基于工作流引擎技術構建流程驅動型HR系統的研究

游玲+江錦超

摘要：傳統的HR系統更多的關注人事部門內部工作流程的管理與支持，而忽略了系統對整個人力資源部所有業務流程端到端的支持與管理，忽略了人事部門與其它部門管理者、員工的協同。文章重點從分析了傳統人力資源 HR 系統的問題，并在構建的新HR系統中引入工作流引擎解決傳統HR系統的問題，以及如何發揮工作流引擎的長處與優勢及進行了闡述。

關鍵詞：人力資源；HRMS；信息化管理；工作流引擎；HR

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）07-0106-02

人力資源管理系統的建設是大中型企業規范企業內部人力資源管理，通過提升人力資源管理與控制能力，提高企業人力資源管理的效率，進而在服務好企業的內部員工的同時提升員工滿意度的有效工具。 近年來，國內企業紛紛實施了人力資源管理系統，通過軟件平臺達到統一管理集團人員信息、加強集團管控的目的。但是目前市場上傳統的人力資源管理系統建設更多的專注于實現人事相關數據的電子處理，以減少人力資源管理部門的工作量與復雜數據的統計工作，以減少人事部門的重復性勞動。只重視人事部門的內部工作流程的管理與支持，而忽略了系統對整個人力資源部所有業務流程端到端的支持與管理，忽略了人事部門與其它部門管理者的協同，忽略了人事部門與其它部門員工的協同。換句話說，人力資源管理系統只是人事部門內部使用的HR系統。未能實現全員參與，整體協同的作用。

1 問題分析

人力資源管理系統本應成為全公司所有人的服務系統，而不是成為人事部門專用的人力資源管理系統。而傳統的人力資源管理系統具有以下特點：

（1）系統只是記錄所有相關業務流程的電子數據；

（2）人事相關的業務流程仍需要在線下找領導進行簽批，這種方式要求員工對人事制度與相應的領導較為熟悉，這種方式對新員工的要求較高；

（3）對于地域分散型企業，線下簽批效率低下；

（4）遇到領導出差，簽批流程只能等待；

（5）待所有領導簽批結束，遞交到人事才發現沒有假期余額；

（6）簽批后的單據仍然需要人事部門的專員錄入；

（7）臨近發薪日人事專員的單據錄入工作挑戰巨大；

（8）信息重復容易出錯，效率低下；

（9）審批權限復雜，人工識別容易出錯，且時效性差；人工操作很容易前后不接續，且缺乏信息反饋；

（10）事務到期沒有提醒，容易造成遺忘或遺漏；

（11）口徑不一致，數據統計費時費力；

（12）審批流程與權限仍靠人工判斷，系統中能看結果卻見不到過程與痕跡；

（13）分散的數據需要人工收集、錄入、傳導及匯總，各種信息與資源無法共享；

（14）軟件功能不能良好適應和匹配企業的需求。

傳統的人力資源管理系統存在以上弊端，人事專員這種大量的重復勞動沒有減少，不僅效率低下，且準確率低。造成企業員工滿意度低。這種管理模式既不能滿足企業發展的需要，又與當前企業建設人力資源管理系統減員增效的初衷相違背。有的企業將人力資源相關的業務流程放到OA系統中進行簽批，但這需要將傳統的HR與OA進行良好的集成，不同的系統之間要集成面臨的問題是兩套系統都需要具備良好的開放性，且需要開發大量的系統接口。為解決以上問題，在人力資源管理系統中引入BPM的工作流引擎技術，利用工作流引擎靈活方便的流程建模工具快速構建人事業務流程。

2 解決方案

工作流的定義：

WfMC的定義[1]：工作流（Workflow）是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，根據一系列過程規則，文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間傳遞、執行。

Giga Gr oup的定義[1]：工作流是經營過程中可運轉的部分，包括任務的順序以及由誰來執行、支持任務的信息流、評價與控制任務的跟蹤、報告機制。

IBM Almaden Research Center的定義[2]：工作流是經營過程中的一種計算機化的表示模型，定義了完成整個過程所需用的各種參數。這些參數包括 對過程中每一個單獨步驟的定義、步驟間的執行順序、條件以及數據流的建立、每一步驟由誰負責以及每個活動 所需要的應用程序。

工作流引擎是一個軟件系統，可用來設計、管理、監控工作流的執行，工作流引擎能夠解釋過程定義、實現與工作流中任務執行者的交互，并且提供接口與外部IT系統進行調用與集成。

工作流引擎是工作流管理系統的一個組件，并能根據角色和條件的不同決定工作流程的流轉路由。工作流引擎一般應包括流程建模（節點管理、流向路由管理）、表單建模、數據建模（存儲）等重要功能。

