論大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式

李愛輝

摘 要：文章對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式進行探討，分析了大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，包括檔案管理工作環(huán)境發(fā)生巨大變化、檔案類型日趨多元化、檔案管理需求的變化等。并具體研究了大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應用，包括實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲存，做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務，建設相應的數(shù)字檔案館，加強用戶需求數(shù)據(jù)分析和提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力。

關鍵詞：檔案管理模式；大數(shù)據(jù)；影響；應用

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A收稿日期：2017-05-01

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作產(chǎn)生的影響

1.檔案管理工作環(huán)境發(fā)生巨大變化

檔案管理工作是對某一特定業(yè)務或工作的資料記錄，能夠通過資料的展示再現(xiàn)或重建具體的工作或業(yè)務，因而，檔案管理工作要求做到細致、全面和嚴謹，在工作中秉承“一切數(shù)據(jù)皆可用”原則，將工作重心放在資料的完善上。而在大數(shù)據(jù)背景下，與業(yè)務相關的數(shù)據(jù)量是極為龐大且數(shù)據(jù)真?zhèn)坞y辨，這導致檔案管理工作的環(huán)境將發(fā)生極大變化，如果不改變檔案管理工作思路，將導致檔案工作難以正常開展。

2.檔案類型日趨多元化

隨著影像技術的發(fā)展，檔案的數(shù)據(jù)類型發(fā)生極大的變化，從文本型拓展到視頻、音頻、交易日志、可執(zhí)行文件等，檔案類型日趨多元化。這要求在檔案的存儲環(huán)境、收錄管理等方面要進行改進和創(chuàng)新，以此滿足豐富的檔案類型的管理需要，與此同時，還應該注意做好檔案的安全防護工作，從物理和網(wǎng)絡兩個角度進行安全體系的建設和更新。

3.檔案管理需求的變化

傳統(tǒng)的檔案管理是為黨政部門、企事業(yè)單位等服務的，關于個人服務方面卻涉及甚少。進入大數(shù)據(jù)時代后，人們對檔案需求大，檔案管理人員應該正視該問題，為個人和單位提供優(yōu)質的檔案服務。此外，還應該考慮日漸增長的網(wǎng)絡用戶檔案需求，積極構建數(shù)字檔案館，滿足人們的個性化檔案服務需求。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應用

1.實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲存

實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下的檔案云儲存，這樣才能確保電子檔案信息的完整性，從而解決電子檔案管理問題。在開展檔案大數(shù)據(jù)的云儲存工作時，需要將其建立在完善的信息化設施基礎之上，從而提升信息數(shù)據(jù)的處理能力，更好滿足用戶的檔案服務需求。實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲存，國家與地方政府還要建立統(tǒng)一的云系統(tǒng)。比如地方政府要結合當?shù)貦n案館的情況來建立相應的云檔案存儲管理中心，然后通過網(wǎng)絡光纖將這些數(shù)據(jù)與國家云檔案管理中心相連接，實現(xiàn)檔案館檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份，最大限度降低檔案數(shù)據(jù)丟失的風險。

2.做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務

實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云存儲，就要做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務工作，這樣才能滿足更多用戶的檔案服務需求，從而提升電子檔案的利用率。除此之外，每個檔案館還可以建立自己的檔案信息網(wǎng)，讓用戶通過網(wǎng)絡注冊相應賬戶來查詢自身檔案信息，如果用戶發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)錯誤，可以及時與檔案館聯(lián)系，經(jīng)過核實，來進行信息的修改；對于不太重要的信息，檔案館則可以讓用戶自行修改，以確保檔案信息的準確性，提升檔案服務水平。

3.建設相應的數(shù)字檔案館

在建設數(shù)字檔案館時，需要不斷完善人民群眾的檔案資源體系，并對不同電子檔案按類型進行劃分，面對復雜結構的數(shù)據(jù)，可采用數(shù)字系統(tǒng)來整理，以提升檔案大數(shù)據(jù)建設水平，滿足當?shù)貦n案服務需求。此外，建設過程中相關人員還要遵循“存量數(shù)字化”的原則來做好紙質檔案數(shù)字化轉變工作，工作人員要從檔案管理整體性出發(fā)，按照一定的規(guī)則提升檔案的利用率，同時也能夠保護好檔案館中一些重要檔案信息，以避免因查閱原因對傳統(tǒng)紙質檔案的破壞。

4.加強用戶需求數(shù)據(jù)分析

檔案管理工作人員需要加強用戶查詢行為的數(shù)據(jù)分析，利用這些數(shù)據(jù)來制訂符合他們要求的檔案管理服務，以提升用戶的滿意度，拓展檔案館的發(fā)展空間。

5.提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力

大數(shù)據(jù)時代下要想提升檔案館的整體服務能力，就要做好智能化檢索設計工作，將館內不同檔案分類化管理，從而提升用戶檢索效率，縮短檢索時間，以提升自身的檢索服務能力。此外，技術人員也要做好可視化分析工作，將更多檔案數(shù)據(jù)直觀地呈現(xiàn)給用戶查閱。

參考文獻：

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