管理人員和部門領導逐漸重視了機關檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅持傳統的觀念，認為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進信息化管理水平和后續開發利用的重視程度不夠。部分單位在進行單位整體規劃的過程中，并沒有將機關檔案管理考慮進總體工作計劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機關檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機關檔案管理人員的工作積極性，降低了機關檔案管理的層次和利用的水平。

2.5 機關檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員是從事機關檔案管理的主體，其自身素質直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機關檔案管理人員并不是檔案管理專業出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經驗，但是在面對數字化和智能化管理的時候缺乏專業技能的支撐，對于計算機技術、大數據技術和網絡技術等最新的檔案管理技術掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學有效的開展機關檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調人員，管理人員隊伍的建設不到位，直接影響了機關檔案管理的有效開展。

3 加強機關檔案管理工作

3.1 加強組織領導

依據最新的《檔案法》規定，單位在開展機關檔案工作的過程中，需要有統一領導和分級管理的制度，同時機關領導需要以身作則，嚴格按照規章制度辦事。在制定單位年度計劃的時候，將機關檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領導負責制度，從單位領導層推選一名干部負責機關檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協作的不便之處。

3.2 加強宣傳、提高認識

為了有序開展機關檔案管理工作，需要從思想上提升認識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內容包括檔案管理政策法規、管理技術模式、方案的開發利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養機關檔案管理人員和機關工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎上，制定符合本部門本單位的機關檔案管理制度。

3.3 優化機關檔案管理方法

現階段，我國機關事業發展較快，部門的業務量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規模空前增加，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導致工作中出現紕漏，為此，建議主管部門優化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機關檔案管理的效率，增強檔案管理的真實性和準確性，降低問題出現的可能性。

3.4 提升檔案的安全等級

機關檔案中記錄著黨和國家機關日常工作的方方面面，同時也是部門內人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權限，無關人員不得翻看和修改機關檔案，同時因工作需要查閱時，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實現電子檔案管理的部門需要提升網絡安全等級，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件、內網物理隔離等方式，確保機關檔案信息庫的安全性。

4 結語

本文通過對現階段機關檔案管理工作的深入分析，總結了我國有關部門在檔案管理中的五大突出問題，并有針對性的提出了四項改革措施，具有重大而現實的意義。

參考文獻

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作者簡介

楊玉鳳（1987-），女，山東省濟寧市汶上縣人，，本科，畢業于山東省棗莊學院，助理館員，研究方向：檔案。