檔案管理的信息化建設思考

◎顧 蕓

媒介管理

檔案管理的信息化建設思考

◎顧 蕓

本文首先對財務檔案現狀和問題進行了分析論述，然后就如何抓好財務檔案管理尤其是財務檔案信息化提出了對策建議，具有一定的現實意義和參考價值。

財務檔案 信息化 建設

一、財務檔案管理的現狀

南水北調中線工程由水源工程、輸水干線工程和漢江中下游治理工程三部分組成，湖北省主要承擔漢江中下游治理工程，即興隆水利樞紐、引江濟漢、部分閘站改造和局部航道整治四項綜合治理工程，規劃總投資107.03億元。工程實施后對減緩南水北調中線調水對漢江中下游經濟社會發展及生態環境影響至關重要。由于受工程前期論證和建設方案比選的影響，在整個南水北調中線工程中,漢江中下游四項治理工程開工的時間相對較晚。為實現南水北調中線主體工程“同步建設,同步受益”的工作目標,在時間緊、任務重、要求高、難度大的多重壓力下，經參建多方共同努力，搶睛天，抓雨天，保質量，促進度，漢江中下游四項治理工程于2009年2月26日開工，2014年底基本建成，其中興隆樞紐工程于2014年9月26日正式運行，引江濟漢工程2014年9月26日正式通水。在比中線主體工程晚開工6年多的情況下，實現了“提前通水、提前受益”。

作為南水北調中線

工程的重要組成部分，湖北四項治理工程投資大、工期長、涉及的區域廣、參與的部門多,直管工程、委托工程和合同承包工程交錯復雜,資金支出具備長期性、流動性等特性。財務檔案既是完整反映工程建設管理全過程的重要基礎資料，也是辦理工程竣工驗收手續必備的關鍵支撐。由于湖北省南水北調工程建設的特殊性，受工程人員變動以及現場施工流動等因素影響，財務檔案資料數量大、類別多、跨度時間長，加之信息化建設滯后，在檔案的收集、歸類、整理、建檔管理過程中，還存在眾多不被重視、管理不到位的狀況，都需加以分析和解決，工程財務檔案管理任務十分繁重。

二、財務檔案管理中存在的突出問題

1、檔案管理制度不規范。

2013年，湖北省南水北調辦（局）針對南水北調財務檔案頒布了《會計檔案管理實施暫行辦法》。但工程早在2009年即開工建設，管理制度制定滯后，因此造成部分財務檔案資料因制度建設滯后而在建設過程中收集不齊全、不完備，甚至部分遺失。同時，在工程實際建設過程中財務檔案管理制度執行不嚴格、不到位，規劃、工程、財務、檔案綜合管理等部門相互之間沒有形成有效的協作運行機制，造成財務檔案管理與其他工作銜接不緊，各類檔案資料的日常收集、歸類、整理、審核以及集中歸檔管理責任不明確，沒有形成有效的工作流程，相互脫節，對工程建設過程中財務檔案日常管理缺乏有效的指導和監督。

2、財務檔案歸類整理不及時。

湖北省南水北調工程工程從2005年啟動工程前期準備到2014年主體工程完工，建設點多、線長、面廣、跨度時間長，部分項目沒有明確具體財務檔案收集歸檔人員，缺乏專人負責財務檔案管理，而且人員變動較為頻繁，以致于有關人員手中有財務檔案資料卻沒有收集；另外，一些財務財務人員由于缺乏對財務會計檔案的專業了解沒有將形成的所有財務文件進行收集，除了對會計憑證、報表、賬簿比較重視外，對預算、決算、計劃、合同等一般檔案的重視程度不夠。財力檔案資料日常管理不夠集中規范。很多單位在年度終了并沒有按規定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊。有的雖然進行了整理，但案卷的質量不合規。

解決交叉渡線定位問題時，應用變跨龍門吊對軌道進行鋪設，軌道的鋪裝采用一體化設計，降低了定位了難度。在道床的整體鋪裝時，首先安排道床鋪裝人員對道床進行預鋪設，提前發現鋪設中可能出現的問題，提前解決，這種鋪設安排可以大大提升鋪設的施工進度，保證工程的整體效率。

3、檔案管理硬軟件不到位。

由于南水北調工程建設期間點多、線長、面廣，工程類別復雜，工程建設財務檔案資料內容多、時間長、范圍廣，加之人員調配歷時長、變動頻繁，現場檔案資料管理人員大部分沒有經過專業培訓，有的人員還身兼數職，不能主動地或有針對性的有利于檔案收集為目標的開展工作，造成資料不完整、不齊全，嚴重影響了檔案日常管理質量。而且建設期間工程建設單位屬臨時性機構，財務人員流動性大，變動較為頻繁。大多數財務人員雖然熟悉財務處理，但缺乏對檔案管理的相關知識，而檔案管理人員又缺少財務知識，不利于財務檔案的分類和專業化管理。加之建設期間全局沒有建立起統一的財務檔案歸檔管理的標準庫房和良好的設施設備條件，檔案資料儲存條件總體較差，部分項目財務檔案甚至潮濕、發霉。

