企業(yè)檔案工作面臨的問題與對策

段小瑩

[摘 要] 企業(yè)檔案是企業(yè)日常經(jīng)營管理和人員信息的文件資料，它以各種形式保存在企業(yè)內，且對于企業(yè)、社會、國家都有非常重要的意義。鑒于檔案對于企業(yè)的重要性，企業(yè)檔案工作者和企業(yè)領導部門要高度重視檔案工作。隨著時代發(fā)展，企業(yè)檔案工作面臨著新的問題。通過對目前企業(yè)檔案工作存在的問題進行分析，并提出對策，旨在為企業(yè)檔案工作提供參考。

[關鍵詞] 企業(yè)；檔案工作；創(chuàng)新發(fā)展

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8129（2017）03-0070-03

企業(yè)檔案工作不但是企業(yè)管理的基礎工作，同時，也管理著企業(yè)核心機密及無形資產(chǎn)，對企業(yè)的重要性不言而喻。企業(yè)檔案工作的好壞直接影響到企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟效益。因此，企業(yè)的領導者不可忽視檔案工作在企業(yè)的作用，檔案工作者也要做到認真工作、盡職盡責。對檔案工作中面臨的問題要及時發(fā)現(xiàn)、及時處理，并采取處理對策，爭取做到有效預防。

一、 企業(yè)檔案工作面臨的問題

（一）檔案管理意識不強，基礎設施配套不到位

我國大部分企業(yè)對于檔案工作認識度不夠，覺得檔案對于企業(yè)無關緊要，屬于雞肋部門，這導致了檔案工作在企業(yè)內不被領導重視。領導不重視就會產(chǎn)生一系列的連鎖效應，如檔案工作者對檔案工作沒有達到應有的認識，甚至認為檔案工作沒有技術含量，屬于閑差職位。相關業(yè)務人員對工作缺乏熱情，認為檔案管理崗位的工作與財務科、經(jīng)營辦、人力資源部相比是微不足道的工作，是沒有業(yè)績的工作。所以大部分檔案管理工作存在重形式輕內容的問題，經(jīng)常為了上級檢查而應付工作。另一方面，大部分企業(yè)檔案室狹小，通風、照明條件較差，管理工作設備不夠完善，比較落后，有的企業(yè)還保留著以人工為主的工作方式。企業(yè)領導對檔案工作不夠重視，對檔案設施配套也放任不管，大大影響了企業(yè)檔案工作的實施，這對企業(yè)是極不負責的行為。

（二）檔案人員綜合素質有待提升

許多工作人員對于檔案工作一知半解或者只有很淺層的認識，也不具備專業(yè)技術，認為工作只是簡單的記錄、存放等。檔案工作者在平常的工作中由于沒有專業(yè)技術，導致在歸檔、分類、整理上存在著諸多問題，這對企業(yè)檔案管理造成了安全隱患。另外，隨著時代的發(fā)展，新形勢對檔案工作有了更多新的要求，當下部分沒有專業(yè)檔案知識的人員已很難適應檔案管理工作的快節(jié)奏要求。部分檔案管理人員不注重提升自身的知識水平，不重視學習，不更新觀念，在遇到新問題時，缺乏創(chuàng)新意識，仍然使用舊方法處理，導致事倍功半，企業(yè)檔案人員專業(yè)水平和綜合素質的提升迫在眉睫。

（三）檔案管理信息化建設不足

我國大部分企業(yè)的檔案工作還保留在企業(yè)初建時的模樣，基本以人工操作為主，雖然，有些企業(yè)配備一些現(xiàn)代化的設備，但是用之甚少。隨著企業(yè)日益擴張，規(guī)模越來越大，檔案也隨之增多，傳統(tǒng)的以人工為主的工作模式已經(jīng)滿足不了檔案工作的需求，檔案工作效率低下，容易出現(xiàn)失誤等常見現(xiàn)象。企業(yè)的擴大，科技的進步，對檔案工作是一個新挑戰(zhàn)。

（四）檔案的管理與利用相分離

檔案的管理是為服務企業(yè)而工作的，當前的檔案管理大多是保存檔案資料，并沒有讓檔案的作用發(fā)揮起來。由于歷史原因和人為因素，部分檔案資源丟失，導致檔案斷代，失去了完整檔案的利用價值。另外，由于現(xiàn)在企業(yè)員工基本都是為了市場嚴峻的競爭而去奔波，爭取利益，很少為了企業(yè)競爭優(yōu)勢而去翻閱檔案，這就造成檔案服務企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的服務功能降低，使企業(yè)檔案處于閑置狀態(tài)。

