合作社運行中途建賬的方法

□ 魏根良 胡曉薇

合作社運行中途建賬的方法

□ 魏根良 胡曉薇

多數(shù)合作社受主觀、客觀條件的限制，在注冊成立初期甚至較長一段時間沒有建賬核算，但在運行一段時間后（幾個月、一年甚至幾年）才逐步認(rèn)識到建賬的重要性。在該運行期間，由于沒有對其已發(fā)生的入股、各項收支、財產(chǎn)物資購置等經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行核算，有的甚至連原始憑證也未取得或保存下來，因而合作社運行中途建賬難度要大于注冊時直接建賬。筆者根據(jù)2016年幫助某合作社運行中途建賬的實踐，就合作社運行中途建賬的準(zhǔn)備工作、有關(guān)賬戶余額的確定方法和啟用新賬的基本程序等談點淺見，供運行中途建賬的合作社參考。

一、合作社運行中途建賬的準(zhǔn)備工作

（一）配備財會人員。建賬之前，合作社首先應(yīng)按要求配備專（兼）職會計、出納、庫管各1名，為合作社中途建賬及以后會計核算工作正常開展提供可靠的人才保證。

（二）購置賬簿憑證。按照會計設(shè)置總分類賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、產(chǎn)品物資明細(xì)賬、各項收支明細(xì)賬、債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬、成員往來明細(xì)賬（成員賬戶等）、股金明細(xì)賬、其他明細(xì)賬，出納設(shè)置現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和保管員設(shè)置產(chǎn)品物資登記簿的要求購置會計賬簿。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)購置記賬憑證、收據(jù)、入庫單、出庫單、用工登記表等原始憑證，為合作社中途建賬提供物質(zhì)保證。

（三）搜集整理基礎(chǔ)信息。包括合作社章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、股東名冊，銀行開戶許可證、銀行賬號、戶名，組織機構(gòu)及人員名單、成員工資標(biāo)準(zhǔn)等，為合作社中途建賬提供原始資料保證。

二、合作社運行中途建賬時點賬戶余額的確定

（一）確定建賬時點。建賬時點選擇公歷1月1日最好，但選擇1月1日以外的任何日期為建賬時點亦是可以的。

（二）選擇建賬方法。建賬時點確定之后，有兩種建賬方法可供選擇：

1. 合并建賬。指對合作社注冊登記日至建賬時點之間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不論其已經(jīng)運行多長時間，均作為一個會計期間采用合并年度建賬、記賬和結(jié)賬的方法進行補充登記。這種方法核算的結(jié)果只能反映建賬時點上會計科目的期末余額，而不能分年度反映部分會計科目的期末余額。該種建賬方法簡便易行，反映的會計資料比較粗略，不要求提供分年度的原始憑證或流水賬，建賬難度較小，適合那些注冊后至建賬時點會計資料不全，沒有流水賬甚至就連原始憑證也保管不全的合作社。

2. 分年度建賬。指對合作社注冊登記日到建賬時點之間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，采取分年度建賬、記賬和結(jié)賬的方法進行補充登記。這種方法核算的結(jié)果能夠分年度反映會計科目的期末余額，反映的會計信息比合并建賬反映的會計信息詳細(xì)，但要求提供分年度的原始憑證或流水賬，建賬難度較大，適合那些注冊后至建賬時點會計資料比較健全，有流水賬和原始憑證保管比較齊全的合作社。

運行中途建賬的合作社可以根據(jù)自身實際情況，研究確定所采用的建賬方法。本文以合并建賬為例進行說明。

（三）確定有關(guān)賬戶余額的方法。運行中途建賬合作社有關(guān)賬戶的余額，主要采取以下方法確定：

1. 清產(chǎn)核資理清家底。合作社經(jīng)營中途重新建賬，首要的問題就是要進行清產(chǎn)核資。清產(chǎn)核資簡單地說就是盤點，主要任務(wù)是按照確定的建賬時點，把資產(chǎn)負(fù)債表的“資產(chǎn)＝負(fù)債+所有者權(quán)益”兩方的所有賬戶都集中進行一次清理盤點。具體工作內(nèi)容如下：

（1）全面清查資產(chǎn)。對合作社的庫存現(xiàn)金、產(chǎn)品物資、牲（畜）禽資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、在建工程等實物資產(chǎn)，采取見物點物的方法進行實地盤點，并在資產(chǎn)盤點表上逐項列明各項資產(chǎn)的名稱、數(shù)量；對于各類銀行存款，采取到開戶銀行查詢的方法確定賬戶余額。

