現代檔案管理中存在的問題與控制策略

摘 要：隨著我國經濟快速的發展，我國信息技術的快速進步，如何推進檔案管理信息化建設成為了檔案管理者最關心的一個問題。因為在信息技術的影響下，當前的檔案信息管理模式還存在著較大的不足，一方面是從事檔案工作的人員由于其業務素質的差異無法運用信息技術來進行有效的檔案管理，不能有效提升檔案管理效率。另一方面是當前社會各個領域對檔案的管理意識不夠，沒有形成系統化的檔案管理思維來加強自身的檔案建設。鑒于此，本文就立足于現代檔案管理中存在的主要問題進行深入探討，并針對存在的問題提出相應的思路以供讀者借鑒。

關鍵詞：檔案管理；問題分析；控制策略；信息技術

1 目前檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案管理制度不夠完善

從我國目前檔案管理的發展趨勢來看，檔案管理制度不夠健全，檔案管理人員無法針對各種各樣的檔案信息進行有效的收集和分類歸檔，無法對各個種類的檔案資源信息進行科學分類，針對信息的價值進行有效使用。同時檔案管理人員的自身業務能力也是限制檔案管理制度建設的主要原因，一方面是從事檔案管理的人員沒有著專業化的技能來進行計算機操作，無法運用計算機控制系統來提升檔案的使用效率。另外一方面是檔案管理人員缺乏相應的業務能力，既不能運用創新化的工作方法投入到檔案管理工作中，對檔案管理模式進行有效創新，也無法運用信息化思維來認識檔案管理的信息化建設，不能形成良好的工作思路來認識檔案事業的發展。所以在現階段的檔案現代化建設上，要將提升檔案管理人員的素質作為檔案管理制度建設的核心，能夠培養檔案管理人員形成信息化思維來調整自身的工作方法，依據本單位的檔案信息的具體使用情況來建立標準化的檔案信息管理模式來提升檔案管理效率。

1.2 檔案管理意識有所欠缺

限制檔案管理技術水平進步的另一個主要原因是各個單位的檔案管理意識不夠強，檔案信息的利用程度較低，因為檔案管理工作對單位其他各項事務的開展有著十分重要的作用，檔案信息資源能否高效利用決定著單位其他事務能否快速的開展，能否為單位創造較大的社會效益。但目前很多的單位在長期檔案管理工作中，由于檔案管理意識的限制，各個單位無法對檔案信息進行有效的管理，不能根據單位發展的需要建立符合單位實際情況的檔案管理模式，導致檔案管理效率較低不能滿足人們檔案信息使用的需求。

1.3 檔案硬件設施投資經費不足

在檔案管理模式建設的過程中，檔案管理基礎設施的建設不足也是限制檔案管理事業發展的一個重要因素。一方面是各個單位不重視檔案管理沒有專門的款項用于檔案管理體系的建設，另一方面是現代化檔案管理體系的建設沒有專門的經費款項來支撐日常運轉，導致各個單位檔案管理機制落后，效率不足。同時，很多單位由于經費限制，無法撥出專用款項用于建立本單位的計算機檔案管理控制系統，導致很多的單位還在用傳統的檔案管理方法來進行檔案分類和歸檔，無法有效提升檔案管理效率，不能對檔案信息資源進行高效使用。同時現在的很多單位在檔案管理的硬件設施上還有所欠缺，既沒有專業的檔案室對檔案信息進行有效保存也沒有專業的檔案管理人員來對各種檔案信息進行長期維護，無法滿足檔案信息長期保管的需要。

