淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)

摘 要：隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)顯得尤為重要，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化既是刻不容緩的一件事，同時(shí)也是是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，指出了檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，并且就可能影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題提出了反思。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

眾所周知，企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的文件、圖紙、報(bào)表等材料[1]。這些資料客觀的記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，是企業(yè)最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識(shí)資源，是企業(yè)賴以生存的血液。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，原來以紙質(zhì)為主要保存形式的各種檔案已經(jīng)不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項(xiàng)要求，將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字、信息、網(wǎng)絡(luò)為載體的保存形式，這種方式無疑可以使檔案工作更加便捷、有序。

1 企業(yè)檔案信息化介紹

企業(yè)檔案信息化，就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等充分運(yùn)用于企業(yè)檔案信息資源的保存管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[2]。實(shí)際上就是將傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的電子化。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

在企業(yè)傳統(tǒng)檔案保管中載體一般為紙質(zhì)，因?yàn)樾枰L期保存，所以企業(yè)每年都會(huì)投入一定比例的檔案文檔保管經(jīng)費(fèi)來預(yù)防可能發(fā)證的破損，腐蝕，丟失等情況，如果檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化就可以大大減少文檔檔案保管經(jīng)費(fèi)的支出，為企業(yè)節(jié)約開支；其次由于檔案的特性，檔案往往需要反復(fù)調(diào)閱、查詢，在現(xiàn)實(shí)操作中不可避免地會(huì)使檔案受到損壞甚至遺失，尤其是那些內(nèi)容涉及企業(yè)核心機(jī)密的重要檔案，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、試驗(yàn)報(bào)告、經(jīng)營合同等等，它們不僅僅是企業(yè)的寶貴資源，而且在企業(yè)的發(fā)展乃至創(chuàng)新過程中起著至關(guān)重要的作用，具有極高的參考價(jià)值。尤其在新產(chǎn)品的開發(fā)研制中，往往許多資料需要在短時(shí)間內(nèi)快速、準(zhǔn)確且被反復(fù)查閱。因此，如何能夠使檔案資料方便、快捷、高效地發(fā)揮作用就顯得尤為重要了。

需求驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新，創(chuàng)新帶來變革，檔案管理信息化就是將檔案的載體需求從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的載體。使其能夠在企業(yè)發(fā)展中更加便捷、有序的發(fā)揮作用。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 對(duì)檔案信息化工作重視程度不夠

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)組織開展生產(chǎn)、營銷、規(guī)劃等管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，在信息化背景下，信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性能夠使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下?lián)屨枷葯C(jī)。但是部分企業(yè)往往忽略企業(yè)檔案管理工作的重要性，沒有意識(shí)到檔案管理本身也是企業(yè)發(fā)展的一部分，一味地重效益、輕管理沒有發(fā)揮管理尤其是檔案管理本身的價(jià)值，間接損壞了企業(yè)的切身利益。

3.2 企業(yè)檔案信息化相關(guān)制度不完善

目前我國企業(yè)檔案管理經(jīng)過長期實(shí)踐的探索，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定了較為完善的標(biāo)準(zhǔn)制度，但是伴隨著電子技術(shù)迅速發(fā)展，檔案信息化管理也需要一定的制度標(biāo)準(zhǔn)和措施來支撐，原來的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)條例已不能夠滿足現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息的歸檔管理工作。因此就必須出臺(tái)適應(yīng)于當(dāng)前檔案管理特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度，完善信息化建設(shè)的保障機(jī)制，在制度上做到有章可循、有序發(fā)展。例如：檔案工作目標(biāo)管理制度，檔案信息安全保密管理制度、責(zé)任追究制度等。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待加強(qiáng)

俗話說無規(guī)矩不成方圓，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)就相當(dāng)于“交通規(guī)則”，沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)交通擁堵，雜亂無序。目前部分企業(yè)在檔案建設(shè)信息化過程中各部門缺乏協(xié)調(diào)，雜亂無章，各自為政，而且重復(fù)建設(shè)頻繁，使得標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)困難，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)效果。

3.4 部分企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)無法適應(yīng)信息化的需求

檔案信息化管理工作需要綜合能力較強(qiáng)的管理人才，不僅僅局限于可以熟練操作計(jì)算機(jī)而已。現(xiàn)實(shí)中，部分企業(yè)檔案管理人員雖然掌握了一定的檔案管理技能，但在信息化專業(yè)方面素質(zhì)普遍偏低。甚至于部分檔案管理人員不懂計(jì)算機(jī)檔案管理的基本操作，電腦變成了一種擺設(shè)，檔案信息化管理成了空談。

3.5 檔案管理信息化模式實(shí)效不高

目前，一些企業(yè)面對(duì)信息化的浪潮已經(jīng)行動(dòng)起來，確實(shí)建立了一套檔案管理信息化的流程和模式，但是不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，卻沒有先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識(shí)，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率低下。

