加強中小學后勤檔案管理工作的幾點思考

摘 要：在全國積極推行素質教育的背景下，中小學教育階段是學生學習、成長與發展的黃金時期，中小學后勤檔案管理作為記錄學校后勤活動與檔案建設的重要組成部分，保障了學校工作的正常進行，也推動了學校后勤的科學化管理。隨著近年來教育體制的不斷深化改革，中小學后勤檔案管理工作也不斷涌現出新的問題。本文分析了當前中小學后勤檔案管理中存在的主要問題，并有針對性地提出了加強中小學后勤檔案管理工作的主要措施。

關鍵詞：中小學；后勤檔案；加強管理

1 中小學后勤檔案的特點和作用

1.1 中小學后勤檔案的特點

中小學后勤檔案管理主要體現為綜合性、復雜性、多樣性的特點。中小學后勤工作瑣碎，其內容和形式包括了多個方面，比如學校基礎建設、食堂管理、物業管理、學生用品管理、節能管理、校舍維護與維修等，學生學習環境的安全保障，教學活動的記錄與存檔等等。中小學后勤工作的多樣性中體現了復雜性，后勤檔案類型多種多樣，可分為文件、技術類、行政文書類、設備類等類型，檔案類型種類繁多造成了檔案管理工作復雜。所以，中小學后勤檔案管理是綜合性、復雜性、多樣性的統一。

1.2 中小學后勤檔案的作用

中小學后勤檔案管理對于學校的正常運轉起著關鍵的作用。后勤檔案管理是保障學校各類教學活動的正常進行，更好地為學校服務，為學生服務。后勤檔案是學校事業發展的見證，它記錄著學校發展中的經驗教訓，為以后學校的規劃、發展起著參考作用。中小學后勤檔案真實、完整地記錄著學校發展過程，包括學校建設工程項目的設計、施工技術、參考資料、設施的配備等，是學校具有收藏價值的史事資料；后勤檔案是后勤管理人員進行服務的重要依據，后勤檔案記錄了學校基礎建設過程中人員的配備，包括建筑的施工人員、材料采購人員、專業技術人員等的配備，基礎設施一旦出現問題能及時查找后勤檔案進行跟蹤和維修。同時，后勤檔案也是學校評估的一項重要內容，直接影響了學校的發展，關系到每一位師生的前途與命運。

2 中小學后勤檔案管理工作中存在的主要問題

隨著中小學校后勤改革的不斷深入，后勤檔案管理工作又了很大的改善，同時也會面臨更多的壓力和挑戰，后勤檔案管理方面還是存在著一系列的問題，主要表現為以下幾個方面。

2.1 檔案意識淡薄

長期以來，由于傳統的后勤檔案管理內容的復雜和管理技術的落后，不管是學校的領導還是后勤管理干部對檔案的意識很淡薄。后勤檔案管理工作出現松散的狀態，上從領導下至工作人員對檔案管理不夠重視，普遍認為是一種無關緊要的工作，許多檔案整理不完正，保存不完善，將來一旦需要查看檔案時，不能及時調出，檔案丟失的情況也時有發生。

2.2 人員配置不合理

中小學后勤人員的配置不夠合理，無論是后勤管理干部還是一線崗位人員，他們的學業水平和業務素質都較落后，他們并不重視后勤檔案管理工作，也不參與正規的業務培訓，對于檔案的分類、管理工作不熟悉，甚至不了解。中小學后勤檔案管理工作具有長期性特點，不具時效性，不能直接給社會帶來經濟效益，這導致社會各層不重視后勤檔案管理工作，也是中小學校不重視后勤檔案管理工作的直接原因，因其對學校的辦學水平的提升不能起到立竿見影的效果，所以學校配備后勤人員時缺乏配備專業人才的意識，只配備沒有專業素養的兼職人員，崗位不固定，流動性大導致后勤管理工作人員業務能力提升難、隊伍建設穩定性差、工作連續性難以保證。

