心理學在檔案管理中的應用

陳陽

摘 要：本文從心理學在檔案管理中的重要性、檔案管理工作中存在的心理問題及原因、心理學在檔案管理中的具體應用三個方面進行分析，以期為檔案管理心理學的理論研究和檔案管理的實踐工作提供一些有益的參考。

關鍵詞：心理學 檔案管理 應用

檔案管理心理學是心理學應用于檔案領域的理論產物，是將心理學的原理和方法應用于檔案管理的實際工作之中，系統研究檔案管理工作中不同人群的心理活動和變化規律，以提升檔案工作的質量和效率，是一門新興的獨立學科。

一、心理學在檔案管理中應用的重要性

1.有利于調動檔案工作者的積極性。心理學研究人們行為產生的原因，強調人力的開發和保護，目的在于分析動機、推動行為、改造行為，提高人的創造性。檔案部門領導者如果能夠重視檔案管理人員的需求，包括物質需求和精神需求，并盡力滿足其合理需求，一定能夠充分激發檔案管理工作者的工作熱情和創造潛能，提升檔案管理工作的活力和生命力。

2.有利于充分整合人力資源。檔案部門領導者可以根據心理學的理論和方法，對不同情況下檔案工作人員的心理需求、行為動機以及能力性格等方面進行分析研究，然后根據檔案工作人員的各自心理特點分配不同類型的工作，充分整合人力資源，提高工作效率。

3.有利于加強思想教育工作。檔案部門管理者應當學習心理學的有關理論和方法，研究檔案工作者的心理及其變化規律，把握其思想、行為轉變的特點，有針對性地開展思想教育工作。[1]雖然心理學不能代替具體的思想教育工作，但它能夠促進思想教育工作作用的有效發揮。

4.有利于檔案人才隊伍建設。長期以來，檔案部門領導忽視檔案工作者的心理差異，導致檔案管理人員隊伍整體水平不高，無法快速適應新形勢下檔案工作的需求。心理學在群體心理管理機制中對個體的特征進行深刻的研究和分析，因此，檔案部門領導者應該了解和分析個體的優點和缺點，長處和不足，針對不同個體進行針對性培訓，以提高檔案工作者的專業技能和綜合素質，培養高素質的檔案工作人才，增強檔案人才隊伍的核心競爭力。

可見，在檔案管理中合理地運用心理學，不僅可以較好地掌握檔案工作者的心理及其變化，提高其思想素質和政治素養，培養專業人才和復合型人才，而且能夠科學地整合人力資源，實現資源最優化，進而有效減少工作阻力，大大提高工作效率，進一步推進檔案事業發展步伐。

二、檔案工作中存在的心理問題及其原因

在檔案工作中，不少檔案工作者表現出明顯的單調感并一定程度上轉為厭倦感，甚至由不滿足感轉為思遷。這是一種由工作引發的心理枯竭現象，是上班族在工作的重壓下體驗到的身心俱疲、能量耗盡的不良感覺，它源自心理的疲乏，比肉體的疲憊更令人難以忍受。這種職業心理問題，我們稱之為職業倦怠癥，又稱“職業枯竭癥”。盡管這種心理在其它行業和職業也存在，但在檔案工作者中表現的更加明顯。 [2]產生職業倦怠的檔案工作者一般具有以下行為特征：第一，工作熱情喪失，情緒容易煩躁，對人和事冷漠、不關心；第二，工作責任感減退，工作態度消極，敷衍了事，不求上進，甚至經常出錯；第三，對檔案工作的重要性缺乏認識，缺乏成就感，認為工作前途渺茫，因此經常遲到早退，有的甚至打算轉崗等。可見，檔案工作中的主要心理問題主要表現為崗位意識較差，職業認同度較低，職業前景認知不明朗，態度消極，缺乏熱情，并因此產生不同程度的心理倦怠。

究其原因，主要包括以下幾個方面：

1.檔案工作的內容和性質是導致檔案工作者心理問題的重要原因之一。檔案工作者長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，不斷重復著檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、編研等日常工作，且操作程序受條例規章的嚴格限制。與其他職業相比，相對比較單調、枯燥，重復性強，缺乏自主性和挑戰性。因此，長此以往，工作者往往會逐漸喪失熱情和動力，有甚者會產生一定的厭倦心理。

2.激勵機制不健全嚴重影響檔案工作者的心理健康。長期以來，我國對檔案實體的管理較為重視，而對檔案工作者的激勵則重視不夠。對檔案管理人員的心理特點和科學的管理認識不足，缺乏必要的激勵和培養，有的單位由于經費緊張，不能安排檔案工作人員的培訓和進修，知識技能長期得不到更新，封閉的工作環境也會使個人發展嚴重受阻，工作積極性和主動性難以充分調動，且長期得不到根本性改變，導致檔案工作者缺乏認同感和歸屬感。[3]

3.信息化發展對檔案工作者提出了巨大的心理挑戰。新時期，檔案工作日益標準化、信息化和網絡化，這不僅要求檔案工作者精通檔案專業知識，而且還要掌握計算機、網絡的相關知識和技能。知識的落后和技能的缺乏對于多數檔案管理工作者而言無疑是一個巨大的心理挑戰。此外，檔案工作已從“管理型”向“服務型”轉變，從封閉走向開放，從重保管走向重服務，檔案工作者也要同時扮演檔案管理者、檔案提供者、信息資源管理者、信息利用導航者等多重角色，這對檔案工作者的個人技術水平，工作能力，尤其是心理適應能力提出了更高的要求。因此，檔案工作者必須適應網絡化新常態的要求，積極學習新知識，改變服務理念，應對工作環境和工作性質的改變帶來的工作角色的轉變。[4]

