試論“文件生命周期理論”與“檔案生命周期理論”

嚴永官

摘 要：我國檔案界對“文件生命周期理論”的研究和傳播較為熱衷，而對于“檔案生命周期理論”的研究則頗為冷落。“文件生命周期理論”與“檔案生命周期理論”是分屬于兩個相鄰學科的理論，但兩者具有極為緊密的關聯。從生命周期的長短來看，“檔案生命周期”要遠遠超過“文件生命周期”；從“生命周期理論”的本意出發，研究只能前移而無法后伸。

關鍵詞：文件生命周期；檔案生命周期；理論研究

引言

自美國檔案學者菲利普·布魯克斯在20世紀文件數量急劇增長的專業背景下，于1940年提出“文件生命周期”概念，并在我國于20世紀80年代由陳兆祦等學者正式提出“文件生命周期論”以來，我國檔案界對其研究和傳播用“熱衷”一詞來評價并不為過。在“讀秀”網上僅僅以“文件生命周期理論”作為文章標題的關鍵詞來檢索，就能查到匹配的文章250篇，而在“龍源期刊網”上以“文件生命周期理論”作為關鍵詞進行全文檢索，相關文章竟達826篇。且大多發表在檔案專業刊物上，作者也多為檔案從業人員。除此之外，還有兩部專著較為系統地傳播了“文件生命周期”及其對我國檔案學理論的影響：一部是何嘉蓀、傅榮校的《文件運動規律研究——從新視角審視檔案學基礎理論》（中國檔案出版社，1999年出版）；一部是吳品才的《文件縱橫運動論》（中國檔案出版社，2002年出版）。足見其熱鬧程度。

相比之下，我國檔案界對于“檔案生命周期”的研究則頗為冷落。經檢索目前所能見到的只有刊發于《檔案學通訊》1999年第1期，由劉東斌先生撰寫的《試論檔案運動周期與檔案價值周期——兼論文件生命周期理論不適合我國檔案工作實際》一文，文中提出了“文件生命運動周期的結束，正是檔案生命運動周期的開始”。其他最多也就是有少量的文章論述了“文件生命周期”并不適用于我國檔案工作實踐和檔案學理論。即使在龍源期刊網上以“檔案生命周期”為關鍵詞進行“全文檢索”，也只查到由丁紅燕撰寫的相類似的《試論電力基建檔案全生命周期管理》一文（《山東工業技術》2014年第24期）。

對于此種現象，筆者深感疑惑，故不揣冒昧試想讓“檔案生命周期理論”來挑戰一下“文件生命周期理論”。當然，限于本人理論功底的不足和由于長期在實踐部門工作而形成的對于理論認識的角度可能有所偏頗等原因，本文所述的內容甚至觀點難免有不妥之處，還敬請大家批評指正。

1 關于“文件生命周期理論”

“文件生命周期理論的形成意味著現代檔案學的成熟，為當時已存在的（美國）文件中心提供了理論依據。”“‘文件生命周期理論是‘研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件-檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。它試圖使文件的整個生命運動過程都得到全貌控制，實現文件管理的高效化，因此也是指導文件-檔案全過程管理的基本理論。”[1]由此概念出發，筆者不免要提出以下疑問：

1.1 “文件生命周期理論”能否包括文件的整個生命周期？筆者認為不能，起碼在我國是肯定不能。因為在我國對于文件和檔案的管理是由不同的機構負責，而且其管理的目的和模式也不盡相同。文件工作者關心的是文件的形成和發揮現行效用，一旦文件失去了現行效用，文件工作者就不會再給予適當的關注，這種觀念和現象是由我國社會分工的職責所決定的。正因為這樣，所以在我國專門設有從國家到基層多層次的完整的檔案工作網絡，對部分已經失去現行效用，但日后又有可能還需要查找利用的文件，轉化為檔案來長期或永久保管，從而延長了這部分文件實體的壽命，但此時這一實體已經是被稱為檔案這一事物的生命周期了。所以，如果我們從具體的物質實體出發來考量的話，其實“文件生命周期理論”針對的只是具體的物質實體中的文件階段。