（2）全面清查債權(quán)債務(wù)。通過查看現(xiàn)有單據(jù)、流水賬記錄、經(jīng)手人和股東回憶等方法，將與合作社有往來的單位和個人列表，并初步確定其余額。

（3）全面清理所有者權(quán)益。依據(jù)出資協(xié)議和收款收據(jù)，按照股東姓名、出資方式、協(xié)議作價等建立股東出資情況明細(xì)表。

2. 合理作價形成資產(chǎn)負(fù)債表雛形。一是確定資產(chǎn)類賬戶余額。根據(jù)盤點的現(xiàn)金實有金額，確定“庫存現(xiàn)金”賬戶余額；根據(jù)與銀行核對的結(jié)果，確定“銀行存款”賬戶余額；根據(jù)與外部往來單位（個人）核對的債權(quán)余額，確定“應(yīng)收款”賬戶余額；根據(jù)與內(nèi)部成員核對的往來余額，確定“成員往來”余額（如差額在借方，“內(nèi)部往來”列入資產(chǎn)類，如差額在貸方，“成員往來”列入負(fù)債類）；根據(jù)產(chǎn)品物資盤點實有數(shù)量和確定的單價，確定“產(chǎn)品物資”賬戶余額；根據(jù)牲畜（禽）資產(chǎn)盤點實有數(shù)量和確定的單價，確定“牲畜（禽）資產(chǎn)”賬戶余額；根據(jù)固定資產(chǎn)盤點實有數(shù)量和確定的單價，確定“固定資產(chǎn)”賬戶余額；根據(jù)尚未完工的在建工程的承包合同價值（沒有承包合同的按已投入的人工費用和物資費用等），確定“在建工程”賬戶余額。二是確定負(fù)債類賬戶余額。通過與銀行、有關(guān)單位（個人）核對，確定“短期借款”和“長期借款”賬戶余額；通過與內(nèi)部成員和各往來單位（個人）核對，確定“應(yīng)付款”、“應(yīng)付工資”賬戶余額。三是確定所有者權(quán)益類賬戶余額。根據(jù)股東出資情況明細(xì)表，確定“股金”賬戶余額。

3. 倒擠出運行期間的盈余金額。通過以上步驟，即可計算出資產(chǎn)類賬戶、負(fù)債類賬戶和所有者權(quán)益類各有關(guān)賬戶余額，將其分別登記在資產(chǎn)負(fù)債表相關(guān)項下，這就形成了建新賬資產(chǎn)負(fù)債表雛形。該資產(chǎn)負(fù)債表肯定不平衡，用資產(chǎn)類合計減去負(fù)債類合計后的差額為所有者權(quán)益類賬戶合計，再減去已有的“股金”余額后，其差額為合作社自注冊之日至建賬時點運行期間產(chǎn)生的盈余或發(fā)生的虧損，通過“盈余分配——未分配盈余”賬戶來調(diào)整。當(dāng)資產(chǎn)類賬戶合計余額大于負(fù)債類賬戶余額和所有者類權(quán)益賬戶余額合計時，其差額表示運行期間實現(xiàn)的盈余，列入“盈余分配——未分配盈余”賬戶的貸方；當(dāng)資產(chǎn)類賬戶余額合計小于負(fù)債類賬戶余額和所有者權(quán)益類賬戶余額合計時，其差額表示運行期間發(fā)生的虧損，列入“盈余分配——未分配盈余”賬戶的借方。經(jīng)過以上調(diào)整，形成了合作社建賬時點上的資產(chǎn)負(fù)債表，從而使合作社注冊日至運行中途建賬日的資產(chǎn)負(fù)債表得到了較好還原。

需要說明的是，以上方法步驟產(chǎn)生的資產(chǎn)盤點表、債權(quán)債務(wù)表、所有者權(quán)益表和最后形成的資產(chǎn)負(fù)債表，是合作社運行中途建賬的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。為保證上述數(shù)據(jù)的真實性和可信度，避免日后股東之間因此產(chǎn)生糾紛，各股東除全程參加以上資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的清理盤點和作價過程外，還要在最后形成的資產(chǎn)盤點表、債權(quán)債務(wù)盤點表和所有者權(quán)益盤點表以及最后形成的資產(chǎn)負(fù)債表上簽字。

