淺談集團公司差旅費用報銷管理細則

李德奎++++楊寧柯

差旅費是公司一項重要且經常性支出的費用項目，在經費支出中，差旅費也占據了相當大的比例。為了提高工作效率，保證出差人員差旅費的正常使用，并有效地降低費用支出，實現企業利潤的最大化，明確公司差旅費報銷管理工作細則，建立完善的報銷流程，才能確保各項工作的順利完成，通過淺談集團公司差旅費用報銷管理細則，同時為其他集團公司差旅費管理提供參考。

一、集團公司差旅費申報程序

1.費用預算。各公司各部門應根據年度公司戰略目標，制定年度工作計劃書，同時將年度差旅費預算金額填入《年度費用預算表》，并將年度預算分解至各個月度，將費用控制在預算之內。出差相關人員應在月末前將次月出差計劃上報相應部門審批、抄報后方可執行。

2.提出申請。出差人員應根據《月度差旅費計劃書》，填寫《出差計劃及任務審批表》，同時根據《月度費用預算表》標注本部門月度預算額度、已使用額度、計劃出差的時間、往返地、計劃費用額、出差人員姓名、職位、事由經對應領導確認批注意見，級級審批，嚴禁跨級審批。

3.借款流程。①預算內借款：外出人員依據《月度差旅費計劃書》及審批后的《出差計劃及任務審批表》提交借款單，進行審批。②預算外借款：在超出預算需追加預算的情況下，經授權審批人批準后參照上款執行，在審批單據中后附追加預算審批表。

4.報銷流程。①外出人員回到公司后須填寫《出差計劃及任務審批表》任務完成欄，注明任務完成情況，并經上級領導確認批注意見，隔級審批。②報銷人員執審批后的《出差計劃及任務審批表》填寫差旅費報銷單，粘好相應合法票據，依據授權審批制度辦理消帳手續，按與差旅費用報銷相關的審批流程辦理報銷審批手續。

二、差旅費報銷單據及憑證要求

1.單據填寫要求。①報銷人：按實際出差人員名單全部填列。②時間：開始出發和結束的時間要具體填寫到幾月幾日幾點，報銷的所需票據時間須在出差時間范圍內。③車船費：按時間順序對應車票費用據實填寫。④住宿費：按以下標準填寫總金額，不同地區的住房費用應分別列示。⑤交通費：參照以下標準填寫。⑥其他費用：只填寫按標準計算的出差期間的通訊費，并在備注中標明。

2.報銷憑證的要求。①原始憑單：車票、住宿票、交通票、餐票等須為真實、合法、有效的發票。住宿發票的取得必須填寫齊全（單位全稱、開票日、起住日及結帳日住宿天數、單價及金額）。要求：字跡工整、無涂改現象、不得套寫、日期必須為出差期間的有效時間，單位印章報銷的票據須是合法、有效、符合規定的憑證。②報銷時單據粘貼須完整有序。③出差人員出差期間的交通費用應提交通服務業發票作為報銷憑證。④出差期間的人員應全部在一張報銷單中列示。

三、差旅費報銷的項目內容及細則

1.項目內容。①差旅費報銷，只能報銷與差旅費直接相關的交通、住宿、郵電、生活等費用。其他費用不得報銷（如業務招待費、辦公費等需另外單獨辦理審批報銷手續）。②出差人員出差路線應按行程最近且經濟的路線安排行程計劃和交通，不得無故繞行，除此之外產生的多余費用不予報銷。③員工在出差期間游覽或非工作需要發生的參觀等費用及其工作原因延長出差期限而發生的費用全部由出差人員自理。出差期間出差人員不得借故游山玩水，為此而發生的費用不得報銷，同時，對其按照公司規定給予處罰。④以上各項均采取在定額內實報實銷的形式進行。

