淺談人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的實踐

張玲玲

摘 要：我國人力資源和社會保障部門組建較晚，服務對象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰。只有實現對檔案的有效管理，才能最大程度發揮檔案的功能作用。

關鍵詞：人力資源；社會保障；檔案管理

檔案來源于人們的社會活動，具有一定的法律效用，是機關工作的有效工具、經濟建設的重要依據、政治斗爭的有力武器、科學研究的必要條件、宣傳教育的生動素材等。檔案能夠對相關單位部門的工作和管理情況進行科學合理的評價，能夠記錄下某個單位部門的“成長”，并且完整反映出變化發展的過程。

1 檔案管理工作現狀

1.1 檔案管理部門間未實現統一

現階段人力資源和社會保障部門的檔案管理工作未實現有效規劃統一，兩個部門間缺乏必要的聯系，導致資源共享困難，所建立的檔案管理系統基本上也只是針對部門的專門問題，且造成了檔案管理比例嚴重失調的狀態。比如就業管理部門檔案室內，因為我國目前就業壓力大，所以就業管理部門檔案室內的檔案數量占了所有檔案的一大半，而社會勞動保險管理部門檔案室里，也只是保管著退休職工的檔案。因為各檔案室是獨立的，所以其管理制度、管理方式都不太一樣，各管理系統之間的兼容性極差，達不到資源共享的效果，這樣也容易造成大量的重復管理，浪費本來就緊張的人力、財力。

1.2 基本設施設備落后

因為人力資源和勞動保障檔案管理的數量大，所以工作量也比較大。在工作量大的前提之下，相關的設施設備也沒有跟上，明顯硬件投入不足，使得很多工作環節出現問題，出現了歸檔不及時、歸檔混亂，甚至歸檔錯誤或丟失的現象。再加上因為檔案管理室的分散，使得檔案管理工作也沒辦法集中。每個檔案室都配備同樣的設施設備，所以出現重復投資、重復建設的問題，嚴重浪費了資源。還有一部分的部門因為沒有專門的檔案存放室，就直接把檔案放在了日常辦公的辦公室內，檔案未得到合理管理，則易被損壞或是污染，從而造成檔案失去其原有的價值。

1.3 數據庫缺乏統一規范標準

隨著信息技術的發展，檔案管理工作也由手工信息檢索轉變為了計算機輔助檢索，但是人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中的數據庫由于各種原因，至今還沒有一個統一規范的標準，所以研發的軟件通用性極差，人為地增加了系統間聯網困難。而且，人力資源和社會保障部門的檔案管理系統并沒有實現數字信息化，所以每次調檔時都需要經過計算機對檔案目錄進行檢索后，然后才能去庫房調檔給使用者，這樣不利于調檔工作的開展。

2 完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的措施

1、加強培訓，提高檔案管理人員的專業素質，要想解決檔案管理工作人員素質低下的問題，就需要從源頭抓起，經過嚴格考核聘用專業的檔案管理人員，打破檔案管理兼職的局面。在檔案管理工作的過程中，有關單位還要根據工作需要，對工作人員進行一定的技能培訓，讓他們掌握豐富的檔案管理專業知識，能夠從用應對工作中可能出現的難題，提高檔案管理工作的正確性和工作效率。

2、加強數字化建設，實現檔案管理資源共享，傳統的檔案管理工作，單純的依靠人工來完成，工作效率比較低下，工作中出現的疏忽和失誤也比較多，電子計算機技術在檔案管理中的使用，有利于實現檔案管理的數字化建設，可以促進管理工作走向一個新臺階。檔案管理工作單位較多，每一個檔案室都需要一定的基礎設施，資源需求量很大，實現資源共享能夠提高檔案用具的使用效率，避免資源浪費現象的出現。

3、建立完整的檔案管理運行機制，人力資源和社會保障部門的檔案管理迫切需要建立完整的運行機制，讓企業職工的個人檔案和與之有關的醫療保險、失業保險、再就業保險、養老保險等形成一個完整的系統，建立與檔案管理配套的教育機制、激勵機制、約束機制，通過檔案管理運行機制的不斷完善，加快檔案管理的規范化、科學化進程，更好的為個人和社會發展提供保障。

4、制定統一的檔案管理發展規劃檔案管理工作必須克服各自為政的分散局面，研究出統一的檔案管理工作管理方法，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作應與其他部門的檔案管理工作聯合開展，以保證檔案信息資源有一個合理的、科學的系統布局。統一檔案管理發展規劃還需要領導的高度重視，所以要加大對人力資源和社會保障部門的宣傳和建設，從而加強公眾對人力資源和社會保障部門的關注和支持，爭取領導對人力資源和社會保障部門檔案管理的重視，并且能夠給予一定的資金和人力資源，進而解決檔案管理工作中人手不足、資金匱乏等問題。

5、完善檔案管理的物質條件完善檔案管理工作首先要從改善環境，配備必要的設備入手。首先，可以實行辦公、檔案庫、閱覽室分開設置的方式，在檔案存放庫放置空調、抽濕器、溫濕度測試儀等儀器，同時，采取防火、防潮、防蟲等措施，使檔案存放環境滿足檔案管理的基本要求。

6、人力資源和社會保障部門的檔案是一類較為特殊的信息資源，是社會各方面實踐活動的歷史記錄，其內容涉及到科技、經濟、教學、實驗、生產等各領域，因此，對檔案管理工作實行集中統一管理制，能顯著提高檔案管理的效率，檔案管理工作標準化就也顯得尤為重要。主要從三個方面入手：①應歸檔的電子文檔或者文本文檔要對其生成方式、傳遞方式、保管方式進行研究；②檔案管理系統內部的各項工作要標準化；③檔案管理中的數據處理、存貯結構要標準化。

7、完善檔案管理機構和制度，建設檔案管理機構是做好目標管理的基礎。首先，要做的就是解決人手不足的問題，在人員的調配上，一定要配備充足的專職檔案管理人員，不外聘兼職人員，不實行一員多用，檔案管理人員專門負責檔案管理工作，且要明確崗位職責。其次，完善檔案制度建設，這是做好檔案管理的保證。

3 結束語

人力資源和社會保障部門中的檔案管理在我國社會市場經濟中發揮著重要的作用，對檔案實施高效管理，不僅保證檔案的使用壽命，還能最大程度發揮檔案的功能作用，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作要實現各部門之間檔案管理信息的資源共享，優化檔案管理的設施設備，建立檔案管理數據庫體系，并健全檔案管理的機制，綜合以上工作，才能實現檔案管理工作高效穩定的開展。

參考文獻

[1]賈洪慧。論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理[J].辦公室業務。2014（05）

[2]張海霞。談如何做好新時期的檔案管理工作[J].經營管理者，2010.17

（作者單位：人力資源和社會保障局）