Excel數據清單自動生成技術及在電算化中的應用思路

姜少濤，郭 菊

（1.安徽商貿職業技術學院，安徽 蕪湖 241002；2.西南交通大學，四川 成都 610031）

Excel數據清單自動生成技術及在電算化中的應用思路

姜少濤1，郭 菊2

（1.安徽商貿職業技術學院，安徽 蕪湖 241002；2.西南交通大學，四川 成都 610031）

隨著計算機普及范圍的不斷擴大，Excel在實際的應用中有著明顯的作用.電算化對于數據清單自動化生產技術的要求相對較高，客觀地決定了做好Excel分析工作的重要性.在Excel所有的管理中，數據清單的作用對于會計行業的發展有著重要地影響，對于會計行業的發展有著巨大的推動作用.而Excel中的數據清單，符合會計業務的相關要求.

Excel；數據清單；會計行業；電算化；自動生成技術；計算機信息系統

經濟的快速發展，引起了社會各行業深入改革，促使它們積極地尋求產業升級的發展道路.其中，會計行業的規模擴大，使得自身的業務范圍涉及了更多的領域.為了提高自身整體的工作效率，增加經營活動的生產效益，必須對會計電算化的相關業務作出必要地調整，以便獲得更多的競爭優勢.結合Excel的相關特點，其中的數據清單對于會計電算化有著明顯的促進作用，能夠有效地提高相關的業務水平.

1 數據清單的相關概念及實際的存在意義

1.1 數據清單的相關概念

一般情況下，Excel中的數據清單主要是指包含許多數據信息的工作表.這些工作表的組成有著一定的意義：表中不同行、列表示的內容有著較大的差別.在數據表清單的第一行中，相關的標記處于對應列的位置.這些標記主要是記錄了一些內容的相關信息，方便使用者的查詢.但是，記錄信息的這一列所包含的數據并沒有實際的意義，只是起到了標記和引導的作用.除去第一行的相關信息，接下來的每一行對應的都是數據行.

Excel中的數據清單表不同于普通的記錄表，因為它本身兼備了數據庫的相關功能，具有數據庫的所有特性.數據庫中的字段對應的是Excel數據清單表中的列.當數據庫進行記錄的相關操作時，對應的數據清單表的行就會發揮相應的作用.為了做好Excel數據清單表的相關工作，必須充分地考慮相關的影響因素，為后續的工作開展打下堅實的基礎.這些影響因素主要表現在：（1）數據清單與工作表之間是相互對應的關系，且是一對一.當出現一對多或者多對一的關系時，表示該數據表的建立出現了嚴重的問題，實際的參考價值不大；（2）數據清單所有的標記出現在第一行的區域，且需要通過相關地操作創建相應的列標.當數據清單表中無法查詢到相關的標記信息時，表示列表的創建過程出現了一定的問題，需要進行及時地檢查和修改；（3）某些設計好的數據清單表在實際的應用過程中，總是顯示空白的信息.這就客觀地說明了這些數據清單表在設計的過程中，每一列都忽略了近似數據項的重要性，忘記了填入相關的數據信息；（4）一些數據清單表在使用中容易出現數據紊亂的問題，導致無法完成相應地操作.為了避免這種現象的發生，必須使每一次建立好的數據清單表與其它不相關的數據信息獨立開來，減少彼此間的干擾，保證數據清單表在實際的應用中發揮出更大的作用.

1.2 數據清單表實際的存在意義

通過對Excel表整體結構的分析，能夠發現它的整個組成機制中包含著許多不同種類的命令.通過這些命令作用，能夠使數據單很好地完成數據的管理工作，為會計電算化的相關業務開展帶來極大地方便.

2 數據清單表的建立及相關的要求

2.1 數據清單表的建立

數據清單表是一個特殊的工作表，Excel中連續的單元格所包含的數據信息集合在一起，能夠構造出簡單的數據清單表.數據清單表與數據庫有著緊密地聯系，主要體現在它整體的結構組成上.數據清單表是由“行”與“列”共同組成的.數據庫中的記錄與數據清單表中的行是對應的關系；數據清單表中的列與數據庫中字段是對應的關系.數據庫中數據管理的基本單位是記錄，客觀地體現出了數據管理的本質屬性.而所有包含數據信息的子項構成了記錄的全部內容.所有子項的信息項對應的就是字段.

