國企文書檔案管理的辦公自動化研究

劉曉娟

摘要 對于電力公司而言文書檔案管理工作是企業重要的管理內容之一，也是企業內部管理和外在發展的重要需要。在計算機技術得到普遍應用的背景下，文書檔案管理工作實現辦公自動化有利于提高電力公司工作效率和工作質量，更好的實現文書檔案的交流和共享。

關鍵詞 國企 文書檔案管理 辦公自動化

電力企業文書檔案管理對電力事業的發展具有重要影響，直接關系著電力企業的市場競爭。所以在電力企業文書檔案管理中實現辦公自動化是社會發展的必然要求，文書檔案是記載電力企業發展和運行整個過程的重要資料，由于傳統的紙質檔案管理模式無法滿足文書檔案管理的全面需求，實現辦公自動化管理，全有助于全面提高文書檔案資源的有效性和利用價值。

一、文書檔案管理辦公自動化中存在的問題

（一）電子文件的保密性不高

電子文件與紙質文件最大的區別就是電子文件沒有固定的形式，可以進行隨意變化，并且在對文件進行更改以后也不會留下痕跡。所以在一定程度上電子文件的保密性不高，尤其是對于高度保密的文件，信息的安全管理成為主要問題，給電子文件提出挑戰。

（二）文書檔案管理工作人員問題

文書檔案管理實現辦公自動化，要求檔案管理人員必須具備比較高的工作素質和計算機操作能力，單純的掌握檔案管理的理論知識和方法已經無法滿足當前職業的需求。所以當前文書檔案管理工作對工作人員的要求是非常高的，但是大部分的檔案管理人員其技術水平還存在一定差距，理論知識和辦公自動化設備的使用方面都存在一定問題，阻礙檔案管理辦公自動化的進程。

二、加強國企文書檔案管理辦公自動化進程的對策

（一）制定規范的文書檔案管理機制

在社會不斷發展和進步的環境下，文書檔案管理工作面臨發展機遇也面臨嚴峻挑戰，為了有效提高文書檔案管理工作的質量和效率，根據文書檔案管理工作的特點，可以制定規范的文書檔案管理機制，從而保障文書檔案實現規范化管理。當前我國部分國企中文書檔案管理工作受傳統管理模式的影響和制約，依然實行部門管理的形式，這種方法在運用過程中必然會對文書檔案管理整體效果產生不利影響，從而阻礙各個部門之間的相互協作能力，無法保證文書檔案管理實現統一化和專業化。所以在文書檔案管理工作中實現辦公自動化的管理前提是制定規范的文書檔案管理體制，形成統一管理模式，以此推動文書檔案管理實現現代化的發展。

（二）制定規范的文書檔案管理業務流程標準

文書檔案辦公自動化管理的實現是在滿足文書檔案管理各種需求的基礎上實現的，而制定完善的業務標準和流程能夠更好的推動文書檔案管理向規范化發展。制定規范的文書檔案管理業務流程標準可以對文件歸檔和處理以及電子文件格式的處理等工作都有規范作用能夠保證文書檔案管理在實際工作中能夠有據可循，從而為檔案管理現代化奠定良好基礎。

（三）實現文書檔案管理技術操作的標準統一化

文書檔案管理實現的辦公自動化，并發揮最大應用價值，需要在實際工作中正確認識文書檔案管理在需求和主要特征，之后在經過科學化的分析工作以后，科學合理利用辦公自動化軟件。這要求在工作中必須實現文書檔案管理操作標準的統一性，從而保證文書檔案管理工作中的自動化設備具備良好的應用性能，只有這樣才能保證文書檔案管理工作順利開展，提高文書檔案管理的工作效率，促進檔案管理現代化發展。在國企文書檔案管理中實現辦公自動化的管理，應當切實保證自動化系統的作用，在使用和操作中，將技術參數進行規范，從而實現文書檔案管理中各項數據轉化以及數據接口等標準化。實現文書檔案管理技術操作的標準統一化能夠最大程度保證文書檔案管理工作高效開展，在辦公自動化管理系統的應用下，綜合提高電子文書檔案的安全性和可靠性。

（四）提高文書檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理人員是開展各項活動的根本，只有綜合提高檔案管理人員的綜合素質才能更好的推動辦公自動化的開展，實現現代化管理。提高檔案管理人員的綜合素質，主要從三方面著手。首先加強對硬件設備建設和投入，改善文書檔案管理環境，并利用各種手段和措施提高檔案管理人員的業務操作技能。其次是鼓勵管人員進行自學，并定期開展培訓，這一措施可以形成終身學習的機制，保證檔案管理人員能夠隨著時代的發展的發展不斷提高自身的素質和技能，適應時代的變化。最后是加強交流，與其他單位建立交流學習小組，學習其他國企成功的經驗，同時綜合利用網絡等各種技術平臺，不斷豐富國企文書檔案管理人員的信息儲存和創新思維。

三、結語

國企文書檔案管理工作中，實現辦公自動化管理具有極大的應用價值，能夠切實改變文書檔案管理工作質量，提高檔案管理工作效率，從而實現文書檔案管理現代化。在文書檔案管理的辦公自動化應用過程中，應當與實際管理情況相結合，從而保證文書檔案管理工作的科學性以及可靠性。endprint