二、 企業(yè)檔案工作的發(fā)展策略

（一）領導重視到位，改善基礎設施建設

只有從思想上得到重視并且改變，才能落實到行動中去。提高企業(yè)領導對檔案工作的認識是發(fā)展的第一步，也是重要的一步。領導要做到重新認識檔案工作，看清檔案工作對于企業(yè)的重要作用，把企業(yè)檔案工作作為企業(yè)規(guī)劃里重要的一個環(huán)節(jié)。領導重視到位的具體措施為定期去檔案室巡視工作，并要求檔案管理部門向領導匯報近期的工作情況，開展檔案工作會議，設立督察小組對檔案工作進行監(jiān)督檢查；另一方面，企業(yè)要成立專項檔案資金用于檔案室基礎設備建設，改善檔案室的環(huán)境，達到國家要求。在基礎設備建設上做到不吝嗇資金，把工作中需要用到的設備購置完善。檔案室環(huán)境好了、設備齊全，檔案工作者才能愉快的工作，工作起來得心應手，確保企業(yè)檔案工作順利開展。

（二）加強檔案隊伍建設，配備高素質檔案人才

檔案工作是一項技術性工作，它需要一批專業(yè)的人才來管理，企業(yè)在投入財力后，在配備人才方面也要跟上腳步。檔案工作想要發(fā)展，第一關鍵還是人才，只有企業(yè)擁有一批專業(yè)性強、素質高的人才，企業(yè)的檔案工作才能與時俱進，才能發(fā)展得更好。企業(yè)可以通過對外招聘檔案管理人才，也可以對企業(yè)的檔案工作者進行培訓[1]。另外，加強企業(yè)檔案隊伍建設還需要有一名好的管理者，對檔案工作者實行嚴格的管理，并設立科學的規(guī)章制度，對工作者實行績效考核、獎罰等。通過這些措施，企業(yè)擁有了一批高素質人才，檔案工作室工作氛圍良好、工作人員個個激情飽滿、斗志昂揚。

（三）充分調動檔案工作人員的積極性

企業(yè)檔案管理工作由于比較枯燥，工作人員工作的激情都不高，企業(yè)應當把檔案工作是療養(yǎng)工作的理念打破，完善管理機制并制定考核標準，實行競爭上崗、擇優(yōu)上崗的機制。每月固定進行考核，對考核不達標者進行處罰或者轉崗，對考核成績優(yōu)秀者給予獎勵。激勵檔案工作人員的工作積極性，采用獎金或者個人職業(yè)能力培養(yǎng)等手段激勵他們開拓創(chuàng)新。

（四）加快檔案信息化建設，開發(fā)利用檔案信息資源

隨著科學技術的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作改變傳統(tǒng)落后的局面，跟上信息化的腳步，實現(xiàn)檔案信息化建設。企業(yè)需要從觀念上接受現(xiàn)代化科技的變革，從行動上掌握現(xiàn)代化技術，在檔案室配備信息化建設所需要的設備。如在檔案室內配備打印機、復印機以及一些通訊設備，實現(xiàn)電腦辦公無紙辦公，真正做到檔案信息化建設。另一面，企業(yè)在信息化建設的過程中，還可以開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)企業(yè)間檔案信息互相交流、互相借鑒，為企業(yè)檔案更好的發(fā)展做鋪墊[2]。

三、結語

總而言之，檔案工作的好壞是衡量企業(yè)發(fā)展的標桿，是企業(yè)健康穩(wěn)定的保障。在新時期下，企業(yè)檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)與機遇，企業(yè)要想方設法解決這些問題。重視檔案的重要性，從基礎設備上改變，做到與時俱進。只有這樣，檔案工作的作用才能體現(xiàn)出來，企業(yè)才能做到持久發(fā)展，為人民為社會為國家做出貢獻，更好地服務于人民。

[參考文獻]

[1]邵金耀.新時期檔案保護技術工作面臨的問題與對策[J].檔案學研究，2016，（02）.

[2]向倩嵐.國企檔案工作面臨的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2017，（03）.

[3]竇曉光.努力建設具有中國特色的檔案管理體制——轉型期的檔案管理體制改革研究之二[J]. 檔案學通訊，2006，（01）.

[責任編輯：曾 菡]