2.2 建立數據清單表的相關要求

為了完成某些具體的工作，必須建立相應地數據清單表.在建立滿足實際要求的數據清單表時，必須達到相關的要求.這些要求主要包括：（1）所有數據清單表中的篩選等功能只能完成對應地工作，主要是由于數據清單表與工作表是一一對應的關系；（2）在建立工作表的過程中，當發現工作表中出現數字后，為了使數據清單能夠與工作表保持各自獨立的狀態，需要空格及對應的空列進行必要地隔開.通過這樣的操作，有利于數據清單中各項功能發揮出更大的作用；（3）所有重要的數據應該放在數據清單的中間位置，避免數據清單中出現空行等現象；（4）為了盡快地查找到所需的數據，需要在數據清單表的首行位置設置字段名，并做出相應地報告.

3 Excel數據清單自動生成技術

利用數據清單的相關作用，能夠實現Excel的數據管理，提高相關工作的整體效率.為了在實際的應用中體現出數據清單表的價值，需要對已經創建好的數據清單進行數據的輸入等操作步驟.輸入的方法主要包括：（1）將關鍵的數據輸入到相應的單元格；（2）找到相應的記錄表，也能夠將數據快速地輸入；（3）某些數據庫也能夠實現對數據的自動導入.利用這些數據庫的作用，也能夠將相關的信息及時地輸入到對應的工作表；（4）根據宏語句的相關特性，也能夠將單元格中的某些數據及時地移至到對應的數據清單表.

3.1 利用函數構建的方式創建數據清單

相比常見的數據清單創建方式，利用函數構建法有著一定地優勢.這種方法的準確性高，能夠避免出現數據紊亂的現象，為數據的核算工作帶來了極大地便利.這種方法的主要步驟是：（1）首先隨意創建一個數據清單，并做好相關的標記；（2）在相應的單元格內將可能用到的函數公式及時地填寫進去；（3）將所有完成工作的數據信息輸入到數據工作表中，保證試驗數據的科學合理性；（4）利用填充好的函數公式開始計算相關的數據信息，完成相應的工作；（5）根據信息系統的顯示信息，判斷出該數據清單表是否達到了相關的設計要求.

3.2 利用相關程序化的思想建立數據清單

結合Excel的相關特點，利用程序化的思想能夠解決相關的問題.其中，編寫程序代碼的過程中，宏技術對于程序的建立及快速實現有著一定的推動作用.它能加快代碼執行的速度，以便及時地生成相應的數據清單表.如圖1所示.

在圖1中，能夠看到許多重要的信息.比如，Excel表對于工作量、固定資產原值等都做了相應地統計.當開始計算程序啟動后，Excel表中的涉及到的相關程序的宏代碼就會產生相應的作用，對所有的數據信息進行全面地分析，并做出相關地整合.在編寫相關的程序代碼時，需要掌握宏語句的相關特點，做出一定地規范.同時，程序中加入循環語句，能夠實現對不同語句的隨時賦值，以便達到相關的設計要求.通過所有程序的代碼的作用，能夠創建出符合要求的數據清單.

圖1 固定資產折舊計算示意圖

4 Excel數據清單自動化生成技術在電算化應用中的研究

通過對上述所有舉例的分析，能夠看到Excel數據清單自動化生成技術對于電算化的作用非常明顯.利用程序編寫中的宏技術，能夠及時地生成符合電算化要求的數據表格.而函數法構建生產的數據清單，能夠對會計行業的財務工作做出一定地指導，提供必要的參考依據.利用Excel數據清單自動化生成技術對電算化工作中的工作流程進行一體化式的同步工作，即相關的賬目、憑證、財務分析表等可以通過數據清單的自動計算，使得所有的電算化工作在很短的時間內順利地完成.這就間接地體現出了Excel數據清單自動化生成技術在電算化應用中的優勢：不僅提高了整體的工作效率，也為相關行業的轉型帶來了科學的參考思路.

5 結束語

會計電算化利用Excel數據單自動生成技術，能夠快速地實現資源整合的目標，促進整體的有效發展.Excel中的數據清單，雖然不是常用的數據庫軟件，但它卻具有編輯記錄的功能.這對會計電算化數據的管理工作帶來了極大地便利.因此，做好Excel數據清單自動生成技術及在電算化中的應用研究工作，對于會計行業整體業務水平的提升有著積極的作用.

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F232

A

1673-260X（2017）09-0070-02

2017-05-13

國家自然科學基金青年基金資助項目(71501086)；安徽省教育廳自然科學研究重點項目(KJ2016A254)；安徽省質量工程專業綜合改革試點項目(2015zy118)