機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

李曉翠

摘 要：我國傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，要不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的安全性，使所有工作人員的檔案得到完好的保護(hù)。筆者通過對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和創(chuàng)新方法進(jìn)行詳細(xì)的分析，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的檔案進(jìn)行信息管理，從而研究出解決隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境逐漸變得復(fù)雜給檔案管理帶來危害的辦法。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新思考

為跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員需要加強(qiáng)對工作人員檔案安全保障體系的構(gòu)建和實(shí)施，從而解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的安全隱患問題。現(xiàn)階段的檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作仍然存在一些問題等待我們?nèi)ソ鉀Q，所以，我們要不斷利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以便可以推動我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案安全管理體系的發(fā)展[1]。

1、我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的管理意識淡薄

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員數(shù)量的不斷增多，相對應(yīng)的工作人員檔案也不斷增多，這就導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員忽略對檔案資料的管理程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作包括檔案文件資料的整理工作和審核工作。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的不斷增多，機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往降低了對檔案管理的重視程度，忽視機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案歸檔范圍，這些都會導(dǎo)致一些重要、有價(jià)值的信息被遺失和忽視掉，甚至有時(shí)候會出現(xiàn)一些沒有價(jià)值的信息混合在檔案信息之中，干擾人們的正常工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的管理意識淡薄會使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的檔案資料難以得到有效的安全保障，使得檔案的收集管理工作錯(cuò)過最佳的工作時(shí)機(jī)，這會給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的歸檔問題造成不可彌補(bǔ)的缺失和遺憾。

1.2機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案資料的歸檔不及時(shí)[2]

隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步了。一方面，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都不重視對檔案資料的管理，這會造成機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料歸檔不及時(shí)；另一方面，整理檔案資料是件苦差事，許多檔案管理人員都不愿意認(rèn)真仔細(xì)的對檔案進(jìn)行管理。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往缺少專職的檔案管理人員，這就使得許多工作人員的檔案資料只能自己保存，而自己保存帶來的問題就是每個(gè)人的檔案資料不完整，這就延長了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的時(shí)間，造成機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的歸檔不及時(shí)。

1.3機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料缺乏真實(shí)性和有效性保障

大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在保管檔案的過程中常常會因?yàn)闄n案管理不當(dāng)或者其他一些原因，導(dǎo)致檔案資料丟失或者將檔案資料上交給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的時(shí)候常常使用復(fù)印件來代替原件，甚至有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人有時(shí)不在辦公室而導(dǎo)致一些重要的文件得不到相應(yīng)的簽字，而一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的非檔案管理人員隨便幫別人簽字的現(xiàn)象也是非常常見的，這些現(xiàn)象都會大大降低機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性和法律效力，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2、完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對策探究

2.1完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的責(zé)任機(jī)制[3]

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》，熟悉并且能夠掌握《中華人民共和國檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該明確自己的檔案管理職責(zé)，不斷增強(qiáng)自己的法律意識和管理意識，做一個(gè)愛崗敬業(yè)的好員工。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要不斷完善檔案的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，使每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員能夠明確自己的工作范圍和工作內(nèi)容，讓他們可以高效的完成檔案的收集、整理、歸檔、移交等檔案管理工作，同時(shí)也要確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料是完整、沒有缺失的。

2.2增強(qiáng)檔案意識，確定機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的歸檔范圍

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的歸檔范圍包括：機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門檔案資料的整理工作、檔案資料的填寫工作、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的審核工作等其他工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該平均分配各自的工作，使每個(gè)工作人員都有各自的工作要做。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員還應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案資料的歸檔范圍做好檔案資料的收集、整理工作，同時(shí)也要保證檔案資料是完整、沒有遺漏的。隨著網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)也成為了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案移交、歸檔、整理和利用的重要工具，利用互聯(lián)網(wǎng)作為檔案移交的基礎(chǔ)，有利于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的安全性，同時(shí)也可以明確數(shù)字檔案資料的儲存位置，方便工作人員查找。

2.3確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性和有效性

為了確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性和有效性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的法律條例明確相關(guān)工作人員的法律職責(zé)，在檔案管理的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各部門負(fù)責(zé)人員應(yīng)該明確自己的職責(zé)，做好簽字工作，沒有特殊情況絕不允許出現(xiàn)別人代簽的現(xiàn)象，如果發(fā)生特殊事件相關(guān)負(fù)責(zé)人員不能及時(shí)進(jìn)行簽字的情況，相關(guān)的負(fù)責(zé)人員也應(yīng)該出具委托授權(quán)書，確保委托授權(quán)書與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料歸檔保存一致。在對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，檔案管理人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在錯(cuò)誤信息或者錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，應(yīng)該立即修改，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性和有效性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該將自己的工作融入到日常的生活中，對檔案資料進(jìn)行審核，追蹤調(diào)查機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的進(jìn)展情況，及時(shí)修改檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題。同時(shí)我們還要注意，應(yīng)該做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案材料的歸檔工作，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)性的整理，從而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的真實(shí)性和有效性。

3、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案資料信息化管理廣泛應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員越來越多，相對應(yīng)的工作人員檔案也越來越多，那么隨之而來的就是檔案管理工作變得越來越復(fù)雜，遇到的問題也越來越多。所以，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔和利用對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員具有非常重要的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該將運(yùn)用信息化管理檔案資料的方法推廣到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各個(gè)部門，這樣不但能夠縮短檔案信息的編制過程，而且還可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整理和歸檔保存的工作效率，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員可以高效率的完成自己的工作。

參考文獻(xiàn)

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