淺析信息時代檔案管理工作的創新

文/新鄉市中心醫院 李卉

淺析信息時代檔案管理工作的創新

文/新鄉市中心醫院 李卉

創新，是為了迎合當前信息時代的發展。不論是在教育、科技上都是離不開創新的，檔案事業的發展也是如此。檔案管理工作的創新是為了促進檔案管理行業的進步，實現可持續發展。檔案管理作為基礎管理已經受到重視，不完善的管理制度也浮現出來，做好檔案管理，對于企業、單位等都有著重要的意義。

信息時代；檔案管理；管理工作；工作創新

檔案工作對于現代企業或是事業單位來說，起到推動經濟總量持續發展、加強文明建設以及維護廣大職工權益的重要作用。檔案是信息資源寶庫，可以為管理工作提供服務。檔案管理工作做好了，一方面管理人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據；另一方面有利于與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

一、檔案管理在當前信息時代的概念

（一）檔案管理工作的重要性。檔案工作是各企事業單位管理工作的基礎，做好檔案管理工作，更新檔案管理理念，嘗試新的檔案管理方法，把檔案工作列入內部管理基礎工程來對待。檔案管理工作通過規范化、信息化、安全化來體現它的作用。規范化的檔案管理有力地保證了案卷的質量，在進行人員培訓、資料整理做集中管理，對文件分類登記造冊進行掌控，為日常工作順利開展進行鋪墊。同時，檔案管理借助信息化軟件有利于提高工作效率。在對文件進行收集錄入時，形成紙質檔案和電子檔案并存公用的管理機制，利用信息化軟件讓檔案靈活運用。正是因為檔案的集中管理，利用計算機進行保存備份，規避了傳統檔案管理帶來的弊端，不會因為環境影響、紙質材料而縮短它的壽命。同時，在檔案閱讀環節上，不允許與本檔案無關的人員查閱檔案內容，建立檔案查閱監督機制來確保檔案的保密性。

（二）創新為檔案管理事業提供動力。隨著信息時代的發展，各行各業都會引進信息化技術進行檔案工作的開展，既可以提高工作的效率，又可以減少工作中出現的失誤。電子信息技術促進了檔案管理工作的革新，要求管理工作者積極主動學習新的工作方式，不僅提升自身知識積累，也提升了相關單位的硬件設施，形成新的檔案管理觀念。如果一直依靠于傳統的管理觀念和管理方式，自身得不到技能的提高，工作效率也得不到提高。

（三）創新促進檔案管理行業進步。傳統的檔案管理工作隨著時間的推移弊病隨之顯現出來。常見的現象比如因為時間長的原因導致紙質檔案的老化、損壞。再或者是向相關部門進行申請時。需要工作人員幫忙查找才能使用檔案，不僅工作效率低，還很費時、耗力。相反，創新后的檔案管理工作，利用計算機進行統一保存并備份，只需要用戶信息就可以不受地點、時間的影響進行查詢，既可以為用戶提供方便，也可以提高工作人員的辦事效率。

二、創新檔案管理的實施建議

（一）增強檔案管理工作的創新意識。局限在傳統思想和傳統方式的檔案管理工作人員，在長期面對單一、枯燥乏味的工作，閉門造車的結果是通常這些工作者缺乏創新意識和欲望，對社會發展狀況、科學發展情況以及能否滿足社會發展一無所知。要想改變這種現狀，必須培養工作者創新意識，擺脫傳統思想的束縛。學會利用計算機技術，對檔案進行輸入、輸出、檢索。提高檔案管理人員的主觀能動性，要讓檔案管理人員養成事前介入，積極參與的工作態度。

（二）擴寬檔案管理服務的途徑。我們現在所處的信息時代，網絡信息量大，傳播速度快，是可以實現和其他檔案管理單位聯網，建立一個信息資源共享，服務范圍擴大的優勢。同時，檔案管理部門還可以對服務方式和領域進行擴展，通過自身的強化、創新，轉變成當前社會所需要的“產品”。我們還可以借助網絡平臺，建立網站檔案吧，讓廣大群眾在休閑時間吸取檔案管理知識。這些創新不僅使老百姓體會到檔案創新帶的便利，也可以讓檔案管理工作者體驗到信息時代的進步，以及創新帶來的便利，從而提高工作效率。

（三）建立良性運行機制。在創新檔案管理工作的過程中，工作人員發揮著重要的作用。為了加強檔案管理制度，提高工作效率，還需要提升工作人員的素質。管理部門需要培養素質過硬的檔案管理隊伍，讓工作人員熱愛自己的事業，大膽創新，同時掌握檔案管理行業的發展規律，并定期對管理人員進行考核。建立完善的管理制度實現規范化服務的目的，充分調動工作人員對工作的積極性，發揮主觀能動性，走檔案工作的可持續發展路線。

三、結束語

綜上所述，想要實現新時代下檔案管理工作的創新就必須要從以下幾個方面著手，一是要明確檔案管理工作創新對于企、事業單位管理的重要性，二是要加大對檔案管理工作的創新意識，三是要拓展檔案管理服務的服務路徑，最后對于任何管理新形式的工作內容都需要建立一個合理的監督管理機制，因此，對于檔案管理工作來說，同樣需要重視建立完善的監督管理機制，只有著重從以上幾點內容進行創新，才能真正實現信息時代下檔案管理工作的創新。

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