可見，檔案工作者心理問題的產生，從客觀方面看，是因為工作性質以及內外部工作環境的變化所致；從主觀方面看，則是由于檔案工作者的思想素質和知識素質提高緩慢以及價值取向調整不及時使然。因此，在今后的工作中，檔案部門需雙管齊下，逐步緩解檔案工作者的心理壓力。

三、心理學在檔案管理中應用的基本路徑

1.在管理理念上注重“以人為本”

樹立“以人為本”的管理理念。優化個人生理、心理、生活和工作管理是心理學在檔案管理中最基本的一種應用。同時，要加強“以人為本”管理理念在檔案管理中的實踐，具體而言，要以“人本思想”為前提，改善組織機構和領導方式，引導檔案工作者準確地自我定位，建立文明友好的人際關系，突出情感化的管理特色，提高心理健康的認知能力和自我心理調適能力，[5]從而保持健康的心理和積極的工作態度。endprint

2.在管理手段上采取多樣化方式

管理手段主要包括激勵、滿足合理需要、個性差異管理和樹立團隊意識等方式。 “榜樣激勵”和“關懷激勵”有利于改善檔案管理工作者的消極態度。激勵本身就是一種生產力，激勵可以使檔案工作者始終保持良好的心理狀態，更充分的發揮自身才能，保持積極高效的工作狀態。激勵包括內在激勵和外在激勵，要根據實際情況進行合理選擇，同時還要注意兩者的結合使用。[6]馬斯洛的層次需要理論指出人的需求層次由低到高，從基本的生理需求逐漸上升到精神層面的自我實現需求，這就要求在管理過程中不僅要滿足工作者的物質需求，還要逐步滿足其成就感、價值感等精神需求。因此，要在工作中盡量滿足檔案工作者的合理需求，對一些難以滿足的合理需求，應做好解釋工作，共同探討解決問題的方法。同時，還要注重個性差異管理的應用。每個工作人員的性格特點、個人特長都有很大差別，要充分關注這些差異，并在此基礎上，實行不同的管理辦法，以揚長避短。 [7]此外，還要注意組織的凝聚力，因為團隊意識是凝聚檔案工作者的“粘結劑”，首先要培養個體的團隊意識，其次要建立群體間的信任關系和組織的親密合作關系，最后形成良好的團隊文化。

3.在管理環境上兼顧外部環境和自身條件

在外部環境方面，不同的環境使人產生不同的條件反射和心理感受，在檔案管理過程中，要注重建筑物的選址、建筑風格、內部裝修以及聲音、光線、色調等對人的影響。人際關系是社會心理中的重要內容，不同的人際關系導致不同的情緒，人際間的心理距離與心情舒暢成正相關性。個人的良好體驗、健康心理、工作態度很容易受到外部環境的影響，故要為檔案工作者提供更多支持和鼓勵，尤其需要人文關懷。要營造相互尊重、理解的工作氛圍，協調和改善人際關系，并建立健全評價體系和競爭機制。在自身條件方面，檔案工作者首先要正確認識檔案工作，其次要坦然面對外界對檔案工作的誤解，最后要從自覺、自制和毅力三方面來調節情緒、堅定意志。[8]要從自身心理健康入手，提高認識能力和基本技能，包括正確的自我認識和尋求積極的應對方式，具體策略有：運用心理暗示；學會適應；加強學習、提高素質。

4.在管理對象上要兼顧群體和個體

群體的心理特點和規律對組織管理和個體行為都有著重要作用和直接影響，因此要從群體和個體兩個方面開展工作。首先要關注群體的壓力、凝聚力和氛圍，以及對群體發展和個體進步的影響。同時要充分把握個體的興趣、情緒、特長和能力。要充分發揮群體的積極力量，通過規范性、參與性管理對個體進行適當的、合理的組織干預來調適個體的職業倦怠；個體可通過自我暗示、情緒轉移等方式來調適消極情緒，[9]為組織注入新的活力，只有個體優秀才能組成有競爭力的群體。

總之，做好檔案管理工作，需充分了解檔案人員的心理現狀及各類心理問題產生的原因。針對具體問題，發揮心理學的優勢，把心理學的具體方法應用到檔案管理工作中，并針對不同的群體、個體和問題，運用不同的方法進行心理調適和激勵，從而有效避免和解決影響檔案工作隊伍的心理問題。

參考文獻

[1]劉東斌.對檔案館引入管理心理學的探討[J].浙江檔案，2000（3）：15-16.

[2]李宜霞.淺談檔案管理人員的職業倦怠癥[J].科技信息（科學·教研），2007（27）：258.

[3][6]戴翠萍.管理心理學在高校檔案管理中的應用[J].蘭臺世界，2006（7）：7-8.

[4]王媛.新時期要維護檔案工作者的心理健康[J].蘭臺世界，2006（23）：62-63.

[5]李苗.淺談在檔案工作中運用管理心理學的必要性[J].經濟管理者，2011：179.

[7]張連晉.淺論管理心理學在檔案管理工作中的應用[J].理論觀察，2011（1）：158-159.

[8]奚青梅.檔案工作者心理微探[J].檔案管理，2000（3）：22-23.

[9]吳麗華.淺談檔案管理人員的心理調適和自我建設[J].蘭臺世界，2011（5）：160.endprint