科學制定圖書館管理指標體系

鄧東寧??

關(guān)鍵詞：圖書館；管理指標

摘要：文章根據(jù)系統(tǒng)論、控制論原理，闡述了制定圖書館管理指標的原則和一般方法，劃分了圖書館管理指標的類型，分析了這些指標相互之間的關(guān)系，并提出了一套圖書館管理指標體系以供參考。

中圖分類號：G250文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2017）08-0080-02

改革開放以來，論述圖書館管理的論著非常多，但其中談到圖書館管理指標體系的卻不多，能清楚地闡述圖書館管理指標的制定原則和制定方法，并給出具體的圖書館管理指標體系的文章就更少了。例如：著名的圖書館基礎(chǔ)理論和圖書館管理學專家，武漢大學原圖書館系主任黃忠宗教授在他上百萬字的圖書館管理論著中，詳細地論述了圖書館管理的內(nèi)容、方法、原理等各方面，但卻基本沒有提及如何制定出一套適用于圖書館具體管理的指標體系。又如：著名圖書館學專家、華東師范大學教授范并思于20世紀80年代在與他人合著的《圖書情報數(shù)學》一書中，早就提出了圖書館管理指標的制定原則和制定方法方面的問題，但也沒有據(jù)此給出一套圖書館的管理指標體系。因此，圖書館管理從理論到實踐出現(xiàn)了一段空白。圖書館管理指標應該根據(jù)什么來設(shè)定，各個管理指標之間有什么關(guān)系，這些關(guān)系又如何影響圖書館管理指標的制定，圖書館究竟應該制定哪些管理指標，這些問題直到目前還沒有很清晰的答案，因此很有研究的必要。

1 圖書館管理指標的制定原則

1.1 圖書館管理的步驟

如果把圖書館看作是一個系統(tǒng)，按照控制論的觀點，一個系統(tǒng)的控制（或者說管理）必須而且只能依靠信息進行。首先，要確定系統(tǒng)的目標，包括總體目標和子系統(tǒng)（或子模塊）的具體目標；其次，要根據(jù)某種成熟理論建立系統(tǒng)的模型，如有可能最好是數(shù)學模型，否則就是流程模型；最后，在以上模型的各個關(guān)鍵點上，確定可利用、可抽取并可計算的信息，確定產(chǎn)生這些信息后系統(tǒng)應采取的對策和措施。

1.2 圖書館管理系統(tǒng)的目標信息描述

一般的機械系統(tǒng)比較容易模擬，它的控制信息基本可以全部采用定量方法來產(chǎn)生，而圖書館是一個不僅包含機械設(shè)備，還包含人和各種信息資料的復雜系統(tǒng)，雖然它的控制信息不一定能被量化，但至少在初始階段是可以采取一些定量方法的。一般來講，要盡可能地定量描述出可供系統(tǒng)控制的信息，因為系統(tǒng)的總體目標和局部目標一般不能滿足于抽象的描述，而是要通過反映系統(tǒng)狀態(tài)的一組數(shù)據(jù)（目標值）來表達，并通過改善管理（或者說改變控制方向）促使系統(tǒng)逐步進入目標值狀態(tài)。圖書館的這組數(shù)據(jù)就是我們常說的“圖書館管理指標”，如：反映圖書館總系統(tǒng)的讀者到館率、文獻收藏率、出勤率、人員結(jié)構(gòu)比例等；反映流通子系統(tǒng)的流通率、拒絕率等；反映編目子系統(tǒng)的年人均編目條數(shù)、編目準確率等；反映檢索子系統(tǒng)的檢全率、檢準率等。這些數(shù)值直接反映了圖書館的工作狀態(tài)，如果達不到預定值，圖書館領(lǐng)導者就要改善管理方法（控制），直至達到預定目標值。控制論的一個基本觀點就是：控制依靠信息，沒有信息就沒有控制（管理），而控制的最基本的方法是反饋，因為控制和管理很難一步到位。控制或管理不到位時，只有通過反饋，控制才能夠進一步進行，并通過改善系統(tǒng)狀態(tài)，逐步達到或超過設(shè)計者的目標要求。