2.報銷細則。①出差交通工具報銷細則。不同級別的管理層出差交通工具報銷標準不同。公司管理層總監以上人員出差可以乘坐飛機，直接報銷。總經理、總監、業務經理等同一級別的人員出差交通工具按照以下次序進行選擇。a.行程為白天的火車需乘坐硬座；b.如乘坐夜車（晚上出發，早上到達目的地）首選可直達火車（硬臥）或有直達動車、高鐵的情況下選擇動車、高鐵；c.若不滿足以上選擇條件，確需乘坐飛機的，需填寫《工作報告請示卡》及《出差計劃審批表》經總裁/副總裁審批后方可執行。②出差住宿報銷細則。a.出差人員首選如家、漢庭等協議快捷酒店入住，入住時報公司名稱即可。如當地無協議快捷酒店，住宿標準不得超過140元/天，需開據住宿費增值稅專用發票，同時需打出《住宿消費明細清單》，在報銷差旅費用時同時提供，財務對清單費用進行核實，確保費用的真實性。b.員工外地出差生活費用執行以下標準：40元/天。c.員工應憑有效的住宿單據，按上述標準辦理報銷手續。按下列辦法計算：

可報銷住宿費=個人日住宿標準×應住宿天數

應住宿天數=出差天數﹣在途天數﹣應剔除天數

應剔除天數=沒有住宿票據的天數+其他不需住宿的天數+繞行天數。

實際住宿單據金額未達到可報銷金額的，按實際支出報銷。

實際住宿單據金額大于可報銷費用的，按可報銷住宿費報銷，超過標準的費用由自己負擔。

注：下列情況可提高住宿標準a.外出開會，會議組織者統一安排住宿。b.陪同公司高職級人員公出的。c.受公司委派陪同重要客戶或有關人員外出，或有緊急任務的。報銷時應填制《出差超標原因說明書》，并經授權審批人特別審批后方可報銷。

3.出差生活費用報銷細則。①計算時，按出發地及返回時間結合交通發票往返日期分解計算。例如某員工出差，12：00前返回出發地的（指公司所在地），當天無補助；20：00前返回的只發給午餐補助；20：00以后返回的才可享受午、晚餐補助。②午餐、晚餐各占生活補助的50%。③員工外出期間，不論在途還是目地的，均按以上標準計算。④按標準進行報銷，不需后附餐費發票，直接在差旅費報銷單中補助這一項填寫補助天數、標準、金額即可。⑤集團總裁、副總裁，各公司總裁、副總裁（總經理）公出所發生的餐費，根據支出情況，實銷實報。⑥公司派車出差所產生的差旅費用及司機的餐補費用一律由帶車部門提交報銷流程。

注：有下列情況之一者，不得再報銷相應費用：a.交納的會務費、培訓費中，已包含住宿費和伙食費的，除不再另行報銷住宿費外，也不計發伙食費用。b.業務單位已招待住宿或伙食的，回公司后不再報銷有關費用及費用。c.出差時以公司名義宴請業務單位人員的，回公司后應扣除我公司參加者本次伙食費用。d.出差地為出差人員家庭所在地的，不得報銷住宿費。e.公司總裁、副總裁帶車公出，根據所發生的餐費，隨同人員不得另外報銷餐補。

4.外地交通費報銷細則。①集團總裁、副總裁、各公司總裁、副總裁（總經理）公出所發生的交通費用（含出租車），根據支出情況，實報實銷。②總監、采購經理、部門經理、外聯經理公出發生的外地交通費，按每天不超過40元限額報銷。③其他人員公出，發生的外地市內交通費用按每天不超過20元限額報銷。④乘公司小汽車出差考察人員不享受交通費用，過路費用超過標準的須經授權審批人審批后方可報銷。過路費應小于實際出差人數×日常到達地所需車船費用。⑤司機駕車外出單程行駛100公里給予10元補貼，最高封頂200元，在當月外出返程后，與月底填報考勤表時將《出差事由申請單》報人力部門，出車補貼每月由人力部門定時發放。

（作者單位：新疆財經大學會計學院）