立足實(shí)際，認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

趙傳芳

摘要：機(jī)關(guān)檔案管理人員，必須嚴(yán)格依照《檔案法》、《保密法》、《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》等，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，全力恪盡檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)思想政治學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)技能，認(rèn)真做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案；管理

機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各項(xiàng)改革事業(yè)的不斷深入，我國(guó)各類機(jī)關(guān)的辦公室檔案管理工作顯得越加重要。

一、充分認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

首先，檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)。檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。

其次，檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。改革開放以來，我國(guó)檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施，我國(guó)檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級(jí)各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

二、嚴(yán)格遵守機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)則制度

（一）遵守檔案管理制度

為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬于人事部門形成的材料，在一個(gè)月內(nèi)歸檔。任何個(gè)人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔；人事檔案由人事主管部門管理。干部調(diào)離工作單位時(shí)，檔案要隨人及時(shí)移交轉(zhuǎn)遞；每季度要核對(duì)一次檔案順序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)或放錯(cuò)位置的要及時(shí)糾正，按照登記檢查檔案，發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找；查（借）閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)后、方可查（借）閱。

（二）做好檔案統(tǒng)計(jì)工作

檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發(fā)展的重要手段，檔案人員要慎重對(duì)待，認(rèn)真抓好；認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統(tǒng)計(jì)工作，提交檔案質(zhì)量；做好檔案收進(jìn)、移出工作，定期進(jìn)行清理登記，做到隨時(shí)歸檔，便于查找；按照上級(jí)要求，報(bào)送本局檔案情況。

（三）遵守檔案查（借）閱制度

確因工作需要、查閱檔案時(shí)，須主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理登記手續(xù)。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時(shí)，應(yīng)按要求限其歸還；查閱借閱時(shí)檔案管理人員必須遵守保密制度。查（借）閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責(zé)任；查（借）閱檔案人員，對(duì)確需要摘錄的材料，須經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

（四）做好檔案保密工作

為提高警惕，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，維護(hù)檔案的完整與安全，特制定本制度。嚴(yán)格保密紀(jì)律。堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則，嚴(yán)禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國(guó)家的機(jī)密；不在公共場(chǎng)所及家屬子女，親朋好友面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案的機(jī)密；忠于職守，加強(qiáng)保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密；凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴(yán)格履行手續(xù)，不準(zhǔn)隨便摘抄，復(fù)制和補(bǔ)傳；嚴(yán)守保密紀(jì)律。自覺遵守“保密法”，對(duì)違犯“保密法”及保密紀(jì)律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規(guī)定嚴(yán)肅處理，構(gòu)成犯罪要追究其責(zé)任；非檔案管理人員，不準(zhǔn)隨便出入庫房。

（五）遵守檔案利用制度

檔案提供利用是檔案工作重要環(huán)節(jié)。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業(yè)務(wù)工作服務(wù)的指導(dǎo)思想，努力提高檔案的利用工作；提供利用要堅(jiān)持用原件或復(fù)制件提供利用。提供利用時(shí)，均應(yīng)按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應(yīng)手續(xù)；檔案人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)、范圍、程序，提供檔案材料要準(zhǔn)確、及時(shí)，積極、主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好服務(wù)工作。

（六）做好檔案庫房管理工作

檔案庫房的管理要有嚴(yán)密的制度、嚴(yán)格的手續(xù)和經(jīng)常性的工作；檔案進(jìn)出庫要有登記和交接手續(xù)，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞；管理人員變動(dòng)時(shí)，要有嚴(yán)格的交接手續(xù)，不能只交鑰匙不交“賬”；嚴(yán)格保密和保衛(wèi)制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進(jìn)入庫房，嚴(yán)禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品；檔案柜的排列要科學(xué)有序、便于通風(fēng)和避光；檔案管理人員要經(jīng)常打掃衛(wèi)生，保持室內(nèi)和柜內(nèi)整潔，干凈防止灰塵對(duì)檔案材料的損害；庫房設(shè)備應(yīng)符合安全和技術(shù)要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。

三、檔案工作人員必須恪盡職責(zé)

（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹《檔案法》、《保密法》《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門制定的關(guān)于檔案工作的方針、政策、規(guī)定、辦法及本局規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度。（2）刻苦學(xué)習(xí)檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，培養(yǎng)獨(dú)立工作能力，不斷提高檔案管理工作的科學(xué)水平，積極為本局各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）對(duì)人事檔案要每一季度檢查、核對(duì)一次，避免張冠李戴，調(diào)出人員檔案要隨人員及時(shí)轉(zhuǎn)出。凡需查（借）閱檔案，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得外借，不得轉(zhuǎn)出。（4）經(jīng)常保持檔案庫房整潔、衛(wèi)生，切實(shí)做好“七防”工作，確保檔案庫房絕對(duì)安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，采取措施，妥善解決。（5）準(zhǔn)確做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期編制檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，同時(shí)做好檔案資料的借閱登記工作，按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案主管部門移交檔案。（6）堅(jiān)守崗位、忠于職守、遵守紀(jì)律、嚴(yán)守機(jī)密。（7）對(duì)丟失、損壞檔案者有權(quán)提出處理意見。絕對(duì)保護(hù)檔案的安全，凡接受的檔案要及時(shí)存入檔案室，不得外放，不得擅自轉(zhuǎn)移，分散銷毀檔案材料。

總之，作為檔案管理工作人員，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；要忠于和熱愛檔案事業(yè)；要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；要有良好的保密習(xí)慣；要樹立高度的法制意識(shí)和觀念。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。endprint