小型博物館藏品全流程管理信息化研究

韓俊

摘要：中國，一個多元包容的大社會，很多小型特色博物館也在幾十年快速經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不斷成長壯大，但相對大型綜合性博物館存在諸多缺陷、不足，尤其是核心的藏品管理工作。本文通過界定小型博物館定義，梳理藏品全流程管理，進(jìn)行比較和分析后，闡述藏品的全流程管理應(yīng)用信息化技術(shù)后，對于解決小型博物館人手不足、賬目不清、更新滯后和由于流程模糊導(dǎo)致不規(guī)范操作致藏品損傷等問題，從而提升博物館的整體水平。

關(guān)鍵詞：小型博物館；藏品全流程管理；管理信息化

中圖分類號：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）07-0101-05

1 國內(nèi)小型博物館發(fā)展現(xiàn)狀

博物館，作為人類文明的象征，是匯集人類智慧的圣殿。他的作用對于一個國家和地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會文明不可估量。中國在經(jīng)歷數(shù)十年經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，多元的博物館文化也蓬勃興起，除了大型綜合館的建成，很多特色的小型博物館也應(yīng)運而生。

1.1 小型博物館定義

小型博物館，the small museum，目前國際博物館協(xié)會尚未對此發(fā)布權(quán)威、清晰、詳細(xì)的定義闡述。就國內(nèi)而言，一般泛指除一級、二級、三級博物館之外的無等級各類博物館（包括行業(yè)專題類、區(qū)縣級、紀(jì)念類的各式博物館）。

擁有眾多小型博物館的美國在2007年由小型博物館委員會及專業(yè)團(tuán)體機構(gòu)（Small Museums Committee and Affinity Group）對小型博物館的特征做出結(jié)論：[1]

較少的年度預(yù)算（低于100000美元）及資金來源的不穩(wěn)定性，較少的員工（6人以下），員工身兼多職，志愿者的職能劃分（志愿者從事館內(nèi)的關(guān)鍵職位），藏品數(shù)量與科學(xué)管理、以及建筑與展廳的大小、參觀者的數(shù)量是衡量小型博物館的特征指標(biāo)。

1.2 小型博物館在國內(nèi)的現(xiàn)狀

根據(jù)國家文物局發(fā)布的《2015年度全國博物館名錄》[2]統(tǒng)計，全國（未統(tǒng)計港澳臺地區(qū)）一共有4627家經(jīng)文物局備案在冊的博物館，其中一級97家、二級223家、三級405家，無級別3902家。

在這3902家博物館中大部分是獨具特色的專題類小型博物館，這些博物館是整個國家文化云圖中的重要組成部分，雖不如大型博物館璀璨耀眼，但其星星點點亦使整幅文化長軸充滿生機與靈動。

誠然小型博物館受限于政策、資金、人力、物力等諸多因素，存在許多的不足和缺陷，相對于大型博物館而言，有著很大的區(qū)別，具體見表1。

2 藏品管理全流程及信息化

藏品管理以藏品為中心，圍繞藏品而展開恰當(dāng)?shù)墓芾砼c看護(hù)及相關(guān)的一切業(yè)務(wù)活動。博物館的性質(zhì)與目標(biāo)決定了藏品應(yīng)得到長久的安全與健康，更強調(diào)管理過程中規(guī)范有序地進(jìn)行規(guī)定活動，整個活動過程都有科學(xué)動態(tài)、嚴(yán)格縝密的控制。離開了管理，藏品庫房充其量只是間堆放貴重物品的房間而已。

2.1 博物館藏品管理全流程

一般博物館保管部門機構(gòu)下設(shè)，征集室、編目室、總賬室、倉庫保管室、技術(shù)處理室、攝影室。

藏品管理工作的一般流程為：征集、接收、鑒選、登記、編目、入庫、保管、提用、統(tǒng)計和注銷等；[3]