4、后期財務檔案管理任務重。

南水北調漢江中下游四項治理工程的竣工財務決算編制，從資料整理、往來款清理、承包單位工程竣工結算、各級決算編制、湖北省南水北調局匯總、決算審查與修編,直至上報國務院南水北調辦審查,這一過程需要較長的周期,如果順利,竣工半年內基本可以完成,如果某一個環節因故延后,預定的時間就不可能完成。目前，湖北省南水北調工程已簽訂的建筑安裝合同96個，合同金額大，施工期長,不同程度的存在設計變更問題、價差問題、索賠問題，這些問題如果解決的不當,都直接影響價款結算的順利推進。以上諸多因素都制約竣工驗收財務決算的開展，從而影響工程檔案的順利驗收。

5、檔案信息化管理亟待加強。

由于財務檔案管理缺乏系統規劃和統一管理，檔案信息化、規范化標準建設隨之滯后。雖然部分項目在一定程度上采用計算機輔助檔案管理，但由于檔案信息化系統開發缺乏整體規劃性，管理軟件在實用性存在著不足，檔案管理設備型號多樣，設備檔次不同，沒有形成一致的硬件環境。傳統的財務會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。在信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子化財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好財務檔案管理的必然選擇。我省南水北調工程財務檔案信息化管理還處于初始階段，急需從技術組織、系統集成管理、網絡技術更新上獲得有力支撐。

三、加強財務檔案管理的幾點建議

1、規范管理，統籌規劃。

根據相關規定和法律，制定一套財務檔案完整的保存、整理、查閱、銷毀程序，嚴格財務會計檔案工作流程；要強化對財務檔案管理工作的組織領導實行統籌規劃，組織協調，加強財會部門與檔案部門之間的分工合作，將財務檔案統一納入單位檔案管理信息化系統范疇，統一規劃、統一平臺、統一標準、統一建設、統一管理，共同做好財務檔案的管理工作。

2、分類整理，集中歸檔。

一是要集中力量做好歸檔前整理工作，嚴格按照會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類四個類別進行分類、整理，并按規范要求裝訂成冊。二是做好歸檔工作。認真填寫財務檔案案卷名稱、起止時間、冊數、保管期限等內容，統一檔案編號、規范檔案管理，調閱時更加方便快捷。三是及時移交專業的檔案管理部門。財務部門對每年形成的財務檔案整理立卷或裝訂成冊后，在當年終了后，可暫保管一年。一年期滿后，財務部門編寫清單移交本單位檔案部門統一保管。四是嚴格財務檔案的調閱使用。財務檔案的查閱、銷毀等應嚴格按照規定手續辦理，必須經分管財務領導審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自查閱。檔案在使用完畢后需及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，采取補救措施。

3、大力推進檔案信息化建設。

檔案信息化建設是指檔案信息的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔。保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，能實現檔信息的數字化和網絡化；實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；實現檔案信息高度共享；能極大地提高檔案管理水平和檔案資料的綜合利用效率。我省南水北調工程檔案管理信息化建設應結合實際，著力推進信息化系統“軟”、“硬 ”件規范化建設。

（一）提升軟件能力

1.進一步提高對財務檔案管理信息化的認識。單位負責人應保持高度的責任感，關注部門財務控制環節，按照《中華人民共和國會計法》開展相應的工作，也就是部門領導應當承擔起自身部門會計活動還有相關信息的監管理工作，推動數據真實性水平不斷提高。

2.完善財務檔案信息化制度。著力完善財務報表體系，并通過數據處理及時性、高效性還有完整性不斷提高財務報表水平。不斷提高會計檔案控制標準化水平。應提高核算體系標準化水平，推動財務控制體系完善。

3.積極完善財務檔案數據庫。檔案數據信息化為檔案控制過程中非常關鍵的基礎，為開展另外的財務控制活動還有工程營造的重要基礎。應重點加強我省南水北調工程建設全過程財務檔案資料的收集、歸類、整理、建檔，確保財務數據齊備。

4.不斷提升財務人員信息化素質。財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

（二）夯實硬件基礎

1.加強財務檔案的信息網絡建設。按照統一規劃的原則，構建統一平臺和標準的檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享和基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

2.建立財務檔案安全運行管理機制。加強對系統的監控，網絡之間要實行物理隔離，對各種數據進行備份。根據國家 《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。

3.實現財務檔案管理輔助決策系統的建設。在檔案管理過程中應當實現定量分析同定性分析有機統一，合理借助檔案，提高有效利用率。

[1]鄭姣：《淺議財務檔案信息化管理》，《四川水利》2011年第4期

[2]李毓軍：《淺談水利工程檔案管理工作中存在的問題及對策》，《華章》2013年第15期

[3]翟秀芹：《論科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合》，《辦公室業務》2012年第3期

[4]張立：《淺談如何加強水利工程項目檔案的收集工作》，《蘭臺世界》2011年第S3期

[5]范永勝：《水利工程檔案資料管理和應用》，《山西水利》2011年第8期

[6]孔莉：《對財務檔案信息化管理建設的探討》，《辦公室業務》2012年第5期

(湖北省南水北調監控中心)