市政工程檔案收集與管理中存在的問題及對策

文/王 梅

市政工程檔案收集與管理中存在的問題及對策

文/王 梅

市政工作對于城市的建設具有非常關鍵的作用，可以如實的對城市的發展以及規劃的全過程進行記錄，為城市的發展提供第一手的資料。但是市政工程檔案采集和管理中涉及到的問題較多，因此在管理中經常出現一些問題，為了將檔案信息管理進行更加細致化的管理，提升檔案信息質量，需要針對市政工程檔案采集和管理中存在的問題進行分析，從而找出解決問題的方法

市政工程檔案是維持市政工作正常運行的保障，也是城市發展的主要參考依據，特別是現階段城市化進程的不斷推進，市政工程方檔案產生的速度和數量也呈現出的趨勢，但是尚不完善的檔案收集體系和管理體系對市政工程檔案利用帶來也一定的困難和阻礙，如果這些問題不能得到全面的解決，對于市政規劃的影響是較大的，因此為了城市基礎設施得到更加順利的運轉和為主，需要在檔案室收據和管理的過程中針對可能出現的問題進行預防，并制定專門的改善措施，提升市政工程檔案采集和管理的質量，為檔案采集和管理質量的全面提升創造良好的條件。

一、市政工程檔案收集工作現狀

1.檔案收集效率較低

為了保證工程檔案管理質量，在進行工程竣工之前，往往需要通知相關部門對項目進行驗收，并將驗收的相關文件進行封存，在適當的時候提出整改意見，對工程項目進行修正和補充。但是在實際工作中，相關部門對工程驗收檔案的管理并不嚴格，檔案管理中存在管理混亂的情況，嚴重影響到后期資料的審查，造成管理上存在一定的問題。比如，作為市政工程施工企業，工程質量和工程進度可以說是企業的首要任務，按期保質完成各項工程才能順利完成企業年度目標任務，所以，各項目部負責人基本都把工作重點放在項目建設上，不由地就忽視了工程資料的全面收集。

2.檔案接收的內容不健全

由于市政工程施工大部分是政府投資建設的，為了早日投入使用，加快項目進展，一些項目都是先開工后辦理手續，這樣就會出現信息之間的對稱性問題，檔案的信息和真實的信息之間存在一定的差異，并且在這方面本身的法律規范也不健全，使得市政工程在管理中出現和正規規劃不相符的情況，影響整體的參考價值。比如，近些年我司承建的一些背街小巷人行道改造工程，這些工程基本都是惠民工程，工期要求很急，在實際實施中，有些就是先開工后辦手續，導致資料收集不全，如缺少開工報告等。

3.檔案信息采集意識薄弱

在進行檔案采集的過程中也存在一定的問題。由于工程檔案分類較多，就我單位實際而言，五大類細分下來就在近30種技術資料需要收集，所以收集工程檔案需要耗費大量的時間，需要工作人員針對工程實際情況和信息的質量及真實性進行分類、鑒定和篩選，這樣才能保證檔案信息的真實有效。但是在實際工作中，由于工程資料收集人員檔案專業知識的缺乏和對國家信息化建設等相關法規的不了解、不熟悉，沒有對自身工作做到高標準、嚴要求，導致不能全面、準確、科學地采集工程技術的相關資料，從而影響了工程檔案最終的歸檔工作。

二、市政工程檔案收集問題的措施

1.健全制度建設

在進行檔案收集的過程中需要建立更加完善的備案制度，并將制度執行情況進行全面的監督。相關的驗收部門要積極配合企業檔案管理工作，積極進行工程竣工備案驗收，從而增加檔案管理的質量，提升檔案的采集效率。同時，要嚴格按照市政工程相關規范的要求，對項目建設尤其是一些大型項目進行適時的跟蹤調查，采用分階段、全方位的資料收集方式，并在驗收結束之后對檔案信息進行全面的核定，保證數據的真實性。