2 圖書館管理指標的類型

2.1 以管理用途為劃分標準

以管理用途為劃分標準分為工作評價指標和工作控制指標。對圖書館管理工作進行評價的指標叫工作評價指標，主要用于評價圖書館總體和各部門工作的優(yōu)劣。如用流通量來評價圖書館館藏的利用程度，用讀者到館率來評價圖書館的受歡迎程度。工作控制指標則是用來調(diào)節(jié)和控制圖書館的工作狀態(tài)和工作程度的指標，但一般不用它來說明圖書館工作的優(yōu)劣。如反映館藏構(gòu)成情況的各類藏書比例，可以用來作為調(diào)節(jié)館藏結(jié)構(gòu)的依據(jù)。而館舍面積、館藏量、館員數(shù)量、經(jīng)費等指標有時（如在比較不同圖書館的規(guī)模時）是評價指標，有時（如在評價圖書館內(nèi)部管理時）不是評價指標。

2.2 以指標形式為劃分標準

以指標形式為劃分標準分為絕對數(shù)指標和相對數(shù)指標。絕對數(shù)指標是簡單累加的統(tǒng)計數(shù)量，如到館人次、流通量、藏書量等。相對數(shù)指標是成比例（一般以百分比的形式出現(xiàn)）的統(tǒng)計數(shù)量，如拒絕率、讀者到館率等。一般來講，相對數(shù)指標包含的信息更多，因為它比絕對數(shù)指標反映的管理對象的特征更多，因而包含的統(tǒng)計信息也更多，更能說明問題。

2.3 以描述對象為劃分標準

以描述對象為劃分標準分為藏書指標、工作指標、借閱指標、讀者指標等。藏書指標包含文獻的類型或品種、數(shù)量、價格等；讀者指標包含讀者的類型和數(shù)量、各類文獻的借閱量、拒絕率、讀者到館率等。此外，還有用于人事管理指標的工作人員的數(shù)量與結(jié)構(gòu)、工作定額（如年人均編目數(shù)）、工資總額和平均工資等。

3 圖書館管理指標之間的關(guān)系

3.1 各種管理指標常見的關(guān)系類型

一般來講，由于處在一個系統(tǒng)中，各種管理指標之間都具有相關(guān)性，常見的關(guān)系有以下幾種：①互為因果。如讀者到館率和流通率互為因果，讀者到館人次多，流通率就高。②互相制約。如檢準率和檢全率經(jīng)常是互逆的。③互相重復。如檢準率和誤檢率互相重復，檢準率高和誤檢率低實際上是一回事。只有了解指標之間的這些關(guān)系，圖書館才能建立起一套科學高效的管理指標體系。

