談企業電子檔案的歸檔管理

穆曉騰

【摘 要】企業電子檔案的歸檔管理具有可靠性、規范性、高效性。論文針對企業電子檔案的歸檔管理研究，將從電子檔案的歸檔管理特性入手，結合企業電子檔案歸檔管理中存在的問題，對加強企業電子檔案歸檔管理的具體對策展開論述。希望此研究，能為提升我國企業電子檔案的歸檔管理水平提供參考性建議。

【Abstract】The archive management of enterprise electronic archives is reliable， normative and efficient. Aiming at the filing management of enterprise electronic archives， this paper will start with the characteristics of filing management of electronic archives. And combined with the problems existing in the file management of enterprise electronic archive ， it discusses the specific countermeasures to strengthen the management of electronic archives. It is hoped that the study of this paper will provide reference suggestions for improving the archival management level of electronic archives in China.

【關鍵詞】企業；電子歸檔；歸檔管理；管理對策

【Keywords】 enterprise； electronic archiving； archive management； management measures

【中圖分類號】G276；F272 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0142-02

1 引言

檔案管理是企業管理中的重要部分，不僅涉及到企業員工的個人信息，同時關系到企業內部運行等重要數據。近年來，電子文件的檔案化管理模式，受到了越來越多企業的推崇，幫助企業提升了運營效率。企業電子檔案的歸檔管理，可以通過智能化服務，實現更有效率的管理方式，是順應時代發展的必然要求。因此，加強企業電子檔案的歸檔管理研究具有重要意義。

2 電子檔案的歸檔管理特性

與傳統檔案管理不同，電子檔案可隨時對電子文件進行分類和歸檔，減少中間歸檔環節，降低檔案被病毒侵入的機會。電子檔案在歸檔方式上，是采用電子編碼技術，并通過信息認證、設定權限等措施，保證電子文件傳輸穩定性[1]。在保管方式上，企業可將電子文件，以國際通用的標準存入到電子檔案管理系統中，以保證電子文件安全性。在文件分類與編目方式上，企業可通過設置特定文件號與分類號，保證檔案資料的唯一性。在查詢利用方式上，電子文件檔案管理只有具有權限的人員，才能通過身份認證，獲取查閱電子文檔信息，進而確保檔案的真實性。可見，電子檔案的歸檔管理具有高效性及便捷性特點。

3 企業電子檔案歸檔管理中存在的問題

3.1 難以保證電子檔案的完整性

雖然電子檔案給企業的歸檔管理帶來方便，但是也存在一些問題和弊端。比如，在電子檔案完整性方面，電子文件儲存在計算機磁盤內，對載體設備的依賴性較大[2]。一旦載體受到高溫高熱等干擾，很有可能影響內部的檔案信息，使電子文件的部分信息缺失。然而，由于有些電子文件沒有印件和草稿之分，再加上管理人員對文件的分類和編目不同，使電子文件與原始文件信息難以對應，無法確保電子文檔的原始性。

3.2 企業電子檔案的保障技術有限

電子檔案易保存、易查找，但是存在一定的危險因素。電子檔案的歸檔、查詢和利用，基本是依靠計算機軟硬件實現[3]。然而，在應用軟件生成電子檔案后，可能會出現顯示困難等問題，使檔案無法讀取，失去應用價值。另外，電子檔案的存放環境一般較高，而電子檔案存儲選用的載體性能存在不穩定、不耐用的情況，再加上企業對電子檔案信息安全性重視度不夠，對科技化的投入不足，導致電子檔案的保障技術有限。在此情況下，企業電子文檔很有可能受到黑客的攻擊，使企業的機密電子檔案發生篡改，進而使電子檔案無法進行安全穩定的應用。

4 加強企業電子檔案歸檔管理的對策

4.1 完善電子檔案歸檔管理的企業標準

國家有關部門已經對電子檔案的儲存載體制定了新的管理辦法和標準。企業單位應當遵循相關條例，對電子檔案以標準形式歸檔和整理[4]。同時，企業還應結合自身的實際情況，制定適合本單位的電子歸檔管理的管理標準和制度，規范電子歸檔的整理、統計、利用、保存等各個環節與流程。比如，在整理環節，要安排專業的人員進行統一分類和編號。在單位實際工作中，企業應嚴格執行制定好的相關規定，在電子文件保存時選擇最佳的儲存方式，注重對歸檔材料的認定，并對歸檔的電子儲存設備進行定期維護檢查等。