征集，制定科學(xué)征集計劃，做好科學(xué)原始記錄；

接收，保管人員按入館清冊，對文物標(biāo)本進(jìn)行核對和必要的技術(shù)處理；

鑒選，對接收文物進(jìn)行鑒定與選擇，確定入藏品；

登記，對入藏文物標(biāo)本分類分級，辦理登帳手續(xù)；

編目，在鑒定基礎(chǔ)上做編目及藏品檔案；

入庫，藏品排架、定位和建立方位卡；

保管，對藏品日常保養(yǎng)、管理；

提用，提用藏品，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后填寫憑證方可出庫；

統(tǒng)計，季末和年終，統(tǒng)計藏品增減數(shù)值，并做帳物核對；

注銷，因各類原因不屬于本館藏品，需在藏品賬目上注明，予以注銷。

同時在藏品管理的全流程中各個職能科室參與的工作和承擔(dān)的職責(zé)詳見圖1。

2.2 博物館藏品管理信息化

博物館信息化建設(shè)內(nèi)容一般分為三部分：數(shù)字資源系統(tǒng)建設(shè)、管理信息平臺建設(shè)和數(shù)字化文化展示服務(wù)平臺建設(shè)。這三部分承擔(dān)了不同的目標(biāo)：數(shù)字資源系統(tǒng)建設(shè)是博物館信息系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，管理理信息平臺建設(shè)的目標(biāo)是提升工作效率，數(shù)字化文化展示平臺建設(shè)的目標(biāo)是加深博物館知識受眾的文化感受。[4]

在數(shù)字化博物館中，所有資源都以數(shù)字化為最終結(jié)果，圖2顯示，數(shù)字化資源可分兩類：藏品原生資源和藏品再生資源。藏品原生資源指藏品自身所具有的物質(zhì)價值和文化價值。藏品再生資源指藏品原生資源通過展覽、交流等方式與受眾互動后所產(chǎn)生的新價值，是對藏品原生資源的衍生資源。藏品原生資源信息大多直接來自藏品本身，通過利用先進(jìn)的測量、采集技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)對其數(shù)字信息化。[5]

藏品的信息是一切博物館活動的本源，是后續(xù)服務(wù)、管理的基礎(chǔ)。日常的博物館藏品管理工作中，藏品管理信息化實際是一種關(guān)于藏品相關(guān)活動的有效監(jiān)控，突破傳統(tǒng)博物館藏品管理工作中存在的瓶頸，大幅有效提升藏品管理工作的效率，完成前端藏品數(shù)字信息和后端庫房排架的實物藏品數(shù)據(jù)同步，這些都能在應(yīng)用藏品管理信息化后得以實現(xiàn)。

藏品管理全流程信息化主要通過管理系統(tǒng)的形式得以實現(xiàn)，系統(tǒng)的模塊主要依據(jù)藏品管理流程，詳見表2。

3 小型博物館藏品管理流程及信息化應(yīng)用思考

3.1 小型博物館藏品管理流程

小型博物館規(guī)模小，預(yù)算與資金也較少，沒有復(fù)雜繁冗的機構(gòu)設(shè)置和人員編制，一般3-6人就實現(xiàn)博物館的日常運作。因此在符合規(guī)范的前提下，定制合適靈活的藏品管理流程是必要且急需的。

通過對一般博物館藏品管理流程的梳理，在確定核心工作（藏品的接觸、原始資料與賬本的保存管理等）必須由專職工作人員處理，其他工作可以做一定優(yōu)化和外包處理。endprint

（1）征集工作，依靠社會的專業(yè)機構(gòu)或?qū)I(yè)人員，如委托當(dāng)?shù)卮笮途C合博物館代為征集或聘請原從事征集的專業(yè)人員兼職；