3.2 科學的管理指標體系具有的特征

①圖書館各個方面的工作狀態(tài)都應該有一個指標予以反映。例如，可以用到館人數(shù)或讀者到館率來衡量圖書館對讀者的吸引力，可以用書刊利用率來衡量文獻采購的針對性和有效性，可以用年人均編目數(shù)和編目出錯率來衡量編目部門的工作效率和工作質(zhì)量，可以用檢全率和檢準率來衡量文獻檢索的效率。②一個指標的波動只受被評價對象的影響，不應受一些與評價對象不相關(guān)因素的影響。③指標的走向應該與被評價系統(tǒng)特征的走向一致。一般來講指標應該是單值函數(shù)，因為如果被評價特征的一種狀態(tài)同時對應多個指標值，就會導致評價混亂。④兩個指標之間應該是不相關(guān)的。范并思早在20世紀80年代就指出，一個系統(tǒng)如果需要多個評價指標，這些指標必須是不重復、不矛盾的。以下筆者通過三個例子加以說明：例1，兩個指標A和B，A上升引起B(yǎng)上升，A下降引起B(yǎng)下降，那么A、B是重復指標，B不必要。原來評價檢索系統(tǒng)的檢索效率時用過一種叫“用戶耗時”的指標，但后來人們發(fā)現(xiàn)用戶的耗時和檢準率是成正比的，因此可以取消耗時指標，而采用檢準率來取代它，這時檢準率既可以評價檢索系統(tǒng)對不相關(guān)文獻的拒絕能力，又可以用來評價用戶耗時的多少。例2，A上升引起B(yǎng)下降，或者B上升引起A下降，則A、B是矛盾指標，A和B其中有一個是錯誤的。例3，A不管上升或下降，B都不變，反過來B不管上升或下降，A也不變，則A、B獨立，A、B可以同時使用。例如，分編工作的出錯率和編目人員的出勤率都是用來評價編目人員工作狀況的，但編目人員的出錯率一般來講并不影響他的出勤率，因此這兩個指標可以同時使用。而編目人員的出勤率和年人均編目數(shù)這兩個指標，由于前者直接影響后者，如果同時使用，就會出現(xiàn)重復獎勵或重復處罰的結(jié)果。總之，制定一個系統(tǒng)的管理指標體系，要避免使用重復指標以節(jié)省管理費用和管理時間，同時避免重復獎勵和重復處罰。圖書館應該慎重使用矛盾指標以避免政令不清和系統(tǒng)紊亂，同時盡量使用獨立指標，以便合理評價系統(tǒng)和工作人員各個方面的工作狀況。

4 圖書館管理指標體系

4.1 圖書館總體管理

①年到館人次。該指標主要用于評價圖書館受歡迎的程度，是圖書館最重要的管理指標之一，一般由計算機自動生成。②讀者分類統(tǒng)計。該指標主要用于分析各類讀者利用圖書館的特點，一般根據(jù)需要（不必每年統(tǒng)計）由計算機自動生成。③圖書館借閱冊次（或文獻利用率）和數(shù)據(jù)庫點擊次數(shù)。該指標主要用于評價圖書館館藏資源的利用情況，一般經(jīng)各部門統(tǒng)計后由計算機自動生成。④圖書館藏書統(tǒng)計。累積總冊數(shù)、當年進書（刊）冊（種）數(shù)、書刊分類統(tǒng)計等主要用于評價圖書館提供文獻的能力和藏書結(jié)構(gòu)的合理性，一般由計算機自動生成。⑤圖書館工作人員統(tǒng)計。該指標包含總?cè)藬?shù)、年齡比例、職稱比例、學歷比例、性別比例等，根據(jù)需要由圖書館人事管理子系統(tǒng)適時生成。⑥圖書館財務統(tǒng)計。該指標包括年購置費總數(shù)、經(jīng)費分類統(tǒng)計，一般每年年終由計算機自動生成。

4.2 圖書館部門管理

①采編部。分編出錯率（或正確率）主要用于評價分編人員的業(yè)務水平；人年均分編條數(shù)主要用于評價分編人員的工作效率，確定分編人員編制。以上指標不定期抽查，對采購人員的評價目前尚無有效的定量指標。②參考咨詢（情報服務）部。提問滿足率（或拒絕率）、檢全率和檢準率、文獻傳遞滿足率主要用于評價咨詢?nèi)藛T的業(yè)務水平，分析館藏和網(wǎng)絡(luò)搜索工具的不足。③圖書借閱部。包括錯架率（按需要不定期統(tǒng)計）、讀者人次和借閱冊次。④期刊部。包括期刊總數(shù)、核心期刊收藏率（不定期統(tǒng)計）、現(xiàn)刊到刊率、缺損率（裝訂期刊時統(tǒng)計）。⑤系統(tǒng)部。需要統(tǒng)計各個數(shù)據(jù)庫的點擊率，尚無其他有效的定量評價方法。

參考文獻：

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[3]鄧珞華，周欣平.中美兩國高校圖書館管理之比較[J].大學圖書館學報，2001（1）：5-11.

（編校：周雪芹）