淺議行政事業單位網上報銷

劉辰晨

摘要：網絡信息技術的飛速發展使得行政事業單位的報銷模式由傳統模式向信息化趨勢發展。相對于傳統模式的審批效率低下等弊端，網上報銷能夠有效完善內部控制，切實提高工作效率，有效改變財務管理理念。同時，文章針對網上報銷系統運行所面臨的諸多挑戰提出了幾點建議，為進一步完善行政事業單位財務信息化提供參考。

關鍵詞：行政事業單位 傳統模式 網上報銷

為全面推進行政事業單位內部控制建設，規范行政事業單位內部經濟和業務活動，提高內部控制的針對性和有效性，財政部發布了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號），對健全內部控制體系，加強內部權力制衡，有效控制財務風險提出了更高的要求。同時，隨著計算機信息處理技術的飛速發展，使得行政事業單位的報銷模式由傳統模式向信息化趨勢發展。傳統的報銷模式效率低下，費用控制管理滯后，已無法適應當前工作的需要，而網上報銷模式能夠提升工作效率，完善內部控制體系，符合更加長遠的發展需要。

一、傳統報銷模式的弊端

傳統的報銷模式以紙質版報銷單為介質，職工在費用發生之后，需要填寫各類紙質版報銷單，隨后請業務分管領導以及財務分管領導簽批，最后將報銷單移交財務部門進行報銷。這種傳統的報銷模式存在以下幾點弊端：

（一）業務審批效率低下。在傳統報銷模式下，業務人員需要手工填寫報銷單之后找各級領導簽字審批，當領導外出工作時，報銷業務就得不到及時處理，影響報銷進度，過多占用工作時間，而有效工作時間的浪費將直接導致行政事業單位組織運營成本的增加。

（二）財務審核效率低下。報銷人員將大量報銷單據送到財務部門以后，財務人員既要審核業務審批流程是否合理，又要審核原始憑證，復核各項金額，過多地忙碌于機械檢查復核，弱化了財務分析、內部控制等管理工作，不利于財務管理水平的提高。

（三）無法有效落實內部控制。在傳統報銷模式下，報銷流程無法固化，報銷人員如不熟悉流程，很可能導致報銷審批流程不符合內控規定，而財務人員機械化的工作，也可能導致報銷流程出現錯誤，繼而出現遺漏審批、越級審批等現象，無法有效落實內部控制。

二、網上報銷模式的特點與優勢

（一）網上報銷模式的特點。網上報銷通過線上單據填寫、線上業務審批、線上財務審核，形成了一套跨部門開放式的財務管理流程。在此模式下，報銷人員可以在任意時間任意地點提交報銷申請，并以附件形式上傳相關原始憑證，相關審批領導可在任意時間任意地點以數字簽名的方式進行業務審批，財務人員在審核相關原始憑證及報銷金額后，點擊生成報銷單據。作為對傳統報銷模式的創新與探索，具有以下幾點鮮明的特征：

1.報銷流程的可視性。每一位報銷人員均可在提交報銷流程后，在任意時間登陸網上報銷系統，實時查看待辦的報銷事項在整個報銷流程過程中的狀態，例如：報銷流程已經完成了哪幾個環節，目前在哪個環節等待審批，接下來還需要經過幾個環節的流轉等。各業務分管領導及財務分管領導可以實時查看報銷人員上傳的原始憑證，并通過待辦事項了解還有哪些流程及事項需要審批。

2.報銷流程的可關聯性。在網上報銷系統中，單一的報銷流程可以與事先完成的審批流程或其他報銷流程相互關聯。通過科學地設定審批流程、審批權限、預算額度等關鍵內控節點，規范了審批流程的流轉程序及審批權限，固化了預算數據的使用范圍及使用額度，使得每一個報銷流程都“事先審批，有章可循”。

3.流程審批的數字化。在網上填寫報銷單據以后，報銷人員無需再找相關領導簽字審批，系統自動將流程流轉給業務分管領導及財務分管領導審批，各審批領導利用數字簽名審批各類業務，安全的數字簽名相比傳統模式下的手工簽名，不僅快速高效，而且更加安全可靠，從源頭上有效杜絕了冒充簽字的風險，也避免了財務人員的審核困擾。

4.報銷信息的公開性。在網上報銷系統中，經過授權的報銷人員可以在線查詢各類報銷信息及流程，對行政事業單位會計核算及財務管理的規范性和精確性提出了更高的要求。通過網上報銷系統使報銷信息得到了高度共享及有效監督，形成了一個多部門、多用戶，各級領導、全體職工共同參與的監督體系，促進財務信息在單位內部公開，提升了財務人員的信息公開意識，推動了財務信息公開平臺的建設。

5.財務信息的及時性。在傳統模式下，經濟業務發生后的報銷、核算、記賬，是對已經發生的經濟業務的事后反映，如需要報表數字的匯總數，則需要等待更長的時間，信息反饋具有滯后性。而在網上報銷模式下，只要報銷流程一經啟動，財務信息能夠及時快速地進入到系統中，當需要某個財務信息時，只需要調用系統中的匯總數即可，實現了財務動態數據的有效更新，保證了財務信息的及時性。

（二）網上報銷模式的優勢。網上報銷模式是以計算機信息技術為手段，以提高工作效率為中心，體現集約化管理的現代財務管理模式。它既是一個信息系統，又是一種管理模式；既是一種技術創新，更是一種管理理念的更新。相對于傳統模式，網上報銷模式有以下幾大優勢：

