信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

魯勇

摘要 隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代以及信息時(shí)代的發(fā)展，我國對(duì)于信息系統(tǒng)的建設(shè)更加全面，總體來說，我國現(xiàn)階段在信息系統(tǒng)建設(shè)中的相關(guān)技術(shù)以及人才培養(yǎng)都不夠全面，還需要投入大量的精力，從而導(dǎo)致我國檔案管理工作中存在著一些問題，無法保障檔案資料的完善，無法滿足各方面的詳細(xì)記錄。本文就信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行研究和討論，同時(shí)也提出一些有建設(shè)性的改革意見，從而促使我們的檔案管理更加完善化和規(guī)整化。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新

信息檔案管理工作是通過在信息化工程發(fā)展中的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、資源系統(tǒng)以及應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，來更新和改善檔案管理工作。在信息化管理工作中保障檔案的公平公開，嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行管理審核，對(duì)技術(shù)以及相關(guān)資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，保障資料的詳細(xì)準(zhǔn)確記錄，以及相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)利益。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作存在的意義

對(duì)于一個(gè)檔案的記錄，檔案資料的有效管理是尤為重要的事情，在這個(gè)檔案開始建設(shè)到完成的過程中，會(huì)有很多的資料需要記錄，而信息系統(tǒng)對(duì)資料的記錄有著尤為重要的作用，它會(huì)幫助資料統(tǒng)計(jì)更加的科學(xué)真實(shí)，更加的具有說服力，減少不必要的紛爭和麻煩。比如對(duì)于一個(gè)工程檔案的記錄，要從最初的開發(fā)，然后投標(biāo)，緊接著規(guī)劃，再投入實(shí)際，最后得到結(jié)果并且檢驗(yàn)。在這個(gè)過程中，它的每一步都包含著對(duì)于工程質(zhì)量，工程的進(jìn)程以及對(duì)于整個(gè)工程的費(fèi)用的一個(gè)規(guī)劃；此外還有建筑商等等之間所存在的合理的協(xié)議關(guān)系，以及信息采集管理。通過信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案管理工作，能夠保證資料記錄更加詳細(xì)，對(duì)于工程建設(shè)過程中發(fā)生的突發(fā)事件，或者不能按期完成工程以及不能得到質(zhì)量保證等等的責(zé)任承擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn)分配，其記錄會(huì)更加翔實(shí)具體。它是我們后期工程能夠得到保障的重要憑據(jù)，以及對(duì)于工程以后的維護(hù)都起著決定性的作用。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的相關(guān)思考

（一）信息系統(tǒng)得不到及時(shí)的更新

在現(xiàn)代信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)部門總是會(huì)忽視系統(tǒng)信息的及時(shí)更新，以及資料是否詳細(xì)等問題，很多工作人員思想上根本不重視信息檔案的更新，記錄也不及時(shí)，等到檔案需要的時(shí)候，才對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行錄入。此外，相關(guān)的管理部門把關(guān)不夠認(rèn)真，根本沒有管理數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)記錄，導(dǎo)致記錄不完善，檔案的信息化管理工作無法順利有序的開展下去。

（二）檔案管理中操作人員的失誤

在檔案管理中，由于工作人員本身知識(shí)的缺乏，或者是責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致記錄不正確。此外，有些工作人員為了掩蓋工作中的失誤，便會(huì)用其他數(shù)據(jù)來覆蓋數(shù)據(jù)，掩蓋屬于自己本應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄不完整。有些操作人員不能做到全面的記錄，只是記錄了相對(duì)重要的部分，忽視了細(xì)節(jié)部分的相關(guān)內(nèi)容，最后導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確。因?yàn)椴僮魅藛T的不負(fù)責(zé)任，致使在審核檔案文件時(shí)，只是走了個(gè)過程，對(duì)于數(shù)據(jù)只是記錄大概。發(fā)現(xiàn)檔案不合理也不及時(shí)改正，導(dǎo)致問題出現(xiàn)，再進(jìn)行探討與改正時(shí)，便錯(cuò)過了很多時(shí)機(jī)，帶來很大的不便。

以上就是我對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作所存在的問題的總結(jié)，對(duì)于遇到的問題，我們需要得以重視并加以改正，以保障信息系統(tǒng)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新方式

對(duì)于相關(guān)檔案管理問題，結(jié)合工作實(shí)際，提出以下解決方案：

（一）做好有效的督查工作，保證數(shù)據(jù)記錄的可靠性和準(zhǔn)確性

對(duì)于相關(guān)檢查部門，只有嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定才能有效保障問題的解決。比如，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律行業(yè)規(guī)定，執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定，保證信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)和準(zhǔn)確性，從而保證錄入信息工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。關(guān)于信息統(tǒng)計(jì)人員而言，思想上要高度重視，要本著為他人服務(wù)，也為自己服務(wù)的態(tài)度，嚴(yán)格按照正確的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，不可以為了滿足自己一時(shí)的興致或者存在懶惰思想，從而進(jìn)行錯(cuò)誤記錄。對(duì)于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠，只有理論知識(shí)的人員，可以經(jīng)過實(shí)際業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使自己有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)并且實(shí)踐也有保障的時(shí)候，才可以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從而使記錄數(shù)據(jù)更加專業(yè)化。要通過不斷的學(xué)習(xí)使自己的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德得到提高，為以后檔案文件能得到準(zhǔn)確記錄提供相關(guān)的保障。

（二）保證數(shù)據(jù)信息的及時(shí)更新，保證信息的完整尤為關(guān)鍵

在信息系統(tǒng)監(jiān)控下的檔案管理，工作人員要保證數(shù)據(jù)的記錄合理真實(shí)，并保證數(shù)據(jù)的完整性。檔案不僅僅是數(shù)據(jù)的記錄，它更應(yīng)該與實(shí)際存在的數(shù)據(jù)顯示是一樣的，而沒有細(xì)節(jié)的缺少。信息系統(tǒng)的建設(shè)需要有關(guān)人員進(jìn)行后期的核對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案中存在問題就要及時(shí)提出，不能拖延時(shí)間，導(dǎo)致問題產(chǎn)生。此外，對(duì)于記錄存在違規(guī)現(xiàn)象的時(shí)候，一定不要選擇包庇，要提供給相關(guān)部門進(jìn)行處理。嚴(yán)格管理監(jiān)控部門，才能保障檔案資料的完善建立。所以，對(duì)于檔案資料的管理，相關(guān)部門必須要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保障資料的完善。

總而言之，對(duì)于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新，要先分析問題所在，再進(jìn)行及時(shí)有效的解決，在原有的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新改正，最大化的優(yōu)化檔案管理工作。endprint