工作中紙質的請假簽批，通過工作流引擎以電子文稿的方式在員工之間流轉，從而提高流程的簽批效率。工作流引擎處理涉及流程事務，降低交付成本，縮短交付周期，提高工作效率。

基于工作流引擎構建新的人力資源管理系統，可解決傳統人力資源管理系統中人事業務流程管理流程支持的短板，從而讓人力資源管理系統可服務全體員工。所有人員可通過“員工自助”模塊中的自助請假申請、自助加班申請、自助出差申請完成所有單據的填寫與簽批工作，簽批結果自動進入考勤模塊，人事部門不需要再人工的進行簽批單據的錄入工作，實現了PC、移動端均可提交申請與簽批，同時解決了跨地域簽批的難點，移動化簽批等功能。由于工作流引擎的支持，可按企業的需求自由實現流程的按需定制。

基于工作流引擎構建HR系統架構如圖1所示。

基于工作流引擎構建的人力資源管理系統具有了工作流引擎所特有優點：

（1） 系統要具備可伸縮性：即系統要采用分布式部署，具備良好的可伸縮性；高可維護性。endprint

（2）可擴展性：引擎各個服務單元之間依賴于服務接口松耦合，具備良好的可擴展性。

（3）集成能力：工作流平臺要能通過連接中心與外圍系統實現集成與對接。

（4）圖形化流程設計器：使用引擎提供的圖形化流程設計器，在平臺之上能夠快速的實現各類人事業務流程。

基于工作流引擎的人力資源管理還具有以下優點：

（1）工作銜接優化整合——企業內耗減少。

（2）人人可用人人會用——群眾基礎良好。

（3）表單模板功能強大——超級表單好用。

（4）流程審批智能便捷——簽批痕跡鏈條保存完整。

（5）信息自動記錄存儲——數據真實準確。

（6）查詢統計數據輕松——生成報表容易。

（7）管理業務按需定制——企業發展適應。

3 實施的效果

新的人力資源管理系統在傳統HR系統的基礎上進行了增強，新HR系統不再是HR部門自己使用的系統，成為了全公司范圍的全員協同服務支持系統；工作流一體化，數據信息集中化，數據質量、工作效率的提升大大改觀；將組織的規章制度及流程規范化從無形轉變為有形，在人力資源管理系統中得以固化，從而保證公司的各項規范與標準得到徹底的貫徹落實；業務流程可以按企業發展的不同階段進行快速、靈活的調整從而實現系統的敏捷響應。

人事部門取消了重復性的單據錄入工作，取而代之的是系統自動化處理從而降低了人事部門的勞動強度，大幅度的提高了人力資源業務流程的流轉效率與數據的準確性，直接降低了人力資源管理的成本；提高了全體員工的滿意度。實現了人力資源信息系統建設的總體目標，數據及時、準確。達到公司人力資源各項業務管理流程的高度協同、具體業務準確高效之目的。

使人力資源管理部門從繁鎖的事務中解脫出來，提高工作效率，解決了企業內部長期存在數據統一的問題，在人力資源管理創新上邁出重要步伐。

通過員工自助模塊的自助查詢功能，員工可自行查看與自己相關的所有人事信息，進而使得信息查詢直接、快捷、方便。不用向人事部門索取信息。明顯提高了數據的權威性、唯一性與準確性，降低人事部門數據查詢的工作量，大大提升了員工滿意度。

在一定程度改進了原有的工作方式和方法。通過對員工的滿意度進行調查，以及熟悉員工最關心的問題，進而為員工創造一個舒適的工作環境，激發員工工作的積極性和主動性，不斷強化員工對公司的滿意度。

4 結語

隨著中國在全球經濟競爭中地位的不斷變化以及法律法規的完善，HR管理在各個行業都越來越顯現出它的重要性，企業越來越需要注重技術能力的積聚，依靠技術進步和提高勞動者素質推動創新。在目前全球經濟環境的影響下，各個行業的發展都面臨著前所未有的挑戰，成本增加，利潤減少，使得企業不得不對成本結構進行整頓，使得“節流”成為企業首要解決危機的方法。人力成本在各個行業的成本結構中都有著舉足輕重的作用。隨著企業的發展，企業規模越來越大，簽批流程跨地域的特點會更加的明顯。工作流引擎的引入無疑能快速解決該問題。

參考文獻

[1]羅海濱，范玉順，cims.tsinghua.edu.cn，吳澄.工作流技術綜述[J].軟件學報，2000，（07）：899-907.

[2]田素利，張志軍. HR系統在人力資源管理中的應用[J].價值工程，2014，（05）：170-171.endprint