2 針對存在問題的控制策略

2.1 完善檔案管理的制度建設

要想完善檔案管理模式，促進檔案信息化建設就要完善檔案管理制度，要依據檔案信息的實際使用狀況建立標準化的檔案管理制度，對檔案管理方法和檔案管理模式進行規范。首先就要提升檔案管理人員的綜合素質，組織檔案管理人員積極的進行學習形成信息化檔案管理意識來提升自己的檔案管理效率。其次檔案管理機構就要注重檔案管理人員專業技能的培養，既要定期舉辦培訓活動，通過課堂面授的方法來提升檔案管理人員的技能水平，也要組織檔案管理人員及時學習檔案信息化知識，要讓檔案管理人員能夠通過計算機控制系統來對各種檔案信息進行準確的分類和歸檔，提升檔案管理效率。最后，檔案管理機構也要能根據檔案信息化建設的要求來規范檔案管理人員的檔案管理方法，能夠讓檔案管理人員按照科學化的檔案管理方法來使用檔案信息管理系統，能夠對各種檔案信息資源進行有效運用，充分提升檔案信息的附加價值。

2.2 增強各單位的檔案管理意識

提升檔案管理水平還要提升各個單位的檔案管理意識，能夠讓各個單位充分重視檔案管理的作用，依據自身建設的需要來轉變檔案管理思路，注重檔案的價值，對各種檔案進行有效保存，發揮檔案信息的價值。同時，各個單位要想有效的進行檔案保存，對各種檔案信息資源進行分類存儲還要依據自身的實際情況建立專業的檔案管理模式，能夠對單位的各種檔案信息資源進行有效存儲，全面保存，滿足后期檔案使用者信息查詢的需要。

2.3 增加檔案管理項目的經濟投入

提升檔案管理的效率，還要劃撥專業款項，加大資金投入來促進各單位建立符合自身發展需求的檔案信息化管理體系。一方面是要合理的籌劃資金，幫助各個單位引進計算機系統來進行檔案管理，另一方面是要根據檔案保存的需要來建立專門的檔案室，引進專業的人才來進行檔案管理。要注重提升檔案工作人員的管理意識，能夠讓檔案工作人員運用計算機信息系統對搜集上來的檔案資源進行科學化的分類，也能夠根據社會檔案信息使用的需求幫助檔案使用者進行信息查詢，建立高效便捷的檔案信息服務體系。

3 要注重完善檔案信息搜集體系

在推進檔案信息化建設的同時也要注重完善檔案信息搜集體系的建設，因為在現代信息化檔案管理模式建設的過程中，檔案信息搜集體系是信息化檔案管理模式最重要的一環。因為信息搜集體系的建設決定著檔案信息管理的質量，決定著檔案信息是否真實可靠。所以檔案信息搜集體系的建立就要結合信息技術的要求對各種檔案信息進行匯總，依據數據分析系統對檔案信息的真實性進行辨別，根據不同領域的檔案查詢需求來提升檔案檔案信息的使用效率，保障檔案信息及時共享。同時，檔案信息搜集體系的建立要注重對各種電子類檔案信息進行有效劃分，要對各種檔案信息的使用頻率和使用范圍仔細的進行分辨，充分滿足現代檔案信息的使用要求。

4 檔案信息共享模式建立

現代化的檔案信息管理模式建立不僅要依據檔案信息管理的特點建立高效率的信息搜集模式還要依據檔案信息交互共享的特點建立資源共享模式來滿足社會各個領域檔案信息使用的需要。首先就要建立檔案信息使用平臺來將各種檔案信息資源進行充分整合，依據信息的使用頻率實現智能匹配和融合發展，充分利用網絡技術，創新信息共享形式。另外，隨著現代各種各樣信息的廣泛使用，信息平臺的信息交互功能也是越來越強大，不僅可以實現空人們對檔案信息資源的有效獲取還可以根據檔案信息種類和信息使用范圍來確定檔案信息使用模式，最大程度上方便人們檔案信息查詢的需要。

5 結語

推進現代化檔案管理模式建設就要依據檔案信息的傳播特點和獲取特點來建立整套的信息化管理體系，注重經費的投入，提升檔案管理人員的專業素質，同時也要依據信息技術來提升檔案管理效率，創新檔案使用模式，提升檔案資源交互效率，滿足人們檔案信息的使用要求。

參考文獻

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作者簡介

汪源（1984-），天津，天津市南開區王頂堤醫院。