1.2 “文件生命周期理論”對檔案學理論的影響有多大？不管是“文件生命周期理論”還是“檔案生命周期理論”，其中的“生命周期”主要均是指物質載體的壽命而并非指其所載信息的壽命。因為文件抑或檔案所載信息的壽命完全可以通過匯編出版等途徑來無限延長。如此看來，在我國既然依據文件和檔案這一事物在不同階段體現出的本質屬性，而將其作為兩種對象來管理，那么“文件生命周期理論”充其量也只能是對文件階段的管理產生理論指導作用，盡管這一階段的管理結果會對“檔案生命周期”產生直接的影響，但其并不可能直接對檔案管理及檔案學理論產生多大的影響，更不可能成為“指導文件-檔案全過程管理的基本理論”，因為這畢竟屬于兩個相鄰的學科。

1.3 檔案界研究“文件生命周期理論”的根本動因何在？如果說文件工作者對“文件生命周期理論”研究和傳播甚至參與完善乃至發展是其本職應有作為的話，那么檔案人熱衷此理論的研究，其根本動因又是什么呢？為什么這些文章大多發表在檔案專業刊物，而且作者也多為檔案人呢？筆者百思不得其解。檔案人在檔案學理論亟須精耕細作之時，卻在“文件生命周期理論”的研究和傳播上花去如此精力？

2 關于“檔案生命周期理論”

劉東斌先生早在18年前就從“檔案運動周期”（分為四個階段）和“檔案價值周期”（分為三個階段）兩個方面綜合論述了“檔案生命周期理論”[2]。筆者認為這些論述在傳統檔案管理階段是有其合理性的，只是還不夠全面而已。盡管“檔案生命周期理論”與“文件生命周期理論”是分屬于不同學科的理論，但“文件生命周期理論”的研究方法則是完全可能供我們進行“檔案生命周期理論”研究時借鑒的。筆者對“檔案生命周期理論”有以下三點認識：

2.1 檔案作為一個客觀存在的物質實體，必然有其生命周期。就傳統的檔案而言，一般都具有物質載體、所記載的信息及其記載方式三個要素。其中只有“信息”是完全可以被采取多種方式從原有檔案上轉移出來，以進入另一種生命形態之中而得以長久保存。而其中的物質載體和記載方式都有其自然的生命周期，所以檔案必然有其生命周期。至于對電子文件的認識而論，盡管在上海、山東等地已經開始研究和推廣單套制歸檔模式，但電子文件的保存同樣需要依賴于一定的物理設備和存儲環境中的軟件等。而這些軟硬件的生命周期或其可轉移性則也毫無疑問地成了影響檔案生命周期的因素。

2.2 檔案學理論有必要對其基礎研究對象——檔案的生命周期作出理論的闡述。既然承認檔案是客觀存在的物質實體，就必然有其自身的生命周期，那么檔案學科就有必要對其加強理論研究，盡管這個研究領域只是研究角度的獨特而研究內容并不復雜，但將其作為檔案學基礎理論研究這架大琴的一個鍵，適當地點一下還是很有必要的。何況目前“文件生命周期理論”研究已經達到了一定的熱度，在這種情況下開展對“檔案生命周期理論”的研究就顯得尤為必要。

2.3 “檔案生命周期理論”的內涵。劉東斌先生將“檔案生命周期理論”分為“檔案運動周期”和“檔案價值周期”兩大部分，并從現行檔案階段、半現行檔案階段、非現行檔案階段、檔案文物永久保存階段等四個階段，以及現實價值階段、史料價值階段、文化價值階段等三個階段逐一作了闡述。[3]筆者基本贊同，只是感到還不夠完整，只論及了其中的一個部分。筆者認為“檔案生命周期”大致可以分為三個階段。由于本文只是著重從總體上將“檔案生命周期理論”與“文件生命周期理論”在比較中進行論述，所以對于“檔案生命周期理論”本身的研究無法展開，只能是點到為止。下面只對檔案生命周期中的三個階段作簡要的闡述。

