OA系統在事業單位檔案應用研究

溫麗麗

摘 要：OA系統剛出現時，主要目的是為了滿足政府機構相關部門工作的需求。隨著當前數字化信息時代的到來，各個事業單位及相關企業都應用上了OA系統，優化了事業單位的管理工作及環境。本文主要對OA系統在事業單位檔案管理工作中的應用進行分析，供同行借鑒參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；OA系統（辦公自動化）

隨著計算機技術的不斷發展，其辦公模式及系統也發生了變化，傳統檔案管理模式效率比較低，OA（辦公自動化）系統打破傳統辦公模式，進一步推動了檔案管理數字化的發展。OA辦公系統屬于一種網絡辦公應用系統，通過計算機可實現文件傳輸及儲存，可隨時瀏覽自己需要了解的資料信息，還可以下載保存，提高日常工作效率。如何通過OA系統把單位檔案管理工作變得更加高效實用，這需要把檔案管理工作納入到數字化管理范疇中才能實現。下文結合工作中的實際應用，再從計算機系統的開發運用、檔案人員的工作素養、檔案自動化管理的質保建設這三個方面就如何高效運用OA系統為單位檔案管理工作進行優質服務展開研究，以實現單位檔案管理工作辦公效率的提升。

1 OA辦公系統的特性

OA的核心即為ezOFFICE（easy office），強調的就是辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟件，就應具備三大特性：易用性、健壯性、開放性。

（一）易用性——沒有全面的應用做基礎，一切都是空談，所以軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。

（二）健壯性——必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟件必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。

（三）開放性—能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯性整合應用。

2 OA系統對單位檔案管理的影響

單位的檔案管理是指由文字、圖表、聲像等形式形成的各種執行代議單位制定的法律和決定，管理國家內政、外交、軍事等方面的行政事務文件。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，提高工作效率，增加協同辦公能力，實現決策效能的提高。

當前單位檔案的種類也變得多樣化，單一的文件檔案管理逐漸轉化為今天的文件、聲像、實物形態、照片等形式的結合，所需的人力、物力、財力和空間都越來越不利于傳統檔案管理的可持續發展。而OA系統的使用則大大提高了檔案管理的工作效率。首先，計算機系統可以對音頻和視頻文件進行編輯、剪接、重組和改造，通過編輯系統可以完全恢復部分損壞的文件；使用多媒體存儲文件可以方便后續文件調查使用；二是可以保證原始文件的完整性；三是OA系統的使用使得文件之間的連接、記錄、信息更緊密的合作，再一步一步走向統一管理步驟的方式，這對質量保證要求越來越高的檔案管理體系將呈現標準化的自動化辦公檔案管理系統。

3 高效利用OA系統的措施分析

（一）檔案管理OA系統的開發運用。

檔案對于事業單位的政務工作具有極大的歷史意義，而所形成的檔案管理也是日趨重要，我們單位各部、所很分散，都分布在各街道，以前有文件傳送還得用傳真或員工上門取件傳閱，再有由于事業單位的組織結構都有明顯的層級，在傳統的辦公模式中，辦公業務主要以紙介質為主，比如辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發、下發到歸檔等各個環節，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢、資源浪費等問題。因此解決之道就是采用先進的計算機和網絡技術實現整個辦公過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式?，F有OA系統后辦公者可隨時了解文件到達哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調閱等，消除紙質文件在流轉過程中去向不明以及不便于跟蹤等問題，節省了好多人力物力和時間，檔案也能及時無漏的歸檔。因此，如何更好的把檔案管理與OA系統結合起來至關重要，要做好以幾下方面：

1.需要單位單位領導對檔案管理有所重視。

提高領導和工作人員對檔案管理自動化公意識，將單位檔案的辦公自動化與社會發展的趨勢相協調，通過相關的現代化管理水平的培訓，來改變領導的知識結構，并讓他們逐漸認識到自動化的辦公系統能對單位檔案管理工作帶來極大的好處，既減輕人力工作強度，也節省單位檔案管理開支成本，單位領導和檔案工作人員的重視能為OA系統的開發引入與高效運用提供堅實的基礎。

2.OA系統對檔案管理的技術服務需要很好的切入點。

單位檔案在立卷、信息收集與歸檔、數字化檔案的維護及查閱都可以在OA系統上實現，因此在OA系統檔案歸檔保存時，要對檔案信息的著錄進行規范、標引、分類及排列，實現檔案信息的有序化。另外，將屬性相同的信息進行分類，能及時解決因為政務信息資源量大、不集中、難查詢帶來的困難，這些都是OA系統所具有的檔案管理功能?，F如今OA系統種類繁多，功能各異，需要選擇適合單位檔案管理的系統，這樣才能在日后的工作中體現實用和高效。同時，需要單位檔案工作人員很好的掌握系統，充分利用OA系統所具有的潛在功能，為檔案歸檔和檔案調閱的規范性提供數據支持。

