淺析檔案管理信息化

董志恒

摘要：本文以檔案管理中信息化為研究對象，首先，界定和探討檔案管理信息化的內涵及特點：其次，闡述了檔案管理信息化管理的必要性；再次，論述當前檔案管理信息化過程存在的問題；最后，針對當前檔案管理信息化存在的問題提出了改善措施或者對策。

關鍵詞：檔案；管理信息化；問題；對策

在進入人類信息化的社會以后，檔案管理對人們認識和了解客觀世界，對傳承古老的人類文明，對發展經濟和創新科技，具有著不可替代的作用與價值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會信息化的總格局中，大力推動檔案管理信息化建設，是檔案管理部門的重要任務和戰略之舉。

一、檔案管理信息化的必要性

檔案安全管理在公司的管理建設中起著舉足輕重的作用，立檔單位、檔案館對館藏檔案資料和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作，與公司各單位、各部門甚至是個人都息息相關，檔案安全管理問題是隨著公司的建立而產生的，也在公司的發展中不斷的發展進步，有著歷史的痕跡，是公司存在的歷史見證，在此特殊的情況下，檔案室高校歷史記錄的第一材料，在公司管理中有著無以比擬的重要性作用，同時也是公司發展中必不可少的重要環節，有利于促進公司管理的建設，促進公司的發展。

二、檔案信息化應遵循的原則

（一）規范性原則

擬定以及執行檔案作業準則以及依據，是檔案作業現階段的需求，是提升作業品質以及功效的需求。經過館內珍藏的檔案數字化接管電子信息，要按照標準準則，擬定有關的標準規則，必須這樣才可以把電子信息歸入檔案，以往載體檔案數字化，其數字化檔案的存放、運送、使用等作業完成順序話、準則化以及依據化，防止存在按照各自的標準開展，相互不統一，反復建筑等情況出現。

（二）安全性原則

伴隨著電子化、信息化、網絡化建筑的持續開展，網絡的缺點以及不安穩性越來越明顯。所以，我們一定要增強網絡安全措施的探索以及研發，使用有力的安全政策，確保檔案信息是安全的。

三、推進檔案管理信息化面臨的困難和問題

檔案管理信息化是對傳統工作模式的變革，在推進的過程中，也面臨著困難和問題。

（1）制度體系尚需完善。目前我國檔案管理工作制度體系主要依據《中華人民共和國檔案法》及《檔案法實施辦法》。《檔案法》于1987年發布，1996年修正，《檔案法實施辦法》于1990年發布，1999年修訂，從法律層面上為檔案工作提供制度支撐，對檔案管理相關工作做了規范，但其中未體現檔案管理信息化的內容。當前社會信息化發展迅速，缺乏完善的制度體系來規范管理，檔案管理信息化的推進水平參差不齊。

（2）缺乏頂層設計。檔案管理信息化是應用信息技術來提高檔案管理水平。如果沒有頂層設計來形成統一的技術標準體系，應用技術指標和數據標準不統一、業務流程不規范，各自發展的信息系統難以互聯和共享，存在重復建設和信息孤島。

（3）資金投入不足。檔案管理信息化需要應用現代化技術，配置網絡、設備等，需要大量的資金。而檔案工作長期處于社會管理領域的邊緣，與加快改革、促進經濟發展等中心工作相比，對檔案工作的重視程度不夠高，對檔案管理信息化的資金投入不足，制約了信息化的推進。

（4）人才隊伍匱乏。發展檔案管理信息化，需要把檔案管理業務和信息技術相結合。檔案管理信息化是一項創新的工作，原有的檔案工作人員掌握信息技術的較少，適應檔案管理信息化工作所需要的復合型管理人才更少。

（5）創新與安全的問題。以往施行的檔案管理機制的重點第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運用前進時，會體現和別的運用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個部分的>中突。并且電腦體系以及網絡自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災難；軟件：受到病毒侵入。并且還沒有有關的內部手段進行管理、安全思想脆弱等要素，容易讓網絡不法分子趁虛而入。

四、推進檔案管理信息化的措施建議

（1）提高對檔案管理信息化的重視，加快制度體系建設，加大資金投入。一是要充分認識到檔案資源的價值和作用、發展檔案管理信息化的必要性，提高重視程度。二是政府主管部門要加快完善制度體系建設，使檔案管理信息化發展更加規范。三是加大資金投入，加快檔案管理信息化的進程。

（2）強化頂層設計，統一檔案管理信息化相關技術標準。檔案管理信息化建設的頂層設計，需要國家檔案主管部門來主導，制定有關技術指標的統一標準和規范。一是對推進檔案管理信息化制定合理規劃。二是在業務工作流程、信息系統研發、網絡化管理平臺建設等多方面制定統一的標準體系。二是對已經發布的配套技術標準和規范，進行梳理和完善，使其形成統一體系，便于實際工作應用。

（3）加強隊伍建設，提高工作人員專業素質。一方面加強現有檔案管理工作人員的信息化培訓，提高專業技術素質；一方面引進信息專業技術人才，并對其進行檔案管理業務培訓，促進其提高業務管理素質。培養既懂業務又懂技術的復合型專業人才，整體提高檔案管理信息化工作隊伍素質。

（4）建立有效的信息系統，加強安全保障。首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。

五、結束語

檔案是我們人類所經歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實性以及原始性為前提，是信息的重要構成部分。增強檔案管理信息化創建，可以提高檔案管理以及使用水準，充分施展檔案的信息能力

（作者單位：吉林省洮南市勞動保障事務所）endprint