探析檔案社會化管理的發展合理性

王婧文

摘 要：近年來，隨著檔案事業的發展，檔案中介機構逐步發展起來。檔案中介機構主要以承接企事業單位或是檔案館的檔案業務來運行。這種將檔案業務外包給市場的檔案管理模式其實質為檔案的社會化管理，能夠有效降低企業成本，提高檔案管理水平。本文將從檔案學、管理學、經濟學三個維度來闡釋檔案社會化管理的可行性，從社會整體、經濟效益、行政體制改革、制度的規范、信息技術發展五個維度詮釋檔案社會化管理的必然性，并以此闡明檔案社會化管理是合理的。

關鍵詞：檔案管理；業務外包；中介機構

隨著檔案管理的社會化發展，檔案業務外包已經成為企業管理檔案的新趨勢，符合社會發展需求的檔案中介機構應運而生。不可否認，檔案業務外包作為企業一種經營管理戰略，有效解決了檔案部門人力資源匱乏、部門經費短缺、信息技術落后、專業化程度不高等問題。

1 本文將從檔案業務外包的理論基礎探析其發展的可行性

筆者認為支撐檔案業務外包的理論主要來自檔案學、管理學、經濟學這三個方面。它們對我國檔案管理社會化工作具有重大指導意義。

1.1筆者將從檔案學的角度研究檔案業務外包產生的系統內在邏輯。檔案學對于檔案業務外包的理論支持主要有文件雙元價值理論與文件生命周期理論。文件雙元價值理論是對檔案價值的肯定。從一定意義上說，社會科學是關于價值的科學。檔案有了價值，社會才會對檔案有需求。文件生命周期理論表明文件具有階段性，檔案的保管利用需依據其階段性來確定。

1.1.1 文件雙元價值理論。文件雙元價值強調了文件因其價值而存在，文件的價值包含工具價值與信息價值兩種。文件的工具價值是指文件具有彌補人類記憶偏差的工具作用，文件的信息價值是指文件自身內容所具有的信息傳遞的作用。文件價值目標的實現依賴于文件的有效利用，這種有效利用是指文件通過安全高效的管理方式得以服務于文件形成機關與社會大眾，滿足社會利用需求。這高度耦合了檔案社會化管理的本質特點與最終目標，以價值認識為起點，檔案業務外包完全符合檔案事物的內在規律與價值利用。不難發現，滿足利用需求的檔案業務外包是檔案價值外化的體現。

1.1.2 文件生命周期理論。文件生命周期理論指出文件從形成到銷毀或永久保存呈現出明顯的階段性特征，以此將文件運動階段劃分為現行、半現行和非現行三個階段[1]。由于現行文件需頻繁使用，檔案部門一般選擇將半現行和非現行文件進行外包，這充分符合文件生命周期理論對文件管理的要求。文件生命周期理論強調對于文件的管理應針對其價值形態的變化，尋求適宜各階段文件的保管場地與保管方式。檔案中介機構通過對文件的集成化與專業化管理，有效降低企業成本并安全高效保管文件，成為企業文件中半現行文件與非現行文件的最佳保管場地，符合文件生命周期理論對文件階段式管理的要求。檔案業務外包無疑是一種價廉質優的最佳管理方式。

1.2 筆者從管理學角度出發研究檔案業務外包對優化企業管理的重大意義。支撐檔案業務外包的管理學理論主要包括企業再造理論、核心競爭力理論與價值鏈理論。隨著信息技術革命的到來，市場競爭加劇，企業重新進行戰略定位與機構重組，不再是致力于彌補自身資源缺陷，而是集中精力發展核心能力從而提高整個企業價值，因此檔案業務外包無疑成為企業的最優選擇。

1.2.1 企業再造理論。企業再造是指以流程重組為導向，以組織機構改造為依托，從而達到精簡工作流程，提升績效的目的。企業追求低成本、高質量的檔案社會化管理的目標與企業再造理論是一致的[2]。企業可以通過調查打破原有的分工方式，并將檔案部門中非核心業務或專業化程度高的業務進行外包，即將自己的“短板”剝離出去，集中精力發展核心業務，使自身的“長板”更長，從而形成絕對優勢，達到優化自身配置，提升績效的目標。

1.2.2 核心競爭力理論。核心競爭力作為一種隱性資產，是企業區別于其他競爭對手的差別化知識體系，能為企業創造根本價值。在快速多變的市場競爭中，企業僅靠自身資源進行自我調整的速度很難趕上市場變化的速度[3]，因此企業不應再追求大而全的發展模式，而是將有限資源集中在核心業務上，將非核心業務進行外包，集中力量塑造核心競爭力。檔案業務屬于企業（除檔案中介機構外）業務中的非核心業務，因此理應進行外包。檔案業務外包作為新興經營理念，能夠有效節約管理成本，提高管理效益，優化業務流程，并整合利用了檔案中介機構的專業優勢，構建了適應性強、設置靈活的外部機構進行協作與戰略同盟，擴大企業的邊界，從而降低企業管理的風險。