三、合作社運行中途建賬啟用新賬的基本程序

（一）填寫建新賬科目余額表。為確保新賬啟用平衡，根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表，按合作社會計制度要求，將合作社現(xiàn)有的資產(chǎn)、負(fù)債及所有者權(quán)益等賬戶的總賬賬戶余額及所屬明細(xì)賬戶余額，分門別類地歸集整理登記，形成包含明細(xì)賬戶余額的建新賬科目余額表。

（二）啟用新賬。啟用新賬簿時，首先要檢查賬簿有無缺頁，如有缺頁應(yīng)當(dāng)更換新賬簿。在此基礎(chǔ)上，按以下方法啟用新賬：

1. 填寫賬簿封面。啟用新賬時，應(yīng)當(dāng)在封面上寫明單位名稱、賬簿名稱和啟用日期。其中：單位名稱應(yīng)當(dāng)填寫合作社的全稱，注意與公章完全一致；啟用日期應(yīng)當(dāng)填寫公歷日期。

2. 填寫賬簿扉頁上的“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”。列明合作社賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、財會主管人員簽名和蓋章，最后加蓋公章。

3. 編寫頁碼順序號。啟用訂本式賬簿，對于未印刷頁碼順序號的賬簿，應(yīng)當(dāng)從第一頁到最后一頁順序編寫頁數(shù)，不得跳頁、缺號（大部分訂本式賬簿會直接印上頁碼，不需再填）。啟用活頁式賬頁，應(yīng)當(dāng)按賬頁順序編號，并須定期裝訂成冊，裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼。

4. 開設(shè)賬頁戶頭。在總分類賬中，根據(jù)合作社科目表資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本和損益類的各科目順序填列，并根據(jù)每個賬戶年內(nèi)可能發(fā)生的業(yè)務(wù)量的多少，預(yù)留每個賬戶應(yīng)占用的賬頁數(shù)。如“庫存現(xiàn)金”賬戶用第1、2、3頁，“銀行存款”用第4、5頁，依次類推。注意在總賬中開設(shè)賬戶時，即使某些賬戶沒有余額或以后也不發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)，也應(yīng)按科目余額表順序填寫賬戶，只不過其所占頁數(shù)相對少些。

5. 填寫“賬戶目錄”。在賬簿中開設(shè)賬頁戶頭后，按順序?qū)⒚總€賬戶的名稱和所占頁數(shù)進行登記，注明每個賬戶的名稱和頁次，以便檢查、登記和防止賬頁丟失。一般情況下，只有總分類賬和明細(xì)分類賬戶才填寫“賬戶目錄”，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬由于記賬內(nèi)容單一，所以沒有“賬戶目錄”。活頁式賬簿在賬簿啟用時無法確定頁數(shù)，可先填好賬戶名稱，等年終裝訂歸檔時再填寫。

（三）初始數(shù)據(jù)錄入。初始數(shù)據(jù)錄入時，不需要編制記賬憑證，直接根據(jù)建新賬科目余額表中的總賬賬戶余額及所屬明細(xì)賬戶余額，將其分別登記在總賬賬簿相應(yīng)賬戶和明細(xì)賬簿相應(yīng)賬戶第一頁的第一欄。其中：“日期欄”填寫建賬時點的日期，“憑證字號”欄空置不填，“摘要欄”內(nèi)注明“中途建賬盤點”字樣，然后將各總賬賬戶余額和明細(xì)賬戶余額直接抄入新賬相應(yīng)賬戶余額欄內(nèi)，并注明余額的借貸方向。

（四）試算平衡。為防止賬戶余額抄寫錯誤，初始數(shù)據(jù)錄入完成后，應(yīng)以賬戶余額重新填寫一張“建新賬總賬科目余額表”進行試算平衡，同時將各總賬賬戶所屬明細(xì)賬戶余額加總并與總賬賬戶余額核對，發(fā)現(xiàn)差錯及時更正。

（五）后續(xù)調(diào)整。由于種種原因，以上清理盤點可能存在漏盤漏登問題，需要進行后續(xù)調(diào)整。調(diào)整時，通過“盈余分配——未分配盈余”賬戶調(diào)整。

經(jīng)過以上步驟，完成了合作社運行中途建賬工作。對于以后發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，按照正常的會計核算流程進行即可，具體方法不再贅述。

（作者單位：河北省辛集市農(nóng)村經(jīng)濟管理站）