計算機管理人事檔案的優越性

文/高鶴心，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

計算機管理人事檔案的優越性

文/高鶴心，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深入，組織人事部門的工作任務日益繁重，干部檔案工作也面臨著信息量不斷增大、檔案內容更新加快、檔案調用更趨頻繁等新情況和新任務，傳統手工管理的弊端也就進一步凸顯。一是繁、亂、慢的現狀跟不上發展的快節奏。由于檔案意識、思想觀念、資金短缺等因素的影響，大多數干部檔案管理部門對干部檔案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作階段。面對檔案的接收、分類、整理、歸檔、利用等繁重的工作任務，不僅浪費工作時間，陷入“慢”的僵局，也極易情導致工作無序化，受窘于“亂”字，從而滯后于發展的要求。二是低效、缺員的矛盾日益突出。機構改革以來，干部檔案管理部門的工作任務越來越繁重，而操作手段落后與工作人員不足的矛盾也就日益突出。減員是以高效服務為前提的，在目前檔案低效管理的狀態下，無疑用員需要較大。但事實上，幾次機構改革人員精減及其歷史原因，檔案管理部門人員少、工作量大的矛盾不減反增。因此，人員少、增加人力困難的實際面前，實行計算機管理切實可行。

計算機管理；應用研究；人事檔案

1 關于人事檔案管理的研究

所謂人事檔案管理，就是指將人事檔案的收集、保管、整理、鑒定、統計以及利用的活動，是個人學歷、經歷、社會關系、業務能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況等多個方面的原始記錄。但傳統的人事檔案管理主要采用手工進行檔案資料的檢索與整理，不僅不能有效地保障檔案資料的準確度與完整性，而且無形中加重了檔案管理人員的工作量。

2 針對計算機系統在人事檔案管理中應用的研究

2.1 有效提升人事檔案的利用效率

要有效提升人事檔案的利用效率，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將傳統的手工查閱人事檔案資料方式進行改革，轉換為利用計算機系統查閱檔案資料的模式，并按照檔案資料不同的用途與不同的性質進行分類；二是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于快速地調閱職工的檔案信息，了解并掌握職工在簡歷、自然情況以及德行方面的信息，為人員的升職提供專業的信息資料。

2.2 有效延長人事檔案資料的使用壽命

要有效延長人事檔案資料的使用壽命，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將原有的人事檔案管理資料輸入計算機的數據庫中并進行分類整理，將人事檔案的原始文件進行科學化保存；二是在檢索人事檔案管理資料的過程中，需要堅持計算機信息查詢為主，人事檔案原始文件查詢為輔的原則，進而降低由于重復的調閱檔案、摘抄檔案資料信息等多項工作而對原始人事檔案文件的磨損，從而有效保障了人事檔案資料的使用壽命。

2.3 科學任免干部職工

要科學任免干部職工，需要做到以下兩點：一是傳統的人事檔案管理在任免企事業單位的干部時，更多地是采用口頭匯報加文字材料的方式，而利用計算機系統進行人事檔案信息化的管理，可以充分結合干部職工在日常工作與學習過程中的聲像與文字資料進行考核；二是利用計算機系統進行人事檔案信息化管理的操作。

2.4 有效提升人事檔案管理工作的效率與質量

要有效提升人事檔案管理工作效率與質量，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于豐富人事檔案管理的內容，使其具有極強的分析與統計功能；二是利用計算機系統對人事檔案管理進行改革，使得各種文字、數據資料轉變成各種報表、圖表以及名冊，并可以備份保存，以有效降低人工操作可能會產生的錯誤。

3 針對建立并完善人事檔案信息化管理系統的研究

3.1 強化對人事檔案信息化系統的維護

要強化對人事檔案信息化系統的維護，需要做到以下三點：一是要采取措施將人事檔案的資料信息準確地錄入到計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的基礎與前提；二是要將人事檔案的核心信息完整地錄入計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的動力與基礎；三是要充分發揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性與創造性，將計算機系統中的人事檔案信息進行實時更新，有效保障計算機系統中人事檔案信息的時效性、準確性與真實性。

3.2 增強人事檔案信息的安全性

要增強人事檔案信息的安全性，需要做到以下三點：一是要根據計算機系統在人事檔案管理中的運用狀況，制定嚴格的人事檔案信息化管理制度與工作紀律以及獎優懲劣制度，對于工作態度認真、工作效率高的工作人員要給予精神與物質雙重的獎勵，而對于工作態度懶散、工作效率低下的工作人員，要給予嚴厲的處罰措施；二是要根據職工的工作地位與職權，制定人事檔案檢索信息的范圍與內容，嚴禁外網絡與企事業單位內部管理人事檔案信息的計算機進行連接；三是要采取措施對人事檔案資料管理工作人員進行網絡信息安全與保護等理論的教育與培訓，逐步提升本企事業單位內部人事檔案信息化管理的安全防護水平。

3.3 提升人事檔案管理工作人員的專業素質

要提升人事檔案管理工作人員的專業素質，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對人事檔案管理的相關理論知識與計算機系統相關的技術知識進行培訓與教育，逐步拓寬他們的知識面以增強他們的專業技能；二是要定期邀請計算機系統與人事檔案信息化管理的專業人員在企事業單位開展演講與講座等活動。

3.4 加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設

要加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設，首先要充分利用網絡通訊技術與計算機技術推動以多媒體與檔案全文為核心的數據庫建設，逐步推進人事檔案數字化與信息化的發展進程；其次是利用各種宣傳媒介強化對符合國家規范的人事檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為人事檔案信息的資源共享與信息交換創造良好的外部條件。

4 結束語

人事檔案管理作為企業事業單位人力資源管理中的重要內容與手段，在提升企事業單位的人事管理水平與用人質量等多個方面發揮著至關重要的促進作用。但傳統的人事檔案管理已經不再適應當前市場經濟的發展。因此，利用計算機系統對人事檔案管理進行信息化改革，有助于降低人事檔案管理工作人員的工作量與時間，提升人事檔案管理的質量與水平。

[1]劉向東.人事檔案管理中的幾點建議[J].價值工程，2015（15）：178-179.

[2]李方.淺談人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].科技創新導報，2016（31）：189-190.