檔案信息化建設與檔案管理的幾點探究

孫亞麗

摘要：檔案管理工作可以反映出一個部門的工作業績和歷史績效，是機關企事業單位工作的重點工作之一。隨著社會的不斷發展，電子信息技術促進了檔案管理工作的革新，要做好檔案管理的信息化建設，就要檔案管理工作者積極主動學習新的方式方法，提高自身知識積累，也要求相關單位增設相應的硬件設備，提高信息化技術水平，形成新的檔案思想和觀念。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；探究

當今社會，隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理的信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是機關企事業單位平穩發展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效。做好檔案管理工作，首先要健全檔案管理制度，其次就是要做好文書、電子和聲像檔案的管理工作。科學標準的檔案管理，能夠將歷史工作情況系統全面的存檔與展現，讓領導能夠及時了解工作狀況，為下一步的指導工作提醒職工在實際工作中能夠有所借鑒，避供理論依據，免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發展奠定根基。我國處于快速發展的信息化時代，檔案管理的信息化建設對推動我國經濟社會快速發展具有十分重要的作用。

一、概述

（1）概念。檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為公司提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

（2）重要性。隨著信息時代的到來，現代科學技術在公司經營管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子公文、各類管理系統、應用程序的數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建設，成為檔案工作發展的必然趨勢。檔案的建設及管理的信息化程度將影響著檔案利用的好壞和保管時間的長短，對檔案信息資源加以管理是傳統檔案管理的必然進步，是檔案工作的發展趨勢。檔案管理的信息化是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。

二、現狀

（1）發展緩慢。在檔案信息化建設的發展中，由于設備簡陋、經費不足、不夠重視等多方面問題，導致部分單位信息化的管理手段較為落后，對檔案的信息化建設及整體優勢的發揮造成了阻礙。

（2）制度不規范。一般單位的檔案室缺少專門存儲檔案的磁介質設備，而數字檔案對于設備有很強的依賴性，這對檔案信息的管理帶來一定的困擾。且由于單位使用的是局域網，員工只能根據各自權限讀取文件，且沒有具體文件路徑，往往隨意存儲文件，不便查閱。

（3）領導不重視。檔案信息化沒有直接經濟效益，只有潛在的經濟效益。而單位領導往往在此方面的規劃上面，存在著花錢費力立檔的看法，并沒有考慮到長久的利益，因而對其發展不夠重視。

（4）信息安全較差。信息化、網絡化在帶來便利的同時，也存在很大的安全問題。近年來，由于計算機病毒和黑客威脅信息安全，帶來的安全損失逐年增長。除去外來侵入的安全隱患，計算機本身的防護措施如不到位，有可能會導致檔案與電子文件產生沖突，造成數據庫破壞，公務系統癱瘓。

（5）資源未達到共享。檔案信息化建設要求很強的開放性，滿足公眾對于檔案的多樣化需求是要靠檔案信息的開發共享才能完成。但當前在實際工作中，部分檔案管理人員思想較為保守，對于信息化建設的認識存在偏差。許多人認為所謂檔案信息化即為檔案數字化，但檔案的數字化只起到提高查詢效率的作用，沒實現信息的共享，不能提供方便檔案的信息查閱服務。

三、發展趨勢

檔案的信息化符合現代檔案管理發展的需求，隨著辦公自動化的出現，檔案的管理方式逐漸向信息化轉變，如文件的起草、催辦、歸檔等過程的統一事項和管理都在計算機和電子通訊技術中。將辦公的各步驟納入網絡管理中，使檔案信息的查閱具有更高的真實性。系統性、準確性，保障了檔案在共享中的完整性。這些變化預示檔案信息網絡化和電子化是當前檔案管理工作的必然發展趨勢。當前實現檔案環節信息化，加速檔案信息自動化的建設，提升系統的整體功能，建立健全檔案信息機制迫在眉睫。

四、對策

（一）完善工作體系

檔案的信息化工作體系是檔案信息化建設的有力保障，起著協調推動、高效運作、監督考核的作用。在當前的狀況下，應該從兩方面入手：（1）理順管理體制，完善運行機制，要建立相關的電子文件管理機制，實現電子文件的全程管理。同時加大檔案部門在檔案信息化建設中的統籌協調力度，從而形成以國家檔案局為主導，各地的檔案局為分支，各級各類專業檔案館協同統一的檔案信息化建設工作體系。（2）健全法規制度，規范工作行為在檔案信息化建設中要制定相應的專項規劃，并積極推進規劃的實施。同時要建立與完善檔案信息化建設績效評估體系，采取“以評促建”的方式推動工作的開展。要加強已有的法律法規的執行，加強檔案信息化方面的監督檢查，使檔案信息化工作步入常態。積極開展檔案數字化、遠程利用檔案的課題研究，形成研究成果，并上升為實施意見，從上到下組織推動實施。

（二）資源共享

（1）加快推進檔案數字化進程。根據信息化建設的目標，制定檔案數字化的規劃，使檔案數字化能夠有序地進行。根據用戶的需求，著眼于長遠利益的發展，實現檔案鑒定與數字化同步，建立檔案數字化目錄，這在一定程度上可以實現檔案利用的最大化。加強檔案信息主體的責任，加快檔案信息全文數字化進度。同時實行檔案紙質與電子雙套歸檔制度，采取網絡傳輸的方式，實現文件的電子化歸檔。（2）積極推動檔案新型資源共享。建立統一的檔案信息管理系統，促進檔案管理系統與辦公系統的融合，加快信息的入檔速率。同時要努力探索區域內檔案信息資源的共享，并且按照先難后易的原則，制定檔案信息資源共享的目錄。在檔案信息化的建設過程中，要發揮檔案產生的管理部門的職能作用，注重實效，加強檔案信息化的建設。

（三）整合資金保障體系

（1）加強檔案信息化建設基礎設施投入力度。將資金列入財政的預算中，逐年投入解決基礎建設經費。同時要采用服務外包的形式，創新檔案信息化的投入機制。鼓勵各級檔案信息化部門開展技術攻關，并給予信息化科研項目經費支持。（2）加強軟、硬件與相關基礎設施的建設。提供充足的資金支持，配置計算機、掃描儀、攝像等相關的設施，為檔案信息化的開展提供良好的環境。對于信息化中的軟件，一方面要跟蹤行業中的發展動態，及時升級軟件，另一方面則要積極開發適用于本部門的軟件，使其更加便捷順暢。（3）加強檔案信息安全基礎設施建設。及時升級安全認證、病毒防殺、身份認證技術，增強技術防范能力。四是推動檔案信息網絡互聯互通。依托網絡信息技術，實現自上而下的各級檔案館與各專業檔案館的互聯互通。endprint