3.單位檔案的管理制度要符合自動化辦公特點。

制定規范的檔案管理工作流程，可以為工作的展開提供很多方便。比如，規范檔案管理流程標準，可以實現檔案前期處理、電子文檔格式以及歸檔流程的標準化。同時在檔案信息管理系統的設計過程中，要對技術參數、技術標準進行規范化設置，要考慮到系統的兼容性、實用性以及便捷性，對數據的安全標準、接口標準以及非同一類型的數據實施轉化等等。只有對整個系統進行標準化處理，才能使其被高效利用，降低檔案過程中錯誤發生的幾率。

（二）提高檔案人員的工作素養。

單位檔案管理雖引入了OA系統，但這個系統的具體執行，還需要人力的支持，檔案管理人員依然不可或缺，要想更好地發揮OA系統在單位檔案管理工作中的作用，就必須提高單位檔案管理工作人員的個人素養，這是實現檔案管理與辦公自動化更好融合的重要前提。單位檔案的特殊性，使得管理人員要具有堅定的政治立場，對檔案內容的保密工作熟記于心，同時需要純熟的檔案管理知識與熟練的計算機操作技能。對OA系統的各種功能操作熟練，且能在恰當的時候發現OA系統中可能存在的問題，并有提出改進的方法，這些對促進OA系統在單位檔案管理處理過程中的融合大有好處。在工作中，需要檔案人員不斷努力學習，更新自已的知識結構，與時俱進，為實現檔案管理事業的發展發揮出自已應有的作用。隨著計算機網絡技術的快速發展，網絡安全至關重要，電腦病毒的泛濫，黑客入侵技術的不斷更新，這些都會對要案信息管理構成威脅，這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術，努力提高自已的綜合素質，這樣才能確保OA系統在單位檔案管理工作中正常高運轉。

對于檔案管理工作人員個人素養的提升來適應OA系統的需求，可以從以下幾個途徑展開：一是建立健全考核制度，提高檔案管理人員的積極性。通過評估系統，文件管理可以客觀、真實、實時的評估，這是提高檔案管理水平的重要措施，個人修養的提升將極大地促進辦公自動化系統功能的高效利用。二是加強檔案管理人員辦公自動化培訓與指導，對單位單位進行各種業務培訓、交流溝通等工作，進一步拓寬檔案管理人員的視野，提高辦公檔案管理人員辦公自動化的專業素質。

（三）檔案自動歸檔的質保建設。

檔案管理過程中的質保建設是為了迎合OA系統的提升需求，計算機操作平臺下的系統在流程上相對快捷但容易出現質量上的疏忽。比如，在單位檔案歸檔的過程中，檔案內容的清晰度與完整度是必須檢查考核的一方面，這個過程需要相應的歸檔人和校核人，以確保檔案內容在OA系統運行的準確性，為后續的檔案調閱提供質量保障。這些質保建設需要相應的規范，這種建設的目的是為了規范檔案管理的工作流程，使工作更加高效規范，而不至于無序。同時，為了確保OA系統在單位檔案管理過程中的高效使用，需要為系統設置內外網隔離與防火墻，數據備份與安全審計等，以確保OA系統中的單位檔案安全。同時對單位檔案管理中的政務信息保存歸檔、分類整理以及著錄標引等相關工作納入OA系統質保建設的指導性、規范性文件中，建立集中統一管理的制度，減少信息的重復、交叉，減少檔案信息的不準確、不完整和不一致現象，以確保檔案在OA系統中的清晰明了。

4 結束語

單位檔案的信息來源廣、覆蓋范圍大，OA系統所依據的計算機工作平臺能很好的縮減單位檔案管理工作中的人力物力，對促進單位政務信息的有效整合大有裨益。OA系統功能眾多，要想更好的使其服務于單位檔案管理工作，還需要單位領導對OA系統的重視，需要相應的制度與規范建設，在檔案管理工作人員的個人素養要求也應對比傳統的檔案管理要高，計算機技術是關鍵點，同時單位檔案的特殊性，使得質保建設不能被忽視，只有全面的統籌管理才能使OA系統高效的服務于單位檔案的管理工作。

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