現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善分析

譚淑云

【摘 要】針對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善，論文從現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)涵入手，結合現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要意義，對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題進行了分析，并提出了相應的優(yōu)化與完善對策，希望能為提升我國企業(yè)辦公室管理水平提供參考性建議。

【Abstract】According to the optimization and improvement of the modern enterprise management office， based on the connotation of the modern enterprise office management， and combining with the significance of modern enterprise office management， the problems existing in the modern enterprise office management were analyzed in this paper， and put forward the corresponding optimization and improvement measures， hoping to provide reference for improving the office management level of Chinese enterprises..

【關鍵詞】現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；工作優(yōu)化；完善措施

【Keywords】modern enterprise； office management； working optimization； improving measures

【中圖分類號】F279.23 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0005-02

1 引言

辦公室的有效運作，關乎企業(yè)的生存和發(fā)展。在新的經(jīng)濟形勢下，企業(yè)要想獲取有利的地位，必須強化辦公室的管理工作，提高其工作效率。辦公室工作包括工作計劃制定、成本管理、經(jīng)濟預算、人力資源配置、內(nèi)外溝通等，是保證企業(yè)順利實現(xiàn)目標的過程中不可缺少的重要部分。為了使辦公室管理具有組織性、控制性、計劃性，上級主管部門要加強科學管理，做好監(jiān)督工作，確保辦公室樞紐作用、參謀作用的實現(xiàn)。

2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作內(nèi)涵

企業(yè)辦公室管理工作，也是現(xiàn)代企業(yè)管理中重要的組成部分。企業(yè)的辦公室管理，實質(zhì)上是指辦公室的工作人員能夠嚴格執(zhí)行管理層的決策，解決企業(yè)內(nèi)部行政工作，如制定計劃、活動組織、人員控制等過程，保證企業(yè)各個環(huán)節(jié)的工作都有所保障，能夠有序進行[1]。另外，現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理，還包括向其他部門和企業(yè)外部傳遞息息，使企業(yè)的各個部門達到信息互通，幫助其工作上的有效協(xié)調(diào)，為 企業(yè)計劃和決策的實施提供保證。

3 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要意義

企業(yè)的長遠發(fā)展，離不開日常中細節(jié)的管理，尤其是對于辦公室工作的管理，能夠在一定程度上外化為一個企業(yè)內(nèi)部競爭實力?，F(xiàn)代企業(yè)的競爭日益激烈，企業(yè)的任何決策，若沒有得到良好的實施，很有可能造成不必要的損失。企業(yè)的決策由企業(yè)各個辦公室來完成[2]，因此，加強現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作具有重要意義，其意義主要包括兩方面，第一，辦公室管理能夠有效促進信息交流。辦公室管理工作承擔著信息傳遞的工作任務，是上下級之間溝通的媒介，有時還具有一定的參謀權利，給予上級一些建議，從而促進整體與局部之間的有效協(xié)調(diào)。第二，辦公室管理具有一定的參與權利，能夠提高管理者決策制定的準確性，并且高效地執(zhí)行決策，促進企業(yè)問題的順利解決。

4 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

4.1 管理理念落后

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題包括兩方面。首先就是企業(yè)管理理念的落后。在當今社會經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展的情形下，現(xiàn)代企業(yè)的競爭壓力也越來越大。要想追趕上社會經(jīng)濟的發(fā)展步伐，就要在企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面加以創(chuàng)新。而現(xiàn)在存在的問題是，大多數(shù)企業(yè)在面對管理時，無論是技術方面的引進，還是管理方式上的創(chuàng)新，都沒有太大的改善，依然遵循傳統(tǒng)的管理模式。同時，作為企業(yè)管理中重要的環(huán)節(jié)之一，企業(yè)辦公室在管理上由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，缺乏現(xiàn)代的新的管理理念，使辦公室管理難以轉(zhuǎn)變，更難以進一步提升辦公室的管理質(zhì)量和工作效率。

4.2 管理制度不完善

管理制度，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響意義。企業(yè)的發(fā)展必須以一個完善的制度為基礎，只有這樣，才能夠有效地規(guī)范工作人員的行為，形成約束機制和環(huán)境，使辦公室的工作人員有計劃、有紀律的工作，從而提高辦公室的做事效率。在當今社會快速發(fā)展的背景之下，現(xiàn)代企業(yè)管理存在著制度不完善的問題，許多制度設置并不合理，在這樣的情況下，辦公室的管理無章可循，阻礙了辦公室業(yè)務的發(fā)展。

5 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善對策

5.1 制定完善的辦公室責任制度

完善的辦公室責任制度的制定，首先要實現(xiàn)企業(yè)的定崗定制。企業(yè)需要認清辦公室業(yè)務的樞紐地位。每個辦公室的工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響全局工作。因此，辦公室應當借鑒現(xiàn)代管理理念，把握好辦公室的管理規(guī)律，根據(jù)辦公室職責的不同，設置管理要求，使各個辦公室能夠定崗定責，有規(guī)章制度可循。另外，建立完善的辦公室責任制度，將辦公室的責任任務納入到具體工作管理范圍中，用明確的條文，幫助辦公室建立和諧秩序的環(huán)境，促進辦公室的工作人員團結共事，提高整體執(zhí)行能力。