1.2.3 價值鏈理論。核心競爭力是能滿足客戶利益的能力，價值鏈是能動態創造價值的能力，核心競爭力和價值鏈彼此相連的戰略流程構成核心能力。企業的價值創造是通過一系列活動構成的，這些互不相同又相互關聯的生產經營活動構成了一個創造價值的動態過程，即價值鏈。企業通過對價值鏈的成本與效益的權衡，保留并優化收益大于成本的部分，刪除或改造收益小于成本的部分，從而縮小經營范圍，重置組織機構，將資源集中在最能給企業帶來效益的環節以發揮其最大功能。通過這種模式，企業整體提高了價值鏈的價值，促成了規模經濟，極大滿足了企業的戰略發展要求。

1.3 筆者從經濟學角度出發研究檔案業務外包為企業帶來的最大經濟效益。本文通過博弈論與交易成本這兩個理論展開分析經濟學對檔案業務外包的理論貢獻。博弈論是對檔案業務外包過程通過建立博弈模型進行風險評估分析，從而最大限度規避風險。交易成本理論是通過對“業務內包”與“業務外包”的交易成本比較，選擇最低成本交易的方式處理檔案業務。

1.3.1 博弈論。檔案部門可以結合自身需求，與檔案中介機構建立博弈模型，對可能發生的風險進行分析，作為企業是否將檔案業務外包的參考依據。檔案業務外包涉及三個流程：業務外包評估階段、外包招標與投標階段、業務外包實施階段。檔案業務外包風險分析如下：（1）外包評估過程中的風險。外包評估是后面兩個階段的基礎，因此處于外包風險的前端。筆者認為檔案業務外包的前提是檔案部門保留其核心業務，將非核心業務外包，但檔案部門在劃分界限時有可能模糊標準，導致泄露核心業務內容，有失密風險[4]。（2）外包招標與投標過程中的風險。目前中介機構尚未有標準的市場規范，檔案部門與檔案中介機構存在委托代理關系，由于信息不對稱，相比于檔案中介機構，檔案部門處于不利位置。（3）業務外包實施過程中的風險。外包實施階段是檔案業務外包的核心階段，此階段主要存在安全風險與違約風險。在實施過程中，檔案部門可能由于無法有效實施監管，面臨信息泄密，知識產權無法得到保護的風險。同時，若檔案中介機構臨時違約，合同終止，將對檔案部門造成無法挽回的損失。檔案部門可通過博弈模型分析，選擇最佳戰略同盟，盡可能降低外包風險，實現雙方效益最大化。

1.3.2 交易成本理論。檔案中介機構長期從事檔案管理工作，由于規模經濟的作用，其在研發投入、工作經驗、管理水平方面有絕對優勢，而大多數企業往往在非核心業務流程不具優勢。由交易成本理論可知，當企業進行經營管理某項業務的成本大于市場開展活動的成本時，企業選擇“市場取代企業”的方式以此來降低交易成本?！笆袌鋈〈髽I”的方式即指檔案部門由自身內部分工向社會分工轉化，由交易成本較高的內部交易向交易成本較低的市場交易轉化[5]。即用檔案業務外包的方式代替檔案業務內包的方式處理檔案業務。

2 本文將從檔案業務外包的實踐操作探析其發展的必然性

筆者從以下5個角度探討檔案業務外包的具體實踐操作：社會整體的角度、經濟效益的角度、行政改革的角度、制度規范的角度、信息技術發展的角度。它們對我國檔案管理社會化工作的實施具有重大現實意義。

2.1 社會的整體需求。檔案管理是社會各機構都會普遍開展的一項活動?；诟咝б?、低成本的檔案管理要求，部分企業及政府機構選擇檔案社會化管理的模式，即將本機關或本單位的檔案業務進行外包。社會對于檔案業務外包的需求主要體現在以下兩個方面。（1）社會檔案服務與利用需求?；趦灮瘷n案現代化管理的目的，社會對檔案專業化服務有客觀需求，同時伴隨著企業數量的增加，企業檔案數量隨之增加。企業對大規模的檔案有利用需求，但由于信息資源爆炸式增長，檔案部門難以完成不斷增大的業務工作量，無法滿足企業的檔案服務與利用需求，這為檔案業務外包提供了新的發展機遇。（2）社會分工的客觀要求。由于信息化建設的全面展開，檔案管理活動日趨復雜，遵循優化資源配置的自然法則，社會分工不斷細化，服務與生產逐漸實現專業化與專門化，檔案技術資源的重要性日益顯著。不可否認，檔案業務外包是社會勞動生產率提高的必然結果。

