淺談商用飛機項目會議管理

張發玉

【摘 要】商用飛機項目具有高度復雜性特征，取得商業成功依賴全球化生產及團隊的協作。從團隊協作表現形式之一的項目會議展開討論，分析當前商用飛機項目管理過程中各類會議所面臨的問題，針對該類問題提出相應的解決措施，為提高會議效率與會議成效提出解決方案。

【關鍵詞】商用飛機；會議管理；決策；效率

Discussion on Meeting Management of Commercial Aircraft Project

ZHANG Fa-yu

（Shanghai Aircraft Design and Research Institute，C919 Aircraft Project Management Department，Shanghai 201210，China）

【Abstract】Commercial aircraft is a project with highly complex feature， and its commercial success relies on global production and teamwork. The problems faced by various conferences in the current commercial aircraft project management process are discussed，with the corresponding solutions to the problems putting forward in order to improve the efficiency of the conference.

【Key words】Commercial Aircraft；Meeting Management；Decision Making；Effectiveness

0 引言

商用飛機項目的開發是復雜高端產品的研制過程，商用飛機項目的管理要綜合運用項目管理、系統工程、供應鏈管理等各種行之有效的管理技術和方法，其宗旨是盡量將復雜的問題簡單化、標準化、流程化，避免因管理而造成項目成本費用的增加[1]。會議是項目溝通管理中最重要、最有效的形式之一，是保證項目相關信息及時有效收集、決策、傳播、處理的重要過程。根據不完全統計，企業高級管理人員近70%的時間是在會議中或準備會議中，項目的各類會議管理同樣占據了各級項目管理者近一半左右的工作時間[2-3]。會議管理這一基礎性工作對提高項目管理效率、降低項目管理成本費用有著非常重要的意義。

1 在項目管理過程中，各類會議現象與問題

1.1 會議效率意識不強

項目管理過程中，各種溝通協調、工作匯報、部署等會議頻繁，出現問題往往以會議的形式研究解決，過多的會議造成項目管理人員疲于應付，不少項目管理人員將參加會議視為日常工作主要內容，沉浸于會議之中，對會議是否有效、高效意識逐漸淡漠。

1.2 會議成本意識不強

會議往往成為項目團隊解決問題的唯一形式，出現問題立即開會，相關的、可能相關的部門和人員均通知參加，雖然表現出很強的行動力，但因缺乏精心策劃，充分準備，再加上會議時間控制不力，不僅會議效果不佳，而且陪會的現象也比較嚴重，會議成本高昂。項目管理者往往忽視了會議成本，更沒有意識到打斷正常工作開展的機會成本。

1.3 會議計劃性不強

除了針對突發問題的會議，臨時會議多，臨時增加議程多。項目組織定期開展溝通交流、做出決策的會議機制沒有形成，上下級組織定期會議聯動不夠，造成臨時性會議多，會議沖突多。在會議議程安排方面也沒有形成機制，會上的臨時動議多，容易在決策程序上留有缺陷。

1.4 會前準備不充分

因對會議準備工作的重要性、嚴肅性認識不足，一些會議會前準備不充分，存在會議主題和議程不明確，會前溝通不充分，參會人員不落實等現象。往往造成會議效率降低，會議目的無法實現。

1.5 會議時間把握不當

因會前準備不足、會議中針對規定議題的引導不夠等原因，既存在議題討論發散、議而不決的現象，也存在議程匆匆結束、未能充分吸取意見的現象，常常會議議程不能順利推進，會議時間不能較好控制。

1.6 會議成果落實不力

一些會議議定事項不能有效執行，或執行效果沒有及時反饋。會議沒有要求承辦者對議定事項進行跟蹤落實，沒有要求定期回顧議定事項執行情況，會議沒有形成閉環管理。

2 提高項目會議管理成效的主要措施建議

2.1 明確項目會議管理要求，落實項目會議管理責任

會議是項目溝通管理中最重要、最有效，使用最頻繁的形式之一，項目的會議占據了項目管理者近一半的時間和精力，經常出現的會議安排混亂和低效等現象給各級項目管理者帶來極大的困擾。因此，項目高層應明確將項目會議管理應作為一項基礎性工作，并予以高度重視，應明確項目辦公室牽頭負責起項目會議管理的職責，制定項目總經理辦公會議事規則，組織制定項目各級團隊定期會議機制，組織做好會議議定事項的跟蹤落實，組織對重要會議有效性和效率進行評估等。

2.2 加強項目會議梳理，形成項目會議樹狀圖

項目會議種類繁多、形式多樣。如何從項目管理全局角度和頂層高度，梳理形成項目會議樹狀圖，是有針對性的開展項目會議管理的前提和基礎。一次會議一般包括：會議主題目的、會議負責人、會議時間與頻次、參會范圍、會議輸出等多項要素。根據相關會議要素的屬性和特點，可以對會議實行分級、分類梳理，例如：根據分級原則，項目會議分為項目總經理辦公會、項目VP工作會、項目一級工作包工作會議等；根據分類原則，項目會議包括：定期召開會議、臨時性會議，不同目的的通報型會議、研討型會議、決策型會議等。通過梳理，建立項目會議樹狀圖，使項目會議層次分明、脈絡清晰、一目了然。

