淺談醫院文書檔案管理中存在的問題及對策

朱文穎

摘要：文書檔案是記錄一個組織機構或者個人信息的途徑，對個人以及某個機構部門的發展具有很重要的借鑒和參考價值。本文主要是對醫院文書檔案管理的重要性進行了解，結合醫院以及檔案管理的現狀，分析出醫院文書檔案管理存在的問題，針對具體問題，結合醫院發展的特性，提出完善檔案管理的對策。

關鍵詞：醫院；文書檔案；檔案管理；問題；對策

一、醫院文書檔案管理的重要性

（一）為醫療科研創新提供基礎

文書檔案是為醫院提供服務的部門之一，它的存在為醫療提供了很好的可查詢的資料和相關的數據，存有很多對科研有用的書籍和資料，是醫院的資料庫。醫院的檔案中對每一項手術以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄，所以當遇到同類病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結合患者自身情況，研究或開創出新的治療方法，推動醫療科研創新。

（二）為患者提供完善的醫療記錄

文書檔案室存有醫院的很多的數據的，對于病人的一些相關的數據和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲，當患者接受治療后又出現一些并發癥，可以通過醫療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進行記錄，這樣會方便后期需要的時候進行查閱。

（三）為管理決策提供依據

醫院也是在不斷的經營中完善和發展的，也會定期舉辦大型的醫療座談會以及派遣相關人員出去進修，或者醫院發展轉型與創新，這些行政類的管理決策往往也是需要依據和支持的，醫院的文書檔案對歷年來醫院發展的歷程以及相關活動和成果進行記錄，為后期醫院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。

二、醫院文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案工作人員的素質匱乏

在很多的醫院中對人才的培養有著自己重點培養的對象和人群，與此同時在醫院的人才培養方案中一般對技術人員的培養和培訓較為重視，但是卻忽略了醫院檔案室檔案文書人員的培養和學習。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統方法和傳統經驗上，以這種管理水平和思想方式受到束縛，這樣也追不上了時代的發展潮流。有些醫院的檔案管理人員自身的大學專業和文書檔案管理的崗位不符合，很多管理人員都是從事計算機行業、護理行業和行政工作，后來轉為檔案管理工作。由于他們缺少專業的文書檔案的管理知識，所以對從事這個行業的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規定來進行規范標準化來執行和完成工作。

（二）檔案管理制度不健全

檔案資料重要性不言而喻，妥善的保管和使用檔案資料的前提就是需要完整的檔案管理制度，目前，在醫院單位中，都有明文規定，設立領導一系列的檔案管理制度，在很多的醫院里面都沒有對檔案管理有著正規的規定和規章制度，表現出規章制度不明確，所以人員在工作中會出現錯誤，很多應該處理的資料沒有及時的統一、高效的進行收集和處理，檔案室的管理不嚴密，管理規定脫節，這樣一來檔案室的工作不夠完善，這樣就產生了文檔的存儲較為混亂，這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。

（三）檔案管理基礎設施欠缺

在很多醫院都會出現這種情況，醫院里面的消防設備、檔案管理設備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規定和標準的。同時醫院的檔案管理技術和設備較為落后，限制了文檔管理向前發展。隨著社會不斷的進步和科技經濟的不斷的發展，互聯網的應用和計算機的應用都在醫院的管理中得到了廣泛的應用和發展。同時傳統的文書檔案的管理的模式較為落后已經不能夠滿足現在的醫院的發展需要，我們必須要對傳統的文書檔案管理模式進行更新換代。但是受到了經濟的制約和限制醫院對檔案的管理的投入資金有著不足，所以迫使很多醫院的檔案管理不夠完善，不能實現現代化的管理。

三、完善醫院文書檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人員的素質

加強檔案室人員的學習和素質是非常必要的，同時對我們醫院的管理層，例如文書、檔案室人員進行專業的培訓，對專業的知識和整理文案的能力進行提高。這樣會相應的提高了檔案室的材料的規整度。也要提高領導層和文員的檔案意識，要讓他們了解規章制度，同時要加大對檔案管理的宣傳力度，要讓醫院的領導們和職工對文書檔案有進一步的認識和了解。所以，要提高文書檔案相關的管理人員的專業水平，對其進行系統的培訓，這就要將文書檔案的管理歸納到醫院的重要發展戰略里進行重點關注，最好要每年派管理人員進行專業的培訓和學習，不斷的加強文書檔案基礎知識的培訓，只有通過不斷的專業的培訓和知識不斷的更新、不斷的進修學習，才能夠更好的提高管理人員的水平，讓其更好高效的完成管理任務，這樣會讓文書檔案穩定有序的發展。

（二）建立健全檔案管理制度

社會在進步和發展，現代社會的科技發展與日俱新，文書檔案的發展也要進行科學化的管理，醫院要設立相應的檔案管理體系，將醫院各科室、各部門進行統一考核和統一管理，所以對文書檔案進行制度性管理是非常有必要和有效的措施。

（三）完善檔案管理基礎設施建設

現在對文書檔案管理的硬件設施進行更新和資金的投入，對技術和設備進行翻新，對文書檔案進行現代化的管理，如辦公設備、檔案室的用房，要進行防火、防盜、防潮、防蟲等防護措施來減輕檔案的消耗。更要引進計算機軟件技術對文件進行歸類和整合，進行合理的搭配利用。經過計算機的整合和整理遠程信息的技術實現了文字和圖片聲像等信息進行系統化、科學化的管理，同時可以方便與管理人員利用計算機進行以最快最方便省時省力的進行查找和搜索，這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯網還可以整合醫院的各個系統的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會將檔案管理的基礎設施記性優化的同時也實現了檔案管理的現代化。

總結：

綜上所述，通過對醫院工作性質的了解，可得出文書檔案在醫院的發展建設中發揮著很大的重要作用，對醫療技術的改進、對醫院發展過程中的重大決策都有影響，所以對當前醫院文書檔案管理中存在的問題進行總結和研究是一件具有研究價值的事項，結合醫院發展定位以及社會地位，對醫院文書檔案管理中存在的問題提出解決對策，對醫院的創新發展具有促進作用。

參考文獻：

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