大數據環境下檔案管理工作的創新發展

林琳

摘 要：在當前大數據環境下，大數據技術在各個領域得以廣泛應用。在檔案工作中引入大數據技術，這對檔案管理工作提出了較大的挑戰。因此在當前檔案管理工作中，可以充分的利用大數據的優勢，深入挖掘檔案管理的潛在價值，全面提高檔案管理工作的效率。文中分析了大數據對檔案管理工作的影響，并進一步對大數據環境下檔案管理工作的創新發展策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：大數據；檔案管理；理念；制度；創新

在當前信息時代，大數據在各個領域發揮著重要的作用。在檔案管理工作中，通過有效的應用大數據技術，將大數據技術與檔案管理工作有效的進行融合，全面創新檔案管理理念和檔案管理方式，實現對數據信息資源的有效利用，進一步對檔案工作進行優化，強化檔案資源的開發利用水平，更好的發揮出檔案管理工作的重要價值。

1 大數據對檔案管理工作的影響

在當前大數據時代，其對社會各個領域都帶來了較大的變化，人們的工作、生活和思維方式也發生了改變。將大數據技術引入到檔案管理工作中來，其對檔案管理工作帶來了較大的影響，大致可以歸納為以下幾個方面：

（一）方便了電子文件的鑒定和索引

在當前大數據時代，電子文件呈現出快速增長的態勢，這就對電子文件管理工作帶來了較大的挑戰。面對越來越龐大的電子文件，可以利用大數據技術的強大功能作用。在實際工作中可以將大數據轉發器安裝在普通硬件上，實現對系統數據的收集。同時還可以利用大數據軟件來為生成的海量數據建立索引，并對其進行有效整理，使其成為可以搜索的鏈接。另外，還可以利用大數據技術來實現對數據的分類和深入挖掘，強化檔案管理的數據分析能力。

（二）解決了非結構化數據的處理難題

大數據具有較多的類型，具體包括結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。這其中非結構化數據占整個數據量的較大比例。這些非結構文件的快速增長，給檔案管理人員的管理工作帶來了較大難度。特別是基于大數據技術的數據庫的建立，其能夠實現對龐大文件數量的重審，有效的解決了非結構化電子文件的問題。

（三）數據存儲容量大，避免了海量信息和數據的丟失

基于大數據技術而構建起來的檔案數據庫，其能夠實現對海量檔案數據資源的有效存儲，具有較大的存儲容量。當前各行業都面臨著數據存儲空間的問題，檔案行業這個問題更加突顯出來。由于大數據在計算機領域的應用已較為成熟，其在存儲海量數據方面發揮著重要的作用，因此利用大數據可以有效的解決當前檔案行業數據存儲的問題。

2 大數據環境下檔案管理工作的創新發展策略

（一）提高對大數據理念的認識

當前大數據已成為社會發展的主流趨勢，同時也是獲取信息數據的重要手段。在當前檔案管理工作中，需要提高對大數據技術的認知，并充分的認識到大數據對檔案管理工作的重要性。大數據作為數據的集合，其核心價值即在于實現對海量數據的存儲和分析，以此來快速挖掘出數據中隱含的信息和價值。在大數據時代，各行業之間的邊界越來越模糊，各領域之間融合的速度加快。將大數據在檔案行業中進行應用，給檔案工作帶來了巨大的變革。因此需要重視大數據在檔案管理工作中的有效應用，掌握數據主動權，全面提高檔案管理工作的水平，更好的發揮出檔案的重要作用。

（二）構建大數據資源平臺，實現資源共享

大數據環境下的檔案管理要實現檔案資源共享，充分發揮出檔案的利用價值。若只采用幾臺電腦聯網，是根本達不到這一目的的。為了讓檔案資源能夠最大限度發揮出作用，建議構建一個以省級單位為中心的檔案數據管理中心。這個中心涵蓋了系統內全部檔案資源，能為用戶提供檔案檢索、查閱、下載等不同服務。同時，建立這個中心也能有效避免不必要的重復歸檔立卷工作，節省人力物力。對于省級單位下發的問卷，各市級單位無需進行歸檔，可直接從數據中心借閱查看，經審批后可對檔案進行利用。市級單位將本單位的相關文件與檔案做好歸檔上交工作即可。此外，各省之間通過網站的形式，實現不同地區檔案信息管理系統的對接，從而實現檔案資源的全國聯網。

（三）改進檔案管理的方式和方法

在當前大數據時代，檔案管理工作與傳統的手工檔案管理存在較大的區別，因此要求檔案管理人員要及時轉變觀念，進一步對檔案管理的方式和方法進行改進，積極探索大數據環境下檔案信息化管理思路，有效的滿足信息化檔案工作的需要。針對當前檔案管理工作中與信息化檔案管理要求不適應的一些方法和規則要及時進行調整，充分的利用網絡管理的特點，進一步簡化檔案工作流程，做好檔案資料的整理和歸檔工作。充分的運用大數據來實現對檔案信息數據的深入分析和挖掘，實現對檔案的有效利用，更好的發揮出檔案的重要價值。

（四）建立健全大數據背景下檔案管理的準入與監管機制

盡管大數據時代給檔案事業帶來了很多機遇，也使檔案管理更加便捷、高效、但與此同時，我們不能忽視大數據時代給檔案事業帶來的挑戰。隨著檔案信息日益多元化與開放性，檔案數據的安全問題也愈發突出。因此，有必要抓好檔案安全管理，確保檔案資源的安全性。這需要建立大數據背景下檔案信息的準入制度，并建立健全對檔案的日常監管制度。通過對各類檔案資源進行梳理與分類，實施不同安全管理級別，加強對檔案資源的保護，盡量避免檔案資源發生泄露、丟失等問題。這也需要政府相關部門加大對檔案工作的投入力度，引入更先進的設備與技術，提高檔案管理的安全性。

（五）創新檔案服務模式

在當前大數據環境下，檔案服務加快了社會化和多元化的發展，檔案服務對象、服務內容和服務方式都發生了較大的變化。而且當前檔案管理工作中，更傾向于為人民群眾和為用戶提供檔案信息服務。檔案從線下服務開始向線上服務延伸，有效提高了檔案服務的效率，更深入地挖掘潛在的檔案客戶資源。在當前大數據環境下，檔案管理資源的不斷拓展，實現了主動化服務模式，即從傳統的被動式服務模式中轉變過來，通過深入調研，根據用戶的實際需要來采取針對性和個性化的服務，更好地滿足用戶對檔案信息的需求。而且在大數據帶動下，檔案管理工作個性化和智能化程度得以提升，在日常工作中能夠為用戶智能推送感興趣和所需要的服務。

3 結束語

隨著信息技術在各個領域中的廣泛應用，大數據的出現有效的提高了社會的發展速度。在當前大數據環境下，作為檔案管理人員，需要加快自身觀念的轉變，積極對檔案管理方式和服務模式進行創新，深入挖掘檔案信息資源的重要價值，全面提高檔案管理的水平，實現檔案信息資源的高效利用。

參考文獻

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