試論事業單位檔案管理的現代化和電子化

張利萍

摘要：事業單位的檔案管理也是事業單位所有重大事業中的一項，它雖然是基礎事業，但是由于其特殊性和基層性，更加決定著事業單位的穩固發展。檔案管理主要管理的就是單位的基本資料，人員流動、資金周轉以及一些政策方針的資料文件，檔案部門就是這些信息的集中營。當今社會，科學技術發展迅猛，事業單位的檔案管理也隨著時代的變遷發生了巨大的改變，從原來的人工管理逐漸的向數字技術管理過渡，實現了檔案管理的現代化和電子化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化；電子化

事業單位的檔案管理現代化和電子化有利于提升檔案管理地工作效率，有利于提升檔案的利用和開發，能夠有效的促進事業單位檔案管理工作的有序進行。科學技術的發展迎來了新的春天，事業單位作為國家基層黨政單位也要隨著時代的變化改變自己的管理模式，加快自己進步的步伐，事業單位檔案管理的現代化和電子化就是為事業單位其他工作的開展奠定了一個夯實的基礎，保障了事業單位的工作有序進行。

一、事業單位實現檔案管理的現代化和電子化的要求

1.檔案的無紙化保存是先決條件

要在事業單位內普及檔案管理的現代化和數字化就是要先實現單位中檔案的無紙化保存。所謂的無紙化保存谷顧名思義就是，不利用傳統的紙張的方法進行資料和信息的保存而是迎合時代的要求，進行數字化保存，實現檔案管理現代化的第一步。當今時代，無紙化進度在國內已經有了明顯的趨勢，名著數字化、教材數字化、資料數字化，一切都是數字化，當年需要利用厚厚的紙張記錄的信息和資料全部變成了數字化的信息，可以在互聯網上進行查閱和共享，提高了信息資源管理的效率[1]。事業單位的檔案管理也是同樣的道理，在單位中實現檔案的無紙化，就是先要將一切的檔案信息通過數字化技術進行保留和存檔，以便與日后的提取調用等。無紙化的檔案管理有一個明顯的好處就是提高了檔案管理的效率，首先變便捷了管理人員的存儲方式，其次，加快了檔案利用者的查詢速度，最后促進了檔案信息和資源的管理事業的高效運行。

2.強化檔案管理的電子化

檔案管理的現代化和數字化最顯著的特點就是信息展現方式的壓縮。并不是壓縮了信息的內容，而是壓縮了信息存儲和管理的空間。傳統的檔案信息都是主觀可觸的紙質檔案，對于管理人員而言其實也是一種巨大的壓力，要整理和加工這些信息資源，要花費大量的時間和精力，要保存好這些紙質檔案還要花費大量的財力物力，用到專業的設備進行保存。但是數字化的檔案管理，完美的解決了這個問題，它將信息壓縮成數字技術，利用互聯網和計算機設備，將信息保存在虛擬空間中，不會占用現實的空間，節省了很多的資源。保存檔案的時候，也不必再像從前一樣小心翼翼，不僅要注意檔案的信息安全，更要緊的是注意檔案的載體安全，有了壓縮技術，將信息壓縮處理，存儲在虛擬空間中，就減輕了工作人員的工作壓力。同時檔案調用的時候也會簡便快捷許多，傳統的檔案管理中，調用檔案總是要花費很長的時間，因為很多檔案放在一起，找起來很麻煩。但是電子檔案查詢就會簡單的多，只要檢索關鍵詞或者定位檔案存儲硬盤就能快速的找到自己要的檔案了。

二、事業單位檔案管理工作的現代化和電子化的策略

1.建立健全檔案管理制度

事業單位是國家基層組織單位，在單位事務的管理上都很有黨性原則，事業單位的工作人員也大多數具有極強的專業素質，因此在工作過程中都有很好的約束力和專業性。盡管如此，也還是要在檔案管理上建立健全基本的管理制度，只有建立了適用的合理的檔案管理制度，才能樹立起標桿作用，讓單位的檔案人員在進行工作時有所參照。合理的制度能夠提高單位的檔案管理事業，奠定好單位發展的基礎，不論是在單位內部的管理制度還是法律上的管理制度，有要有一個完整的體系。并且檔案管理制度的制定還要切實的根據自己單位的發展方向和人發展目標制定，時代在進步，管理方式和數據資源都在不斷改變，制定管理制度也要有一定的契合度，能夠適應于當下的企業發展，適應當下的社會經濟和科學技術的發展水平。

2.提高工作人員的專業水平

眾所周知，檔案管理雖然逐漸在從紙質檔案管理向數字化檔案管理過渡，但是在管理過程中起到決定性作用的還是管理人員的人為因素[2]。管理人員的專業素養和業務水平，都會影響著事業單位的檔案管理的工作，因此在檔案管理的硬件設施進行更新、軟件系統進行改革的情況下，也要定期的進行檔案管理人員的基礎技能培訓和科學技術技能培訓，要將檔案管理的專業知識和數字技術專業知識相結合，使用到工作中，打造出一個具有高標準嚴要求業務能力過硬專業水平保障的檔案管理團隊。

3.檔案的保存和查詢實現現代化和電子化

計算機在世界的普及，改變最大的無疑是人們的閱讀方式和存儲方式，在檔案管理上尤其體現出了這一點。傳統檔案管理的工作中是手寫檔案，紙質存儲，檔案記錄人員和檔案的調用查詢都是一門巨大的工程量，如今隨著計算機技術的普及和發展，如今家家戶戶都有電腦，每個企業都是現代化電子化辦公，因而檔案的存儲和調用也逐漸的實現了電子化，數字化。檔案的保存和查詢是檔案管理工作中的基礎，因而要想實現檔案管理的現代化還是要從檔案的存儲和查詢調用著手，實現保存和查詢的現代化、電子化[3]。首先，在工作交接上，管理人員接手了上任的工作遺留，第一步要做的就是核實校訂，管理人員要先將檔案的數據和內容以及所有的信息進行以此系統的整理和錄入，信息錄入完成之后要使用科學的存儲方式，并且將所有存入的檔案按照一定的規律進行排序，方便以后的查詢和調用。

四、結語

綜上，事業單位的檔案管理工作現代化和電子化趨勢已經是不可逆轉，這是時代發展的必然要求，也是人類進步的依據，從最初的手寫記錄和現代的手打錄入，實現了檔案管理質的改變，傳統的管理模式已經難以適應當下迅猛發展的科學技術，因而事業單位也不能落于人后，盡快的實現檔案管理的現代化和電子化。

參考文獻：

[1]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場，2015，（28）：126+139.[2017-08-11].

[2]韓偉.事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].黑龍江科技信息，2017，（13）：252.[2017-08-11].

[3]崔儒佼.芻議事業單位檔案管理的現代化及電子化發展[J].黑龍江科技信息，2016，（07）：157.[2017-08-11].endprint