一是檔案的孕育期。盡管“檔案生命周期”的概念針對的只是檔案，但我們要研究“檔案生命周期理論”，卻不得不將研究向前延伸，強化前端控制，加強對文件的有關研究。然而，這里的研究并不能完全借用“文件生命周期理論”的研究成果，因為此處對文件的研究應當是由檔案出發，即從檔案管理的角度，只對文件中與檔案有關的部分進行的研究。主要是從提高文件載體和書寫方式、辦文程序等的研究，以增強檔案的真實性、可靠性以及延長壽命的有效性。從而保證檔案化管理在文件歸檔成為檔案前就開展，目的是要確保文件的質量，即具有真實性、完整性、可靠性和長期有效性等檔案特質。充分認識和理解從檔案管理的角度對文件進行前端控制的意義，可以使檔案人員通過全過程監控文件的生成和流轉等各個環節，使每一件文件都具備成為檔案的條件并能及時轉入檔案管理的階段。

二是檔案的傳統管理期。在檔案的傳統管理實踐中體現出來的主要就是對檔案實體的管理，所以此時需要研究的就是如何最大限度地延長檔案實體的壽命，以增加其生命周期的長度，就是我們常說的是檔案的實體安全。在這一階段中對于檔案價值的研究、鑒定顯得十分重要，因為它確定著檔案生命周期的長短。即凡體現價值的時間越短，這份檔案的生命周期也就越短，反之亦然。尤其對于經價值鑒定認為可以銷毀的檔案而言，其實體就有可能會不復存在。但對于檔案價值的研究和鑒定則是一個預測性的工作，其中的人為因素很強，所以對同一件檔案，在價值評定上不同的人和不同的時間會有不同的結果。而且這種價值的確定盡管是經過逐件甚至逐頁鑒定的，但其結果又往往是以類型來劃分的。如年度計劃定期保存，年度總結則需要永久保存。因此，不管年度總結類檔案價值體現的真正時限或體現頻率如何，它都被作為永久保存，從而具有了永久的生命周期，直到物質載體消亡為止。

三是檔案的現代管理期。隨著計算機技術等現代科學技術在檔案管理中的應用，目前對檔案的管理已經進入現代管理期，其管理模式出現了兩個方面的變化：首先是目前已經由原來的對檔案的實體管理進入主要是對檔案信息管理的階段，這個模式的實現主要是靠增量檔案的電子化和存量檔案的全文掃描，以及對于已經將所載信息電子化的檔案實體實行打包封存的方法來實現的。其次是目前已經在部分地區推廣施行的“電子檔案單套制管理辦法”。從上海浦東新區的試點來看，就是“緊緊圍繞電子檔案‘真實完整、安全可靠、長期可用的本質要求，”應用“電子簽名、元數據采集、日志管理、四性檢測、操作審計和全文檢索等技術，”設計“通用數據采集、電子檔案格式轉換、電子檔案離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具”，從而有效地解決“電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難等問題，使各業務部門在統一的網絡平臺和互信、互認的軟件系統上開展文檔一體化管理，保障了電子檔案的來源可信、管理可靠、長期可用，大大地提升行政管理效率和行政服務效能”。[4]

據此，“檔案生命周期理論”可以圍繞以上三個階段，從檔案的資源組織、科學管理、有效利用等方面入手，進行全面的研究。

3 “文件生命周期理論”與“檔案生命周期理論”的關系

3.1 從學科屬性來看，是分屬于兩個相鄰學科的理論。“文件生命周期理論”屬于文書學（或叫文件管理學）的研究領域，研究的是文件的生命周期及其各階段的科學管理，只針對這一事物的文件階段。而“檔案生命周期理論”則屬于檔案學的研究領域，研究的是檔案的生命周期。然而，在研究這一事物的檔案階段的同時，還需要研究其前身文件階段，因為檔案是由文件轉化而來的。