（2）接收（核心工作），由2名博物館專職人員處理；

（3）鑒選，待入館藏品到一定數(shù)量后統(tǒng)一請專家與本館人員成立臨時鑒定小組，對藏品進(jìn)行鑒定、篩選、定級等工作；

（4）拍攝，由專業(yè)攝影公司處理；

（5）修復(fù)與復(fù)制，由國家文物局認(rèn)證的專業(yè)公司處理；

（6）登記與編目，由經(jīng)培訓(xùn)的志愿者或兼職人員系統(tǒng)錄入，由專職人員負(fù)責(zé)審核造冊；

（7）入庫與提用（核心工作），藏品出入庫工作必須由專職專人處理；

（8）統(tǒng)計，設(shè)定權(quán)限后由兼職人員操作；

（9）注銷（核心工作），專職專人處理。

小型博物館由于預(yù)算、人手、場地限制的緣由，一般相對大型博物館每個年度征集的數(shù)量不會太多，因此上述非核心工作可以累積一定數(shù)量級別后統(tǒng)一交付兼職者、志愿者，或發(fā)包專業(yè)的第三方公司完成。

3.2 小型博物館藏品管理流程信息化

小型博物館藏品管理全流程信息模塊基本等同于一般博物館的藏品管理系統(tǒng)模塊，主要通過用戶權(quán)限的有效設(shè)置，將原來征集室、編目室、技術(shù)處理室、攝影室的用戶分別分配給兼職人員、志愿者、專業(yè)認(rèn)證公司員工，核心工作用戶權(quán)限分配專職人員。

藏品信息化系統(tǒng)在保證所有相關(guān)藏品信息得到數(shù)字化的前提下，同時能夠有效控制流程，如必須有鑒定委員會簽署的文件備案后，方能進(jìn)入藏品基本信息的登記環(huán)節(jié)；藏品必須確認(rèn)方位信息（庫房貨柜層號）后，方能操作藏品提用的環(huán)節(jié)，否則無法進(jìn)行，從而有效規(guī)避了因人為因素導(dǎo)致的失誤與誤差。

在小型博物館藏品管理流程的諸多工作中，專職人員主要職責(zé)有：

（1）確保核心工作的安全進(jìn)行。

（2）嚴(yán)密監(jiān)控與及時指導(dǎo)非核心工作的正常展開，使之活動進(jìn)程出于可控范圍內(nèi)。

（3）對所有匯總的信息化數(shù)據(jù)做規(guī)范、科學(xué)的審核，保證數(shù)據(jù)的真實、完整、規(guī)范、無誤。

4 結(jié)語

信息化管理系統(tǒng)的特點是可以將日常常規(guī)工作有效地整合，大幅提升效率，有效減少對人力、物理資源的依賴，規(guī)范有序推進(jìn)工作，規(guī)避由于信息溝通不暢導(dǎo)致的資源、時間的損耗，并一定幅度減少由此產(chǎn)生的費用，降低總體支出。

對于小型博物館來說，藏品工作專業(yè)且繁雜，按照大型博物館方式或傳統(tǒng)手工方式操作，客觀條件明顯無法支持其正常運作，更無從談起藏品的有效管理。藏品管理流程信息化能有效解決人手不足，資金有限、賬目不清、更新滯后和由于流程模糊導(dǎo)致不規(guī)范操作致藏品損傷等問題。通過藏品管理信息系統(tǒng)，基本可以在只有3名全職工作人員的情況下便能有效的進(jìn)行庫房與藏品的全流程管理。

因此，藏品全流程管理信息化工作對于小型博物館而言意義重大，不僅確保博物館的核心藏品工作有效運作，還能釋放有限的博物館人力資源開展其他必要工作，從而大幅提升該博物館的整體水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周小園.論小型美術(shù)館（博物館）的現(xiàn)實意義[D].中央美術(shù)學(xué)院，2012，（05）.

[2]北京博物館學(xué)會.博物館藏品保管工作指引[M].中國書籍出版社，2012，（04）：117.

[3]胡錘.故宮博物院的信息系統(tǒng)建設(shè)[J].數(shù)字圖書館論壇，2010，（1）：92-98.

[4]韓紅芳.數(shù)字博物館模型研究及應(yīng)用開發(fā)[D].浙江大學(xué)，2005，（03）.endprint