各級項目管理者可以通過項目會議樹狀圖了解到，自己一般要參加哪些會議，要負責組織召開哪些會議，哪些問題應該提交到哪級會議研究解決，哪些會議是要做出決策的等等，能顯著提高項目管理溝通協調效率，降低項目管理成本。

2.3 規范會議承辦過程，制定標準化的辦會流程

盡管不同的會議有不同主題目的、參會范圍、議題安排等，但會議的承辦過程具有普遍的規律性和共通性，通過制定標準化的辦會流程，不僅能有效的提高會議承辦工作的效率，還能有效提高會議本身的效率。會議承辦過程可以分為會前、會中、會后三個階段。

1）會前做好會議策劃和充分準備。擬定會議時間、地點、參會范圍、會議議題等內容，并進行溝通，確保關鍵的參會人員能參加會議，并擬發正式的會議通知。會議通知內容應明確：會議主題與目的、級別、類型、時間、地點、形式、主持人、參會人員、議程、會議材料準備要求、聯系人、記錄人，以及會議保密、宣傳、著裝等相關要求。在會議召開前，承辦部門（人）還應做好會前落實工作，包括：落實參會人員是否出席、會議材料是否齊備、會場布置、資源設施保障等。

2）會議召開過程中。會議主持人應把握會議關鍵環節，注意引導會議聚焦，做好問題歸納，合理分配會議發言權，及時做好議題總結陳述，有序推進會議議程，提高會議成效。議題匯報人會前應充分準備，匯報內容要精簡，突出重點，突出存在的問題和建議措施等內容。參會人員應會前認真準備，熟悉會議議題和材料，發言應言簡意賅，觀點明確，提出明確的意見、建議。

3）會后要及時形成會議成果，并跟蹤落實。會議成果的形式主要是會議紀要、行動項等。會議形成的成果，項目辦公室應及時跟蹤貫徹落實情況，并定期向負責人反饋。

2.4 加強會議議定事項的跟蹤落實和及時反饋

會議本身就不是一種效率相對較低的研究決策形式，針對會議議定事項，如果不進行有效的跟蹤落實，那么會議的成效將會變得更低，而且長期以往，更會形成參會人員不重視、會前不準備、會上發言不謹慎、會議決策不嚴肅等一系列會風散漫的會議文化。反之，如果會議負責人和會議承辦部門（人）高度重視會議議定事項的落實，必然會激發大家積極參與會議討論的主動性，提高對會議的重視程度。所以，加強會議議定事項的跟蹤落實、及時將進展向會議負責人以及相關人員反饋，是提升會議成效的關鍵。在實踐中，項目管理會議按照行動項標準格式，對項目會議議定事項進行確定，并按相應的工作標準和完成時間要求進行跟蹤和信息反饋。

表1 項目會議行動項

2.5 針對較大規模的會議進行會議評估

針對參會人員較多，層次較高的會議，除了要做好會前準備等工作，還要再會后進行會議評估。通過對會議成果評價和會議成本的測算，得出會議成果與會議成本的比值——會議效費比，用這一量化指標對會議進行評估。會議效費比，不僅能提升大家會議成本意識，而且能促進大家不斷改進和提高會議成效。

1）會議成果評價指標包括：

a、會前通知及時，會議準備工作落實；

b、無會議關鍵人缺席或參會人員陪會現象。

c、會議時間控制得當，沒有出現較長時間拖延；

d、主持人緊扣會議主題，及時引導發言，推進議程；

e、會議總結客觀、清晰、明確。

f、會議主題和會議目的實現。

2）會議成本測算指標包括：

a、人工成本

b、場地費用

c、其他會務費用

3 總結

召開會議是商用飛機項目進行溝通的有效形式，有助于在項目發展過程中遇到問題后快速決策。當前我國商用飛機項目推進過程中有效利用這一形式，但是在會議召開過程中仍存在一些諸如會議準備不充分，會議行動項落實不徹底的情況。針對這些現象，文章從會議管理要求、會議流程標準化和會議行動項落實等方面提出建議措施，為提高項目會議的效率和會議效果提供解決方案。

【參考文獻】

[1]王茺.科研項目會議管理存在的問題及對策研究[D].華中科技大學，2014.

[2]于海榮.基于項目管理技術的會議項目管理研究[D].上海交通大學，2010.

[3]田騏.關于IT項目階段評審會議的問題分析與規范性初探[J].項目管理技術， 2009（S1）：484-488.

[責任編輯：田吉捷]