4.2 增強電子文件設備與檔案的安全性

增強電子文件設備與檔案的安全性，可以保證電子文檔的應用價值。一般而言，電子文檔需要具備多人共享使用的要求。但是，共享文件只能得到批準后才能打開使用。在電子檔案防護系統中，不僅進行必要的加密防護措施，還應對不同使用人員進行權限與分級控制，使登陸與使用人員，通過嚴格的實名登記后才可使用。同時，在電子文檔使用中，管理人員需要對登陸記錄與瀏覽過程進行跟蹤和記錄，并定期對電子文件設備進行檢查和維護，以免病毒的侵入。對于企業中十分重要的機密文件，企業還應當進一步防護，采用特定的安全設備進行保存，同時做好數據備份，避免人為因素對電子文件數據進行修改，保證電子檔案的安全性。endprint

4.3 加強對企業檔案管理人員的業務培訓

加強對企業檔案管理人員的業務培訓，是對企業電子檔案管理的長期考慮。只有提高檔案管理人員的業務能力，才能建立起高素質的電子檔案管理團隊，使企業掌握現代化技術，確保電子檔案的安全與完整性。管理人員的培訓內容中，首先要培養電子檔案管理人員的責任意識與安全意識，同時提升其對計算機應用軟件的操作水平，使其掌握對電子檔案的維護技術。在管理人員介入檔案形成與儲存工作中時，要懂得文件的形成方式，通過有效保管，提升文件的鑒定與利用效率。除此之外，檔案管理者必須自身加強學習，掌握科技信息技術，積極參與到電子文件管理、檢索系統的規劃設計中，具有準確識別計算機病毒的能力，并能夠有效應對計算機信息盜竊、篡改等危險行為。

4.4 明確檔案基本信息并完善紙質材料

明確檔案基本信息，就是明確檔案的信息范圍、保存時間、存儲地點等，這是所有參與到電子檔案管理與使用者應當了解的基本信息。尤其對于管理者而言，確定好歸檔時間與范圍，就可以及時將電子文件進行準確歸檔，提升管理工作效率，實現資源的共享。同時，管理者應當定期對從前歸類的材料進行梳理，實現檔案的集中管理。在保存方式上，管理者可根據電子文件的使用頻率與保密程度，選擇光盤、U盤等不同載體，并復制材料進行備份。另外，歸檔電子檔案時，同時要完善紙質材料檔案。由于電子檔案自身存在缺陷，而且很容易受到計算機載體因素的影響發生損壞。因此，保存電子檔案的同時要保留一份紙質檔案，并進行歸檔管理，使企業人員對電子與紙質材料進行同時借鑒和利用。該方法解決了電子文檔易被修改的問題，還對電子檔案的信息起到了保護作用。

5 結論

有效的電子檔案，不僅關系到企業內部材料依據，還關系到企業的運行效率與未來發展。本文針對企業電子檔案的歸檔管理研究，是從電子檔案的歸檔管理特性入手，對企業電子檔案歸檔管理中存在的問題進行了分析，主要包括難以保證電子檔案的完整性，以及企業電子檔案的保障技術有限等重要內容。最后，為了加強企業電子檔案的歸檔管理，本文提出了以下具體對策：第一，完善電子檔案歸檔管理的企業標準；第二，增強電子文件設備與檔案的安全性；第三，加強對企業檔案管理人員的業務培訓；第四，明確檔案基本信息并完善紙質材料。希望本文的研究，能為提升我國企業的歸檔管理水平提供一份借鑒，進而保證電子文檔的高效利用。

【參考文獻】

【1】王宏.中國機電兵船工業檔案學會在廣州召開檔案行業標準、辦法宣貫暨工作經驗交流會[J].機電兵船檔案，2016（02）：57.

【2】金航數碼參加檔案行業標準、辦法宣貫暨工作交流會分享信息化時代下企業歸檔模式[J].機電兵船檔案，2016（03）：31.

【3】龍建強.《企業電子文件歸檔與電子檔案管理指南》主要內容淺析[J].機電兵船檔案，2016（03）：36-39.

【4】盛曉明，周妍，劉春波，等.我省企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作情況[J].黑龍江檔案，2016（03）：20-21.endprint