3.2 從相互聯系來看，兩者具有極為緊密的關聯，因為其研究對象就是同一事物的兩個階段。在我國檔案學理論中就文件與檔案的關系而言，盡管近期有劉東斌先生在《檔案直接形成論》（河南大學出版社2016年4月出版）一書中提出了先有檔案，文件是檔案的復制件的觀點，但目前基本或說主體的觀點還仍然是“檔案是由文件轉化而來的”，文件轉化為檔案的基本條件是辦理完畢。筆者認為，文件轉化為檔案的根本就是保管目的和管理模式的轉變。由此，我們可以看到，文件和檔案從實體而言是同一事物在不同階段由于其基本屬性和管理模式的不同而引用的兩個名稱。從文件階段到檔案階段是一個連續統一、前后銜接的運動過程，必須把從文件到檔案的管理看做一個系統工程，采取統一的工作制度、程序和方法來控制既各有特點但卻始終相互關聯和前后銜接的整體過程。因此，“檔案生命周期理論”與“文件生命周期理論”必然具有極為緊密的聯系。

4 “檔案生命周期理論”對“文件生命周期理論”的挑戰

4.1 從生命周期的長短來看，“檔案生命周期”要遠遠超過“文件生命周期”。文件從形成并作為辦事依據，到完成現行效用后，一部分將因不再需要而被即時處理；另一部分則為日后備查而歸檔案室作為檔案保存，并按照有關規定于10年、20年后向有關檔案館移交。所以對于某份具體的文件而言，不管是在辦理完畢后直接處理掉還是被選出歸檔保存，其生命周期都只有短短的幾年（一般來說是只有一至二年），當其進入檔案室或檔案館保存后，它的生命周期則相對比較長久，即使只需要長期保存的檔案也需要保存滿30或50年才會被剔除銷毀。而需要永久保存的則更不必說，要直到其作為物質消亡才結束。

4.2 從“生命周期理論”的本意出發，研究只能前移而無法后伸。即“檔案生命周期理論”中應當包括從檔案角度出發對文件生命周期研究的內容，此時盡管客觀的物質還是文件，但其對于檔案的質量、真實性及其壽命有著直接的關系，所以對“檔案生命周期理論”研究需要前置。這就像我們在研究某個單位歷史的時候，只要其有前身，一般總會前移到對其前身的研究。如“武漢大學信息管理學院，前身是創建于1920年的武昌文華大學圖書科。1929年，武昌文華大學圖書科獨立為武昌文華圖書館專科學校。1953年武昌文華圖書館專科學校并入武漢大學，建立圖書館學系。1984年，經原國家教委批準建立圖書情報學院。2001年，更名為信息管理學院”。[5]

相反，對于“文件生命周期理論”的研究卻不能向后延伸，因為如果要向后延伸到檔案部分，那就會顯得矛盾和不夠嚴謹。“文件生命周期理論”“是指導文件-檔案全過程管理的基本理論”的說法，其實也是存在著無法解決的矛盾的。因為當文件進入檔案館保存后，對這一物質載體的生命周期研究已經進入“檔案生命周期理論”的研究范疇，我們無法想象將其一并納入至其前身文件生命周期的研究之中。如前例我們不可能在研究“武昌文華大學圖書科”的歷史時，將其向后延伸到“武漢大學信息管理學院”，因為這樣的先見之明會顯得異常的滑稽。

參考文獻：

[1]360百科.文件生命周期.[EB/OL][2017-1-21].http：//baike.so.com/doc/709597-751166.html.

[2][3] 劉東斌. 試論檔案運動周期與檔案價值周期——兼論文件生命周期理論不適合我國檔案工作實際[J].檔案學通訊.1999（1）：6～10.

[4] 朱建中、王瑋.電子檔案“單套制”開啟檔案管理新時代[J].上海檔案.2016（11）：8～11.

[5] 武漢大學信息管理學院官網[EB/OL][2017-1-21].http：//sim.whu.edu.cn/xy/xygk/2016-05-06/470.html.

（作者單位：上海市奉賢區檔案館 來稿日期：2017-04-06）