淺析對獨立學院檔案管理的發展趨勢

朱音璇

摘要：獨立學院要主動適應經濟社會和信息技術發展的需要，檔案應當成為教育學生的內容之一，檔案要從獨立學院整體育人目標出發，配合教育教學的主渠道，充分利用獨立學院的有利條件，開展教書育人、服務育人工作，在更廣闊的領域有所作為，才能在機構設置、人員編制、經費投入、教學研究等方面得到獨立學院的關照，為檔案工作的發展創造良好條件。

關鍵詞：獨立學院；檔案管理；教書育人；服務育人

一、檔案對獨立學院發展的重要性

獨立學院是教育部對公立大學民辦二級院進行規范而出現的高校辦學新模式。獨立學院既克服了公辦老大學辦學機制不靈活、缺乏效率的一些弊端，又避免了一般民辦高校客觀存在的資源配置。它的發展是一個不規范到規范的歷程。截止2007年4月4日，教育部公布的最新獨立學院名單為313所，在校生已經達到278萬，已經承擔了全國1/5以上本科生的培養任務。預計到2020年時候，高等學校毛入學率從目前的21%要整整增加一倍，獨立學院的在校生預測為300萬。同樣，獨立學院的發展離不開檔案的建設。檔案作為獨立學院管理工作一個重要組成部分及主要環節，檔案館（室）的職能歷來是管理檔案，就如同財務處的職能是管理經費一樣，是天經地義、不容置疑的。

“書到用時方恨少！檔案用時才想起來找！”這是檔案管理工作人員經常說的一句順口溜，這說明檔案非常重要，應做好托管和保存，因為它與你息息相關。檔案要從獨立學院整體育人目標出發，配合教育教學的主渠道，充分利用獨立學院的有利條件，開展教書育人、服務育人工作，在更廣闊的領域有所作為，才能在機構設置、人員編制、經費投入、教學研究等方面得到獨立學院的關照，為檔案工作的發展創造良好條件。

二、獨立學院檔案管理存在的問題

1.對檔案工作重視不夠

有的獨立學院無專門的檔案館，也沒有專職的檔案管理員；有的檔案室只是隸屬于院辦的一個辦公室，并非獨立的部門。檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高。在很多人眼中，檔案就僅僅是檔案管理部門進行收集和查閱的事情，與本部分毫無關系，形成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的局面，導致檔案資料上交不及時，上交的檔案質量不高。

2.對檔案的資金投入不夠

由于獨立學院完全是一套自收自支的辦學模式，所以缺乏對檔案管理的資金支持，隨著辦學規模的進一步擴大，獨立學院需要將大量的資金投入到校園基礎設施建設和教學辦公設備，故用于檔案建設的資金相對較少，檔案專業人才不足，檔案設施配備基本不全，硬件設備的投入得不到保障，有的檔案室還缺少標準的庫房、檔案管理系統軟件等。目前獨立學院尚無實現檔案數字化管理，部分學院僅實現半自動化管理。

3.檔案的管理制度不完善

目前獨立學院使用的檔案管理制度基本依照母體學校的檔案管理制度，缺乏適合自身實際的檔案管理制度。因為獨立學院成立的時間短，檔案工作的涉及面比較廣，要建立適合獨立學院實際情況的檔案管理制度需要在實踐中不斷探索。

三、獨立學院檔案未來的發展趨勢

1.檔案的職能發生變化

獨立學院檔案工作的職能由兩個變為四個。這樣獨立學院檔案館（室）新的職能是：管理檔案，為教學、科研、行政管理工作服務，教書育人和服務育人。

2.建立校史館舉辦展覽、陶冶情操

《檔案法實施辦法》規定檔案館具有“陳列、展覽檔案或復制件”的職權。獨立學院檔案館（室）應當創造條件，舉辦展覽。獨立學院應建立校史館，負責管理校史展覽館，讓校內外師生員工和外界社會群眾參觀展覽，校史展覽重塑了獨立學院的良好形象，提高了獨立學院的知名度，擴大了獨立學院的聲譽。通過參觀校史展了解建校以來在辦學歷程、人才培養、文明校園建設和教育改革等方面在全國、省、市取得的令人矚目的成就，深深地感染著和影響著獨立學院的全體師生。使獨立學院的全體師生增強自信心，加強凝聚力。從而使檔案館成為學生教育的基地。

3.檔案館（室）成為獨立學院的第二課堂

檔案館（室）要開發獨立學院的館藏檔案和資料信息，檔案館（室）提供資料、參編出版書籍、舉辦講座、開辟第二課堂。檔案人員應不斷提高素質，開展學術研究，利用獨立學院自媒體和社會媒體，如微信、微博、校園網、校報、廚窗、廣播、論文集等發表作品，開展宣傳活動。獨立學院檔案館還應成為檔案、信息、行政管理和文秘等專業學生的實踐基地，檔案管理工作者要把自己鍛煉成指導學生檔案工作實踐的教師，比如中國人民大學和遼寧大學等開設檔案專業，其檔案館已經為學生實習、實踐的基地，值得獨立學院借鑒和學習。

4.檔案工作人員要走上講壇

獨立學院檔案工作人員應當走上講壇，從事教學工作。前面所說的四種教育工作都不是主戰場，應當大膽地創造條件走進課堂。多年來，有的獨立學院設置文秘專業、行政管理專業等，為學生講授《文書學》、《秘書學》、《中國檔案史》、《檔案與信息管理》、《人才學》等課程，直接面對學生講授計劃內專業課，通過教書達到育人的效果。育人是檔案工作發展的自然結果，所以，檔案館（室）應秉著為歷史負責、為現在服務、為將來著想的理念，為獨立學院培養人才目標發揮積極的作用。

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