基于信息技術的機關檔案管理質量提升策略分析

陳曉瓊

【摘 要】當今時代是一個網絡化及信息化非常發達的時代，任何行業工作的開展都依賴著計算機的輔助，機關檔案管理工作的開展也不例外，隨著當前檔案資料的日漸增多，使用傳統的管理方式根本不可能有效完成如此繁重的管理任務，與此同時，基于信息技術之上的檔案管理也存在著許多不足之處。因此，論文分析了信息化時代下機關檔案管理存在的不足以及管理質量提升的策略，為檔案管理實現信息化提供具有參考價值的建議。

【Abstract】Today， the network and informatization is very advanced， any industry work depends on the computer， the archives management work in administration is no exception， with the increasing use of archives， the traditional management mode could not accomplish such a heavy task effectively at the same time， the archives management based on the information technology is also with many shortcomings. Based on this， this paper analyzes the shortages existing in archives management under the information age and the strategy to improve the quality， so as to provide reference suggestions for realizing the informatization management of archives.

【關鍵詞】機關管理檔案；信息技術；提升策略

【Keywords】government management archives； information technology； promotion strategy

【中圖分類號】F270.7 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0037-02

1 引言

機關能夠正常開展日常工作的根本保證是對檔案進行有效管理，如果檔案管理工作開展不到位，那么機關的工作效率就會隨之出現顯著下降。然而，當前檔案管理工作仍有許多需要被優化的地方，下文就不足之處以及質量提升策略展開詳細論述。

2 信息化時代機關檔案管理存在的不足分析

2.1 管理辦法比較落后

當前情況下，絕大多數機關單位都使用傳統的管理方法對機關檔案進行管理，傳統版本的檔案主要是厚重且陳舊的紙質檔案，在檔案管理的數字化以及信息化方面，管理水平較低。盡管紙質檔案存在著一定程度上的優勢，但是在歸納檔案時，需要耗費更多的時間，較于信息化檔案，此方式的保管成本以及保管要求都比較高[1]。再者而言，如果相關部門在查閱某一份檔案之前，還要在眾多檔案中根據分類號以及編號等信息找出其所需要的那一份檔案，查找過程過于復雜，利用率過低。然而，如果利用信息技術對機關檔案進行管理之后，會使檔案管理的質量顯著提高。

2.2 軟硬件設施不配套

在將檔案管理實現信息化的過程中，其中一個關鍵的環節是要將檔案實現云服務、數字化以及云儲存，這一環節就對國家和政府提出了針對性的要求，要求必須在其二者之間建造一個完善的云系統，讓此系統通過光纖的傳輸使國家和地方政府間的云檔案可以實現共享。然而，以目前的情況來看，網絡防護手段的安全性能較低，地方級政府基本沒有能力完成對檔案數字化的管理。

2.3 機關檔案管理意識不強

在機關單位內部，不管是上層領導，或是機關內部的檔案管理人員，對檔案管理都沒付出足夠的關注，且都具有比較差的管理意識，主要原因是由于他們沒有對檔案管理在整個檔案工作中的基礎作用進行充分了解。此外，政府對機關單位投入較少的人力、經費以及管理設備，從某種角度來看，這些方面對機關單位工作人員的工作認真度有著一定的負面影響[2]。

2.4 對信息技術應用的技能掌握不熟練

當前條件下，檔案管理體系以及基礎理論都表現出了一定范圍之內的變化，主要的變化是檔案的數量日漸增多，檔案的內容以及范圍日漸廣泛，檔案保密系統的要求，日漸增多檔案內部系統的要求日漸嚴密。在此基礎上，新型的管理體系還對檔案管理人員提出具體的要求，一方面需要讓其按照傳統的管理方法以整理、收集以及歸納的形式對檔案進行管理，另一方面需要讓其根據大數據的要求以數字化轉換、存儲、分類以及傳輸的形式對檔案進行管理，最終還要構建出一個系統比較完善且以電子形式對檔案進行管理的體系。此外，新型的管理體系還要求管理人員對計算機以及其內部的軟件進行熟練的操作及應用。然而，由于大多數檔案管理人員的知識水平都未增長，一直還保持著以往的知識水平，只會以傳統的管理方法對紙質版的檔案進行管理，對于新要求以及新技術的學習沒有懷揣著充分的激情和熱情，從而導致在信息化時代下，檔案管理建設的進程非常緩慢。