4 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思路

4.1 加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案信息化工作的重視

檔案信息化建設(shè)不僅僅是新時(shí)期檔案部門一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是當(dāng)今企業(yè)管理架構(gòu)中的核心要素之一。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用也越來越明顯，信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性直接決定企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位。因此，企業(yè)應(yīng)切實(shí)把企業(yè)檔案信息化建設(shè)提上議程，并把企業(yè)檔案信息化管理納入企業(yè)工作計(jì)劃和考核范圍。同時(shí)企業(yè)要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資源信息化建設(shè)工作的重視。樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路，加大經(jīng)費(fèi)及技術(shù)人員的投入，大力推動(dòng)企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)[3]。

4.2 企業(yè)檔案信息化中的標(biāo)準(zhǔn)制定

制定標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的核心要素，建立科學(xué)、合理、長效并符合自身企業(yè)發(fā)展需求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是企業(yè)檔案信息化建設(shè)首要解決問題。企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定需符合國標(biāo)及行標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況出臺(tái)具有較強(qiáng)適用性的企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的判定應(yīng)兼顧檔案業(yè)務(wù)中管理與技術(shù)兩方面的實(shí)際情況，建立具有可操作性的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案中從辦公、研發(fā)、生產(chǎn)等都具有極高的關(guān)聯(lián)性，因此，需要統(tǒng)一技術(shù)語言、規(guī)范電子文檔，設(shè)置關(guān)鍵字，便于不同部門迅速、準(zhǔn)確查閱。

4.3 企業(yè)檔案信息化過程中的安全建設(shè)

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的同時(shí)，信息的保密性和安全性等問題也變得越來越突出。由于電子文件本身具有可復(fù)制、易刪除，能修改的特殊性，再加之信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的弊端，以及各種人為因素，都將對(duì)檔案信息化之后的保管和利用產(chǎn)生潛在威脅。

因此，首先要制定相對(duì)完善的企業(yè)檔案信息保管與使用制度，來保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠；其次要對(duì)計(jì)算機(jī)病毒要從管理上加以預(yù)防，制定措施，加強(qiáng)職工尤其是檔案工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的認(rèn)識(shí)，不得傳播、制造病毒；與此同時(shí)利用技術(shù)手段，采用保護(hù)屏障，對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，降低安全風(fēng)險(xiǎn)；最后要強(qiáng)化檔案人員的安全意識(shí)，制定安全管理制度，做好安全防范工作，不給檔案管理工作留下漏洞，瞞下隱患。

4.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

在新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作不斷完善、優(yōu)化的過程中，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是信息化建設(shè)的基本要求。檔案信息化管理的核心是人，檔案管理人員掌握了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要進(jìn)一步學(xué)習(xí)并掌握通信、網(wǎng)絡(luò)等計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育、培訓(xùn)以及提高信息技術(shù)水平，使他們盡快適應(yīng)檔案信息化管理的需求。

4.5 加強(qiáng)檔案管理體制的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新思路的核心在于精簡(jiǎn)。任何企業(yè)，精干是必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步。檔案管理的方法要?jiǎng)?chuàng)新，就要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理變成信息高度集中的數(shù)據(jù)庫，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息、資源整合，形成大數(shù)據(jù)，使檔案管理成為一個(gè)集團(tuán)化的信息綜合體，這樣才能高效率，靈活的利用數(shù)字信息進(jìn)行檔案管理。

4.6 企業(yè)檔案信息化應(yīng)與企業(yè)本身信息化相結(jié)合

企業(yè)檔案信息化是提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的重要途徑，因此，必須將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)的總體規(guī)劃中，分階段，分批次落實(shí)、部署，逐步解決企業(yè)檔案管理工作中遇到的困難，不斷滿足企業(yè)自身更好、更穩(wěn)、更快的發(fā)展要求。事實(shí)上，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化可以進(jìn)一步推動(dòng)整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)，兩方面并不矛盾，相反是互相支撐，相輔相成的。企業(yè)整體的信息化水平直接決定了檔案管理工作的高度和深度，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)也只有在企業(yè)信息化的大環(huán)境下才能得到長遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步。因此，只有將兩者有機(jī)結(jié)合，才能保證檔案信息化建設(shè)有效進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]宋吉芳.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討[J].山東電力高等專科學(xué)校學(xué)報(bào).2011（6）：86-88.

[2]衛(wèi)婷.論企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J]2009（7）：86-88.

[3]張寵平.論企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J].老區(qū)建設(shè)：2008（16）：54-55.

作者簡(jiǎn)介

吳楊敏（1987-），女，畢業(yè)于山西大學(xué)社會(huì)學(xué)專業(yè)，助理工程師，現(xiàn)就職于山西天地煤機(jī)裝備有限公司。