2.3 制度建設不健全，信息化水平低

目前多數學校在后勤檔案管理方面并沒有形成一個健全的體制，檔案管理制度混亂，也沒有一個具體的工作要求，對檔案人員的考核也沒有統一的標準，使許多檔案的整理存檔工作不能有效地進行，反而會導致重要的文檔破壞、丟失。長此以往，不利于學校整個教學活動的進行，甚至學校珍貴校史資料無意流失，對學校發展形成拖尾現象。隨著科學技術的發展，信息化管理已經應用到各行各業，當前中小學在存儲設備和檔案室建設方面都比較落后，學校后勤檔案管理大多停留在紙質存檔的階段，學校存儲設備陳舊，采用信息化管理意識不強，不能運用現代信息化技術對檔案進行有效地分類、整理、存檔，很多檔案不能及時地整理歸檔，導致檔案資源流失，嚴重阻礙了學校后勤檔案管理的規范化、智能化的進程。

3 加強中小學后勤檔案管理工作的主要措施

3.1 集中統一、科學規范管理后勤檔案

各類檔案分散在后勤部門各相關人員手中，很容易造成檔案資料流失，出現信息資料斷檔，以及不規范的立卷歸檔和管理使檔案信息查找起來很不方便。很多單位都采用這種傳統分散的檔案管理模式，制約了科學化、制度化、規范化檔案管理的發展，給單位的建設和發展帶來了不必要的麻煩和難度。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，單位應加強檔案人員的業務培訓，提升專業能力，結合單位實際情況，按照檔案管理專業要求，不斷完善基礎設施，達到標準化的硬件要求，專門設立檔案室，配置檔案架、檔案盒、信息化系統等設施，利用計算機信息化管理后勤檔案，變死檔案為活信息，建立健全后勤檔案管理制度，建立專門檔案管理人員職責、登記查閱制度、檔案登記制度等，將檔案管理責任落實給個人，循規蹈矩，確保后勤檔案的安全性和保密性。

3.2 加強信息化檔案管理工作

信息化設備和技術逐漸進入中小學校，后勤檔案管理工作也應跟上信息化潮流，輔助管理學校后勤檔案，這些信息化檔案主要以照片、底片、影像、錄音等形式存在，以影像和錄音為主，學校后勤檔案的一個重要部分就是聲像檔案，這一檔案形式以特殊形式為載體，特殊風格展示學校后勤檔案，既可以直觀展現又可配以文字說明，使檔案信息更加可靠完整。對于陳舊的檔案和落后的思想，學校應加強人員的培訓和規范分類歸檔錄入電腦，制定統一的規章制度，防止檔案資料的損失，對于易損壞的聲像資料，要獨立保管，防潮、光線、磁場干擾，定期檢查維護，盡量延長聲像資料的壽命，為學校保存好珍貴的史料。

3.3 加強《檔案法》法制觀念

中小學后勤檔案管理工作應依法辦事，中小學校學生信息流行性大，數量多，檔案建設和發展應依照《檔案法》及修正案的制定實施進行，從事后勤檔案管理工作的人員要通過學習宣傳《檔案法》提高檔案工作依法，對大量的文書、教學等綜合檔案收集歸檔，按照國家規定依法銷毀該撤銷的檔案，及時整理，及時移交檔案室保管，以求檔案管理工作取得實效。

3.4 營造后勤檔案管理工作的氛圍

后勤檔案管理工作關系到每一個被管理者的個人信息，在中小學校氛圍中營造檔案的重要性，是人人認識到檔案的潛在價值和長遠作用，促使檔案工作形成人人關注的工作，使得管理檔案人員感受到緊迫感，樹立服務意識，形成服務精神，面對枯燥的檔案管理工作能夠鍥而不舍、任勞任怨。做到“三納入”計劃，計劃將檔案工作納入單位，納入領導議事日程，納入崗位職責，迫使各部門做好檔案管理工作。

4 結論

綜上所述，隨著社會的快速發展，信息化技術全面進校園的步伐，中小學后勤檔案管理工作的全面開展指日可待。那么作為學校后勤管理工作的一分子，應增強自身業務能力，按照國家有關文件的規定和要求，加快檔案室基礎設施的建設，硬件設施的配套，逐步形成一個質優齊全、量足合理的安全的對國家和學校有珍藏價值的館藏體系。

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作者簡介

王璐，女，青島，本科，檔案助理館員，研究方向：學校檔案管理、學校食品安全檔案管理。