3 信息化時代機關檔案管理質量的提升策略分析

3.1 建立完善的檔案制度

在信息化時代下，在對機關檔案實行標準化以及規范化的管理之前，首先需要建立一個比較完善且有效的檔案管理制度，并且要嚴格按照法律法規所制定的標準對檔案管理制度進行制定及完善；嚴格按照與網絡信息保密相關性較高的法律法規監控儲存檔案的載體，比如數據硬盤、互聯網以及電腦設備等；嚴格制定電子檔案的傳輸、查詢以及儲存等相關制度。此外，在制定好管理制度之后，管理人員需要在某一時間段內使電腦處于脫機的模式，定期地以密碼驗證以及防火墻設置的方式檢驗、審查以及核對相關的檔案管理數據，從而使機關檔案實現標準化以及規范化的管理。endprint

3.2 建立機關檔案的電子信息數據庫

作為檔案管理的一個關鍵構成部分，檔案信息化可以充當利用及保存紙質版檔案的關鍵輔助手段，在未來的檔案建設以及發展中，檔案信息化充當著非常重要的角色。因此，需要從基礎上扎實地做好檔案信息化的建設工作，具體的方法如下：第一，使用信息化設備完成對紙質檔案、視頻以及照片等資料的數字化轉換，并同步至計算機上，按照電子檔案的分類方式對數字化檔案進行分類，有效地保存好具有數字化特點的檔案信息，完成檔案數據庫的建立。第二，按照保密系統法律法規，在其規定范圍之內建立一個共享平臺，在此平臺上，黨政機關部門下屬的子機構之間可以共享自產的檔案信息，部門之間可以共享機關管理的檔案信息，部門和同級機構之間可以共享機關管理的檔案信息，進而實現具有層次結構的信息共享。第三，使用云儲存來對大數據檔案進行的管理。國家應首先構建出一個國家級水平之上的檔案云系統，以網絡光纖的形式將該系統和地方政府構建的檔案云系統緊密地連接起來，進而使檔案館中的具體檔案數據能夠被有效地備份、儲存以及輸送。

3.3 建立機關電子檔案的開發查詢系統

在完成對機關電子檔案的建立之后，需要為電子檔案建立一個具有開放性的查詢系統，從而使相關人員能夠在較短的時間內查詢到其詳細的檔案信息，進而使檔案工作的社會服務水平不斷攀升[3]。確切地講，使用檔案最根本的目的就是為了服務社會、固定真相以及方便查詢，因此在對機關檔案信息進行建檔以及建管理系統時，需要做好如下四點：第一，在構建管理系統的過程中，相關工作人員需要逐漸地拋棄以往陳舊的封閉思想，將非涉密檔案的開放性逐漸加強，使檔案信息可以最大限度地被廣大社會公眾所使用，進而使檔案自身的使用價值被顯著提升。第二，針對各級和各部門的基本檔案信息，相關管理人員需要逐漸加強二者之間信息的橫向與縱向連接，使資源能夠被有效共享，進而使查詢到的信息更為豐富，查詢過程也會更為簡便。第三，在用戶查詢檔案信息時，相關管理人員需要詳細詢問其查詢目的，在保證信息處于安全狀態的同時，制定出與其查詢目的相符合的服務措施，這樣既可以在保證高水平服務效率的同時，也使用戶的滿意度得到顯著提升，進而將檔案管理系統的發展空間不斷向外拓展。第四，相關工作人員需要不斷地對檔案智能化的檢索進行優化設計，根據檔案基本信息的不同完成對檔案的有效分類，將檢索時間極大縮短，使用戶可以在較短的時間內檢索到其想獲取的檔案信息，與此同時，用戶的檢索效率也得到了顯著提升。

4 結語

綜上所述，當前的機關檔案管理存在著非常多的不足之處，相關工作人員需要及時從信息化的角度重新對檔案管理系統進行設計，并且在建立信息化檔案系統的同時，要保證檔案信息的安全性，在此基礎上，需要不斷提高檢索效率以及服務效率，這樣才能發揮出檔案利用最根本的目的。

【參考文獻】

【1】焦建虹.淺談機關檔案管理工作[J].辦公室業務，2015（19）：50.

【2】王歆柏.淺談網絡對機關檔案管理的影響與對策[J].才智，2016

（12）：252.

【3】趙文玉.試論信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇[J].人力資源管理，2017（06）：352-353.endprint