5.2 管理中融入現(xiàn)代管理理念

在現(xiàn)代辦公室的管理工作中，許多企業(yè)會受到傳統(tǒng)觀念的影響，將壓榨員工的時間和勞動為企業(yè)盈利發(fā)展的途徑。這種管理理念無法激發(fā)辦公室工作人員的工作熱情，更無利于企業(yè)團隊凝聚力的培養(yǎng)。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理，需要融入現(xiàn)代辦公室管理理念，管理者要積極地為員工營造融洽和諧的工作氛圍，積極借鑒現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)化策略，實現(xiàn)辦公室管理的優(yōu)化。

5.3 創(chuàng)新辦公室工作管理方式

創(chuàng)新辦公室工作管理方式，也是優(yōu)化與完善對策之一。當今社會是全球化的經(jīng)濟社會，為了在競爭中站穩(wěn)市場，企業(yè)應當從基礎管理出發(fā)，不斷對辦公室管理模式進行創(chuàng)新，對企業(yè)辦公室的管理方式進行調(diào)整。另外，管理方式的創(chuàng)新性應當體現(xiàn)出以人為本的理念，提升員工的經(jīng)濟福利，以此豐富辦公室員工的業(yè)余生活，促進辦公室人員之間的交流溝通，提升整個企業(yè)的凝聚力。

5.4 采用柔性化方式進行管理

采用柔性化的管理方式，也是體現(xiàn)以人為本理念的管理方式。柔性化管理更加注重員工的心理需求，重視員工個人在企業(yè)中的重要作用，重視員工個人合理的職業(yè)規(guī)劃。企業(yè)應當清楚地認識到，企業(yè)的發(fā)展離不開員工的努力，企業(yè)要為員工能力的發(fā)揮搭建平臺，做到為員工服務，擔憂員工所擔憂的問題，使員工感受到企業(yè)的關懷。當然，關懷的同時不能夠忘記制度化管理，避免員工產(chǎn)生惰性心理。

5.5 優(yōu)化辦公室工作設施與環(huán)境

優(yōu)化辦公室工作的設施與環(huán)境，不僅能夠提高辦公室員工工作的積極性，還能夠在一定程度上規(guī)范工作人員的文明行為，提升工作人員綜合素質(zhì)。隨著科學技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的辦公室也需要進行一定的改善，這也是體現(xiàn)企業(yè)實力的一部分，有利于樹立企業(yè)的良好形象。

5.6 充分利用企業(yè)的人力資源

在制定完善的規(guī)章制度的前提下，企業(yè)還需要使辦公室員工自身提升責任意識。通過突破傳統(tǒng)管理理念和模式，使員工轉(zhuǎn)變對企業(yè)的看法，與企業(yè)整體的目標保持一致。企業(yè)要一如既往的遵循以人為本的理念，將現(xiàn)代企業(yè)管理方式，與企業(yè)經(jīng)營藝術相結合。充分利用企業(yè)的人力資源，保證人力資源的穩(wěn)定性，逐漸將企業(yè)的專項管理，轉(zhuǎn)變?yōu)殚L期的戰(zhàn)略目標。在企業(yè)的辦公室部門中，管理人員是最重要的主體，要發(fā)揮出管理人員的積極作用。在企業(yè)的任何決策中，要聽取辦公室管理者的建議，鼓勵其發(fā)揮監(jiān)督和執(zhí)行責任。

6 結語

企業(yè)辦公室的管理，與企業(yè)的發(fā)展方向和目標息息相關。本文根據(jù)管理理念落后、管理制度不完善等現(xiàn)存的辦公室管理問題，提出了現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的幾點優(yōu)化與完善對策。第一，制定完善的辦公室責任制度；第二，管理中融入現(xiàn)代管理理念；第三，創(chuàng)新辦公室工作管理方式；第四，采用柔性化方式進行管理；第五，優(yōu)化辦公室工作設施與環(huán)境；第六，充分利用企業(yè)的人力資源。希望本文的研究，能為提升我國的企業(yè)辦公室管理水平提供一份借鑒，發(fā)揮出辦公室工作應有的作用和價值。

【參考文獻】

【1】國家林業(yè)局森林資源管理司森林資源監(jiān)督管理辦公室2017年工作要點[J].林業(yè)資源管理，2017（01）：1-2.

【2】曹凱云，張雪蓮.智慧破困局魄力除萬難河北省畜禽屠宰監(jiān)管工作邁入新征程——訪河北省畜禽定點屠宰管理辦公室主任陳東來[J].北方牧業(yè)，2017（05）：7-9.