2.2 經濟效益的最大化。改革開放以來，非公有制經濟迅速發展，市場內部分工不斷細化，檔案數量高速增長，管理難度不斷加大，因此部分企業選擇將檔案這類勞動密集的非核心領域進行外包。哈佛大學經濟學教授Jorgeson認為，業務外包可使企業投資效率提高20%[6]，原因主要為企業將檔案業務內包時會面臨基礎設施、技術人員重復投入與無效勞動，企業檔案管理風險等問題。如果企業將檔案業務外包則能夠有效提高工作效率，降低生產成本并且充分整合利用外部資源來減輕企業負擔。承接檔案業務外包活動的檔案中介機構由于長期從事檔案工作已形成流程化、專業化、規?；膶I優勢，比起企業內部檔案部門更能夠提供安全經濟高效的檔案管理工作。由此看來，檔案業務外包很好地解決了部門資金匱乏，人力資源不足的問題，并節省了大量空間，符合市場運行的規律。

2.3 行政機制的改革。經濟體制改革是政治體制改革的前提，政治體制改革是經濟體制改革的保障。隨著行政體制的改革，政府組織與相關經濟實體解除關系，檔案行政部門職能發生轉變。（1）行政管理部門將業務咨詢、技術指導等微觀業務分離出來，側重于檔案業務標準制定、規范監督檢查等宏觀管理的方面。在這種情況下，檔案微觀業務的服務需求激增，檔案業務外包應運而生。（2）國家檔案局在《檔案行政許可程序規定》中減少了對檔案人員從業資格的限制并減少了對檔案中介機構的干預限制，這為檔案業務外包活動的發展提供了新契機。

2.4 制度的規范。首先，在檔案中介機構發展初期，全國沒有統一的法律規范，各地法律標準不一，監督檢查機制并未健全。隨著檔案中介機構的發展，法律環境進一步完善，《檔案中介機構管理辦法》的制定已列入全國檔案事業規劃當中，為檔案業務外包活動提供法律保障并引導檔案中介機構向更加法制化、規范化、標準化方向發展，檔案外包市場逐漸走向成熟。其次，社會信用體系的建設也對檔案業務外包起到促進作用。社會信用體系的健全保證了經濟市場的平穩發展，為檔案業務外包活動創造了良好的發展環境。

2.5 信息技術的發展。由于檔案數字化業務相對專業，檔案部門人員信息能力不足，或是檔案部門沒有足夠資金配置數字化設備（譬如以實物為標準進行電子化的掃描儀、計算機軟件系統等設備）等因素，制約了企業檔案信息化的發展。但檔案中介機構可以通過流程化作業、規范化加工的方式，進行信息管理系統的開發并將企業檔案資源建成數據庫以便有檔案利用需求時迅速從龐雜檔案中提取所需信息，從而提高檔案管理與信息服務水平，加速科技檔案信息成果化。

3 總結

本文從理論基礎與實踐操作兩個方面分析了檔案的社會化管理是合理可行的。企業為達到提高檔案管理水平、降低檔案管理成本的目的，進行檔案業務板塊重構，將企業檔案業務外包給檔案中介機構，從而有效整合外部專業化資源并釋放內部資源。通過這種檔案社會化管理的模式，企業極大地提高了檔案管理水平，增強了自身競爭優勢，優化了自身資源配置，實現了經濟效益最大化。由此可見，檔案的社會化管理是未來企業處理檔案業務的新趨勢，有著巨大的市場潛力。

參考文獻：

[1]黃霄羽.商業性文件中心產生的理論依據與實踐原因[J].北京檔案，2010（9）：9.

[2]孫麗婷.淺析檔案館業務外包的可行性與風險性 [J].蘭臺世界，2008（9）：25.

[3]王曉琳.檔案業務外包理論與實踐研究[D].蘇州：蘇州大學，2010.

[4]閆冬，袁芳.基于博弈論的檔案業務外包風險管理研究[J].檔案學研究，2016（2）：68.

[5]閆冬.檔案業務外包理論基礎探究[J].蘭臺世界，2013（7）：10.

[6]王玉龍.企業檔案管理業務外包可行性研究[J].中國檔案，2012（1）：18.

（作者單位：天津師范大學管理學院 來稿日期：2017-04-05）