2.增加市政部門之間的溝通

市政部門和建設單位之間的交流與溝通需要全面的加強，相互之間的信息傳遞要更加的及時，這樣才能在進行工作交接的時候更加全面的對工作進行移交，防止其中出現一些信息不對等的情況。比如，在圖紙設計、工程監理、施工現場等方面要加強協作，及時交換信息。同時檔案管理部門需要對檔案管理進行協同，建立專門的管理系統，促進信息相互之間的交流與溝通，明確具體責任人，建立全面的責任追究制度，從而全面提升檔案管理水平。

3.進一步強化檔案采集意識

在進行檔案采集工作提升的過程中需要進一步強化檔案采集意識，資料管理人員需要積極主動的對工程中的先進技術進行學習，掌握專業的方法，不斷的提升自身的工作效率。增加對于圖紙、方案的理解能力，及時發現其中存在的問題。

三、關于市政工程檔案管理工作現狀

1.管理水平低下

檔案管理在整合市政工程管理中呈現出弱化的狀態，部門的存在性不足，在整個管理體系中沒有得到一定的關注，使得檔案管理手段落后，管理效率低下，經常出現檔案缺失的情況。同時，在進行計算機系統的普及中，許多地方對檔案管理的信息化改造不夠重視、硬件設施方面存在較多問題，使得整體的管理水平較為落后。

2.缺乏相關的法律規范

實際工作中對于法律的執行力度監督不足，普遍的存在執法不嚴等情況，甚至出現違反法律規范的事件，使得規則和章程根本無法發揮應有的效果，并且在進行責任認定的時候也存在不全面的行為，使得檔案管理的難度進一步增加。

3.業務人員工作水平存在不足

在實際工作中市政工作人員的專業素養存在不足，管理人員中也沒有專門從事檔案科研的人員，使得檔案在分類管理中存在一定的問題。

四、市政工程檔案管理質量提升措施

1.促進檔案信息化管理

針對傳統的檔案管理進行信息化的處理，建立新型的管理模式，對于原本的紙質檔案進行過濾，將其中有價值的部門進行掃描整理，并進行備份，通過信息系統的介入將檔案進行更加科學化的處理。同時，對于一些條件較好的地區和單位，可以率先的進行檔案的信息化建設，構建更加完善的系統管理模式，逐步的實現檔案管理的智能化，提升管理效率。

2.制定完善的制度體系

在進行檔案管理的過程中需要制定統一的行業標準，加強對檔案管理的技術規范，制定更加細致的工作規范并對管理的流程進行精簡，加強業務流程的操作規范，提升管理效能。同時，完善檔案管理的運行機制，建立從國家到地區再到單位的整體管理體系，同時及時地對檔案管理情況特別進行監督，構建完善的績效評價體系，嚴格根據規范要求落實檔案管理工作。

3.提升工作人員的專業素養

在進行市政工作檔案管理的過程中，需要對人員的技術能力進行全面的提升，規范工人的操作流程提升管理人員的專業素養，幫助工作人員熟悉現代化的管理手段，讓他們認識到現代化的檔案管理和傳統檔案管理存在的差距，從而針對性的對自身的能力進行提升，采用新的工作方法，提升整體工作效率。同時，檔案管理部門需要定期的展開相關的培訓活動，經常組織人員進行新知識的學習，加深對檔案管理工作的理解和認識。

在市政工程中，檔案管理應當構成其中的基礎環節。通過查閱工程檔案，相關人員就可以明確市政建設的全過程。同時，通過查閱現有的工程建設檔案，也能夠為后期的市政建設提供合理的決策。因此在進行實際工作中更加需要將檔案收集和管理中存在的問題進行分析，針對出現的問題找出解決問題的方法，提升管理的科學性。在未來的實踐中，檔案管理相關人員還需要不斷摸索經驗，保證市政工程檔案管理整體質量的提高。

（作者單位：寶雞市政有限公司）