淺談醫(yī)院檔案的管理和利用

孟晶

摘要：檔案保存的目的是為了提供利用。利用是為了查找有利用價值的憑證和依據(jù)。開發(fā)和利用檔案信息資源，是為了使檔案在工作中能更好地發(fā)揮檔案的利用價值。以往工作中存在著檔案利用的傳統(tǒng)化和被動服務(wù)，直接影響著檔案的提供利用，也嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開發(fā)和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和根本目的，如何做好檔案的提供利用，發(fā)揮檔案的利用價值，本文進行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；開發(fā)；利用

1醫(yī)院檔案管理的特點

1.1醫(yī)院檔案管理具有綜合性

當(dāng)前我國醫(yī)院檔案都是由檔案室進行管理，其涵蓋的內(nèi)容較多，存在著各種載體的材料，而且文件的來源具有多樣化的特點火，不僅包括各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性的文件，而且還包括與其他單位往來的文件，一些編史修志的材料也屬于檔案室統(tǒng)管的范疇。

1.2醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)性機構(gòu)，其業(yè)務(wù)主要以醫(yī)療工作為主，這也決定了醫(yī)院檔案具有較強的專業(yè)性特點。醫(yī)院檔案多為醫(yī)療工作中產(chǎn)生的，是對醫(yī)療工作的真實反映，其所記述的內(nèi)容具有較強的專業(yè)性。

1.3醫(yī)院檔案管理具有相對的保密性

醫(yī)院檔案具有較強的業(yè)務(wù)性及保密性，其最終目的是為了能夠有效的利用，但當(dāng)前醫(yī)院檔案開放程度還不高，主要為本院的工作人員提供利用，缺乏深層次的服務(wù)。

1.4醫(yī)院檔案管理具有階段性

由于醫(yī)院具有較多的行政管理科室，這就使其產(chǎn)生的材料具有明顯的分散性，醫(yī)院為了確保某一時間段內(nèi)的文件材料具有一定的系統(tǒng)性和連續(xù)性，則在檔案管理工作中往往會在一定時間內(nèi)對所形成的文件材料進行整理，這就使醫(yī)院檔案具有一定的階段性特點。

2醫(yī)院檔案開發(fā)利用的具體策略

在醫(yī)院管理工作中，檔案管理作為其中非常重要的組成內(nèi)容，通過加強醫(yī)院檔案管理工作，可以有效的確保醫(yī)院工作質(zhì)量和效率的提升。特別是在當(dāng)前醫(yī)院服務(wù)模式發(fā)生轉(zhuǎn)變的新形勢下，醫(yī)院檔案的開發(fā)利用越來越受到重視，通過對醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，可以更加提高醫(yī)院的業(yè)績和管理水平，為醫(yī)院健康、有序的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.1加快醫(yī)院信息化建設(shè)

在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的新形勢下，對醫(yī)院檔案提出了信息化建設(shè)的要求，通過醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，可以更好的對醫(yī)院檔案管理進行規(guī)范，有利于醫(yī)院檔案管理水平的提升。特別是在當(dāng)前醫(yī)療業(yè)務(wù)快速發(fā)展的情況下，檔案作為重要的信息資源，對其進行開發(fā)利用變得越發(fā)重要。而且醫(yī)院內(nèi)電子病因及辦公自動化的實現(xiàn)，更加快了醫(yī)院檔案管理信息化的進程。醫(yī)院檔案作為重要的信息資源，其在為廣大醫(yī)務(wù)人員提供豐富的信息資源的同時，也為醫(yī)院管理人員提供完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，為其決策過程中提供重要的參考。這就需要加快醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)工作，從而打破醫(yī)院檔案利用上的各種局限性，使醫(yī)院檔案更具開放性，確保醫(yī)院檔案服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，使其能夠更好的為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研等業(yè)務(wù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2進一步完善醫(yī)院檔案的管理制度

檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.3完善檔案信息資源的管理

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。

長期以來，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在較大的差異，而且具有形式多樣的特點。由于室藏結(jié)構(gòu)的科學(xué)性和合理性會直接影響到檔案儲藏的質(zhì)量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.4提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作中對于技術(shù)性和專業(yè)性具有較強的要求，這就需要配備專業(yè)的檔案管理人員和檔案管理機構(gòu)。但在當(dāng)前我國大多數(shù)醫(yī)院中，由于對檔案管理工作重視度不夠，并沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，多是由醫(yī)院辦公室人員進行兼任，這就導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識，再加之平時培訓(xùn)的進修機會較少，從而導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)和管理水平普遍偏低，無法與當(dāng)前檔案管理的需要有效的適應(yīng)，而且在檔案管理工作中缺乏創(chuàng)新意識，不能順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

3結(jié)語

檔案管理具有較強的專業(yè)性和系統(tǒng)性，特別是對于醫(yī)院檔案管理工作來講，更需要對每一道程序和每一個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格把關(guān)，進一步對醫(yī)院檔案管理制度進行完善，加快檔案管理人才隊伍的建設(shè)，這樣才能打破傳統(tǒng)檔案利用的束縛，在檔案開發(fā)利用工作中進行不斷創(chuàng)新，使檔案更好的發(fā)揮出自身的憑證和依據(jù)作用，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為醫(yī)院的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。endprint