推進企業(yè)檔案管理信息化建設的初步思考

陳會群

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀；實現(xiàn)方法

大慶油田化工有限公司東昊分公司成立于1988年。30年來，形成了人事檔案、化工裝置檔案、基建檔案、文書檔案等記載著企業(yè)發(fā)展史的檔案，是企業(yè)前步和歷史沿革的見證。盡管檔案管理經(jīng)過30年的發(fā)展，形成了一整套的科學管理方法，但隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和科技進步，檔案管理技術(shù)和方法也需要不斷改進和提高。21世紀我國進入信息化時代，信息化已成為經(jīng)濟社會發(fā)展的一個重要標志，為各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展注入了生機活力。將信息技術(shù)引入檔案管理，實現(xiàn)檔案管理信息化，已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，對于推動檔案工作更好的服務企業(yè)發(fā)展進步具有非常重要的意義。

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的工作短板

1.對照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，檔案管理人員的綜合素質(zhì)還需要進一步提高。隨著企業(yè)的發(fā)展，雖然已經(jīng)建立了一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，但在一定程度上，部分檔案管理工作人員的專業(yè)水平與文化知識并沒有達到新時期檔案管理工作的要求，與新時期檔案管理工作的要求還存在著差距。因此，在客觀上導致檔案管理工作沒有及時充分地運用現(xiàn)代的科學技術(shù)，在某種程度上影響了檔案管理工作的進步。

2.對照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，檔案管理的自動化水平還需要進一步提高。當前，企業(yè)的檔案管理自動化程度不高，需要耗費較多的人力和精力，影響了檔案管理的工作效率。盡管一些油田企業(yè)在檔案管理的自動化方面進行了一些改進，但在總體上，檔案管理自動化水平還有待于進一步提高。尤其是進行檔案檢索的效率不高。目前大部分企業(yè)使用的都是手工檢索，這種方式在某種情況下降低了檔案在企業(yè)發(fā)展中的服務功能。

3.對照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，檔案管理體系的科學合理性還需要進一步提高。從當前油田企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)來看，在檔案管理工作方面存在的一個最明顯的問題就是管理工作缺少規(guī)范性，這主要是由于部分檔案管理人員沒有按照企業(yè)的內(nèi)部要求和規(guī)定進行管理，在整理檔案資料時沒有對不同的資料進行明確的分類，沒有按部門、階段對資料進行相應的記錄和整理，以至于在日后審查相關(guān)資料數(shù)據(jù)時，浪費大量的人力、財力、物力，導致工作效率降低。

4.對照企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，對檔案管理信息化建設的重視程度還需要進一步提高。由于各類電子設備的更新?lián)Q代速度快，生命周期短。而且檔案信息化建設需要的設備耗材購買、維修、升級費用高，需要不斷增加資金，是一項長期的投入。導致檔案信息建設資金跟進性投入不足，在一定程度上成為檔案信息化發(fā)展的制約因素。

二、實現(xiàn)檔案建設信息化的基本原則以及推進檔案管理的制度建設

（一）基本原則

1.規(guī)范性原則。實現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化檔案，無論是室藏數(shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)定。

2.安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強網(wǎng)絡安全技術(shù)防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

3.效益性原則。檔案信息化建設涉及多學科知識，多專業(yè)配合，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務。

（二）管理制度

1.企業(yè)應根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設的規(guī)范和標準建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標準，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。

2.企業(yè)應保證數(shù)字化檔案的真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的數(shù)字化檔案，應同時保存相應的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

3.統(tǒng)一檔案管理標準和規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不執(zhí)行統(tǒng)一的標準，檔案信息無法進行數(shù)據(jù)交換，難以實現(xiàn)資源共享。

三、加快檔案信息化建設的探討和建議

1.強化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，建設適應檔案信息化發(fā)展需要的管理技術(shù)人才隊伍。檔案管理現(xiàn)代化建設，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要有檔案專業(yè)管理知識和技能，還要具備一定的計算機和電子文件管理知識和技能。這就要求我們要重視檔案管理人才隊伍建設，采取多種措施積極引進人才。要積極創(chuàng)造條件開展綜合素質(zhì)培訓、崗位練兵、繼續(xù)教育。要開展愛崗敬業(yè)和職業(yè)紀律教育，培養(yǎng)技術(shù)業(yè)務過硬、政治思想過硬的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理信息化建設。

2.加強檔案收集和檔案資源整合，為推進檔案信息化建設奠定基礎。要提高企業(yè)的檔案信息化管理水平，首先就要加強檔案的收集與整理。檔案管理部門要與各基層部門聯(lián)系，催收重要檔案，及時進行歸檔。檔案管理人員要提高主動意識，自覺對重要文件進行收集。要加強檔案的綜合管理，要分門別類的收集和整理各部門的工作資料。要對紙質(zhì)檔案信息進行綜合和歸納，全面實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化標準化。要建立檔案管理工作的獎懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，為推進油田企業(yè)的檔案管理信息化建設打下堅實基礎。

3.加快檔案數(shù)字化進程，提高檔案管理的信息化水平。企業(yè)檔案管理部門要建立電子檔案和全息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理模式由原來實體保管向電子檔案信息化的轉(zhuǎn)變，增加檔案儲存量；要運用計算機軟件，建立檔案電子管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；要建立檔案網(wǎng)站平臺和信息服務中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網(wǎng)絡支持，為檔案信息服務社會創(chuàng)造條件。構(gòu)建從數(shù)據(jù)錄入—數(shù)據(jù)管理—數(shù)據(jù)處理—數(shù)據(jù)輸出完善的應用鏈條。利用計算機實現(xiàn)檔案資源的自動化管理，提升檔案材料的利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供準確到位、穩(wěn)定快捷的服務。

4.健全統(tǒng)一的信息管理規(guī)范，建立促進檔案信息化建設的長效機制。根據(jù)檔案管理信息化軟件技術(shù)要求和信息交流共享的需要，我們要健全保證檔案信息化建設和運行的統(tǒng)一的管理性標準、業(yè)務性標準和技術(shù)性標準，根據(jù)標準分別對電子文件檔案信息開發(fā)利用、查詢，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范采集、暢通交流、共享開發(fā)利用，最大限度的發(fā)揮檔案資源，服務和促進企業(yè)發(fā)展發(fā)揮獨特作用。

（編輯/穆楊）