1.有效完善內部控制。通過將內部控制流程以及財務報銷制度“固化”到網上報銷系統中，在系統中按照預設金額報銷，按照預設流程審批，使得業務審批更趨規范化，報銷流程更趨標準化，全面杜絕了遺漏審批、越級審批等現象，進一步提升了行政事業單位財務管理和會計核算的規范性，加強了內部控制的執行力度。

2.切實提高工作效率。網上報銷系統通過將報銷人、審批人、財務人員三者有效地相互協調，形成了一個科學有效的報銷流程。報銷人員提交報銷申請后，不再需要拿紙質的報銷單找各級審批領導簽字，而是通過網上報銷系統提請領導審批，并且可以隨時查看報銷流程的流轉進度。財務人員也不再需要對報銷審批流程進行審核，大大提高了業務人員和財務人員的工作效率。

3.有效改變財務管理理念。網上報銷系統的深入應用，有效地將財務人員的工作重心由財務核算轉向優化財務管理水平。在減輕日常核算工作量以后，財務人員能夠將更多的時間精力投入到財務管理事務中，使會計信息更加及時有效，保證會計信息能夠科學指導行政決策，也切實提高了財務人員的整體素質。

4.促進單位內部財務信息公開。隨著財政部門規范和加強財務信息公開的相關文件出臺，各級政府部門的主體意識也日漸增強，增加預決算公開信息，加大預決算公開力度，增進社會公眾對政府的理解，有效提升政府公信力。通過網上報銷系統的運行，各行政事業單位能夠科學、公開、透明地在單位內部實現財務信息公開，通過財務信息的高度共享，形成單位內部切實有效的立體監督格局，有效增進單位職工的責任感、使命感和內部凝聚力。

三、網上報銷系統運行過程中面臨的挑戰以及改進措施

（一）梳理完善相關內控制度，把控流程節點。財會[2015]24號文要求各行政事業單位健全內部控制體系，加強內部權力制衡及監督檢查工作。目前各單位內部控制制度體系不甚完善，落后于政府預算管理制度、財政國庫管理制度等，并影響了制度的執行效率和科學完整，因此，在設計網上報銷流程時，應結合本單位具體情況，更新工作方法及管理理念，全面梳理業務流程，完善風險評估機制，準確把握各報銷業務的授權事項環節，找準內控流程關鍵點，將科學完善的內控制度嵌入到網上報銷系統中去。

（二）實現網上報銷流程的有效關聯，提升財務服務水平。在網上報銷系統中，單一的報銷流程無法達到行政事業單位有效內部控制的要求，不同流程之間的有效相互關聯，是構建整個報銷系統的核心工作之一。各個報銷流程都需要與事先的資金預算審核流程相關聯。科學地設置各類單據及關聯流程，能有效地事先控制費用，從源頭杜絕資金風險，真正發揮出預算管理的作用，增強經濟業務活動事先審批的規范性，保證了網上報銷系統的良性運行，也有效提升了財務部門的服務水平。

（三）建立健全信息安全制度，保障信息安全。網上報銷系統既涉及資金安全又涉及會計信息安全，對網絡信息安全的要求很高，但目前行政事業單位普遍存在網絡監督技術相對落后、信息網絡系統不完善以及信息安全規章制度不合理等問題。因此，要努力做好數據信息安全維護工作，申請信息安全管理認證，建立健全信息安全管理規章制度。在網上報銷系統中嚴格設置審批權限，實現系統內部有效牽制，并深入宣傳，有效提高全員安全防范意識。

（四）注重提高人員綜合素質，網上報銷循序漸進。將信息技術與財務管理相結合，并應用于行政事業單位財務工作涉及整個管理模式的變革，除了需要借鑒和學習先進的技術和管理理念，還需要通過培訓提高業務人員和財務人員的綜合素質。例如：推出詳細的用戶操作手冊，指導相關人員盡快適應和熟悉網上報銷系統的流程和操作方法；在實施階段通過傳統紙質報銷和網上報銷同時進行，完成流程測試和業務評價，逐步發現問題并及時改進。

（五）拓展財務管理信息化平臺職能，實現向財務共享模式的最終轉變。網上報銷系統應與財務軟件、預算管理、銀企直連等系統實現無縫對接，但目前，行政事業單位的系統開發還處于分散階段，各個系統獨立進行，網上報銷系統僅僅是原有的傳統報銷流程再造，前端沒有和預算管理相連接，后端沒有和資金支付及賬務處理系統相連接，隨著信息技術的進一步發展，在財政部門的支持下，應繼續拓展平臺職能，實現與預算管理系統相結合，實時了解預算使用情況；與資金支付系統相結合，直接將報銷金額轉入報銷人員銀行卡中；與賬務處理系統相結合，直接生成會計憑證，簡化財務工作，提高工作效率。

參考文獻：

[1]徐永凡.網上報銷的基本內容及應注意的幾個問題[J].商業會計，2009，（24）：49-50.

[2]張擁軍.行政事業單位網上報銷模式探討[J].財會通訊，2011，（8）：70-71.

[3]莊麗.科研事業單位網上報銷財務控制系統基礎建設[J].財會研究，2013，（23）：227.

[4]丁宏.網上報銷系統提升服務質量與財務管理水平[J].財經界，2013，（21）：170-171.

[5]汪松.財務信息化及網上報銷帶來的財務變革[J].會計師，2013，（21）：21-22.