淺議檔案工作的重要性和價值

董志恒

摘要：檔案已經成為現代社會發展史上最為重要的文獻參考資料之一，是國家機構社會團體組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻資料，其對于社會發展具有重要的作用和價值。本文對檔案工作的重要性及其價值進行了探討分析，并論述了加強檔案現代化管理的措施。

關鍵詞：檔案工作；重要性；價值；現代化管理；措施

一、檔案工作的重要性

檔案工作的重要性主要表現為：檔案是人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，檔案的存在是人類發展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業，使瞬間變為永恒，為我們研究歷史現象，準確掌握歷史發展規律，服務社會發展提供了堅實的基礎。做好檔案工作是一個社會、國家健康發展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發展提供了第一手資料，為科學發展奠定了堅實基礎。并且檔案與人類文明的產生和發展相伴隨，檔案工作是維護歷史真實面貌。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異，比如就業、失業及退休等變化，使得檔案工作非常重要。

二、檔案工作的主要價值

檔案工作的價值主要表現為：（1）檔案是歷史的真憑實據。檔案記載了社會發展的歷史過程，具有一定的法律效用，檔案記錄歷史具有客觀性，它保留了當時的歷史真跡，如原始的印信、手稿、音像等，它是機關單位中信息工作必不可缺的信息工具，是處理業務和履行職能的手段，因此就要利用檔案信息來熟悉各項工作的內容，規劃決策以及處理事務的前后條件。（2）檔案是生產活動的參考依據。檔案在歷史的發展過程中是用來記載日常的生產活動，記錄人類在發展過程中與大自然融合、積極斗爭積累下來的寶貴經驗，可以為社會建設提供重要的依據和參考資料。當今社會各項建設突飛猛進，隨著我國城鎮化建設的不斷推進，城市的規劃建設在不斷擴大延伸，各項建設如雨后春筍拔地而起，做好各項工程的檔案管理尤為重要，檔案可以作為城市規劃、工程立項管理的有力憑證，可以避免好多重復建設，使我們的規劃更加合理。特別是科技檔案在當今科學技術一日千里，各項技術在不斷更新的時代，檔案更是作為企業現代化生產和科學管理的重要條件，在企業經營管理和提高生產效率方面發揮著重要的作用。（3）檔案是科學研究的基礎和前提條件。一切科學研究都離不開前人所留的資料，這就直接說明檔案成為了一個不可缺少的重要條件。在科學研究中，檔案不單單是直接的提供最原始的記錄供參考和借鑒，另一方面是能夠直接提供大量的實驗數據和觀察中建立起來基礎材料可供直接參考利用?？茖W研究工作的發展，主要依靠人類的實踐，通過不斷地總結前人研究的成果，吸取其中有益的經驗教圳，避免少走彎路或不走彎路。

三、加強檔案現代化管理的措施

1、建立檔案室網頁，開展網上利用服務。 隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的重要形式之一。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

2、建立電子檔案數據管理中心。 檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。

3、開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

4、提高檔案管理人員的綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習。

結束語

檔案是最原始、最真實的資料，檔案能夠發揮其作用，就充分體現出檔案的自身價值。并且檔案工作既是一項基礎性工作又是一項服務性工作，為了充分發揮其服務功能，必須與時俱進加強對檔案的現代化管理。

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